Cекретар/Ресепшионіст

Міжнародний благодійний фонд «Альянс громадського здоров’я» оголошує зовнішній набір на посаду Cекретар/Ресепшионіст
Міжнародний благодійний фонд «Альянс громадського здоров’я» – провідна громадська професійна організація, яка у співпраці з державними партнерами та громадянським суспільством здійснює значний вплив на подолання епідемій ВІЛ/СНІДу, туберкульозу, вірусних гепатитів та інших соціально небезпечних захворювань в Україні. організацій шляхом надання фінансової та технічної підтримки відповідним програмам, які охоплюють понад 300 тис. представників найбільш уразливих верств населення, що є найвищим показником у Європі. Команда Альянсу налічує понад 100 професіоналів, які працюють у Києві.

МЕТА: надання консультацій, секретарської та адміністративної підтримки співробітникам Альянсу та гостям.

ВИМОГИ:

• Відповідний досвід не менше 1 року.
• Вища освіта.
• Уміння використовувати такт і розсудливість, коли це доречно.
• Бути добре організованим і мати сильні навички тайм-менеджменту.
• Високий рівень навичок міжособистісного спілкування.
• Відмінні навички усного та письмового спілкування українською та англійською мовами.
• Високий рівень володіння комп'ютером (MS Office).

ОБОВ'ЯЗКИ:
1. Загальна офісна підтримка:

• Відповідати на телефонні дзвінки, призначати зустрічі, приймати відвідувачів і відповідати на звичайні запити щодо інформації;
• Підтримувати, оновлювати та розповсюджувати актуальні контактні дані персоналу Альянсу;
• Координувати роботу з архівом, у тому числі ведення внутрішнього обліку документів, замовлення на вилучення, розміщення та інші операції з архівом.
• Допомога в підтримці зв’язку з офісним персоналом і між ним, особливо коли один або кілька з них знаходяться поза офісом;
• Адміністративна підтримка директорів;
• Робота з оргтехнікою;
• Допомога у великому обсязі набору тексту, фотокопіювання, надсилання факсів, тощо.
• Допомога в розповсюдженні інформаційних матеріалів Альянсу (факсом, поштою, електронною поштою);
• Звітувати голові адміністративного департаменту з адміністративних питань для забезпечення ефективного та безперебійного функціонування адміністративних систем і процедур Альянсу.

2. Підтримка зустрічей персоналу:

• Запрошувати співробітників на зустрічі;
• Матеріально-технічне забезпечення засідань (забезпечити наявність конференц-залів та забезпечення безалкогольними напоями, необхідним канцтоваром, інше);
• Наповнення переговорних кімнат необхідними аксесуарами;
• Робити нотатки на зборах персоналу, готувати протоколи та розповсюджувати їх серед персоналу Альянсу.

3. Адміністративна та матеріально-технічна підтримка:

• Прийом та обробка вхідних та вихідних поштових та кур’єрських посилок, їх реєстрація, передача до відповідного структурного підрозділу;
• Виконувати роль центрального пункту для вхідної та вихідної електронної скриньки: Відправити резюме ;
• Підтримувати вхідну та вихідну хронологічну систему картотеки (створення нових картотек, періодичне виготовлення довідників, архівування тощо);
• Забронювати водіїв для персоналу та узгодити графік роботи водіїв;
• Допомога в замовленні таксі при необхідності;
• Готувати адміністративні оголошення для загального розповсюдження на «Kievstaff»;
• Забронювати конференц-зали для персоналу та узгодити графік;
• Ведення бази даних контактної інформації консультантів;
• Забезпечити своєчасне надсилання електронною поштою привітань з днем народження співробітникам Альянсу.

МИ ПРОПОНУЄМО: 

• роботу в динамічній організації із заохочувальною робочою атмосферою, привабливу винагороду та пакет пільг, можливості професійного та кар’єрного розвитку та зростання.

Як подати заявку: будь ласка, надішліть своє резюме та супровідний лист англійською та українською мовами на адресу Відправити резюме . У темі має бути "Cекретар/Ресепшионіст"

Кінцевий термін подачі заявок: 18:00 4 грудня 2023 року.