Фахівець з перевезень (Transport Officer)

НАЗВА ПОСАДИ:     Фахівець з перевезень

КРАЇНА:  Україна

ПІДЗВІТНІСТЬ:   Менеджер з логістики по Україні

МІСЦЕ РОЗТАШУВАННЯ:   Київ

 Компанія Handicap International має прозорі інституційні політики щодо «Захисту дітей», «Протидії шахрайству, хабарництву та корупції», «Інвалідність, Стать і вік», а також «Захист бенефіціарів від сексуальної експлуатації, знущання та домагань». Вони є обов’язковими для виконання усіма співробітниками, які зобов’язані поважати, підтримувати та просувати ці політики, а також підписати «Кодекс поведінки» компанії НІ. 

 ЗАГАЛЬНІ ОБОВ’ЯЗКИ 

 Фахівець з перевезень підпорядковується менеджеру з логістики по країні та забезпечує оптимальне управління планами перевезення персоналу.

Фахівець звітує перед менеджером з логістики, інформує його про будь-які проблеми в рамках компетенції працівника та пропонує шляхи їхнього вирішення.

Він виконує ключову роль у процесі розгортання й впровадження логістичних стандартів HI, що передбачає впровадження змін щодо ролі логістики в HI та дотримання принципів професійного розвитку.

ЗАВДАННЯ / СФЕРА КОМПЕТЕНЦІЙ 

 Завдання 1: Участь у визначенні стратегії роботи логістичного підрозділу Відділу стратегічного планування операцій і впровадження плану дій.

 •    РИЗИКИ: створення й оновлення карти ризиків у сфері відповідальності фахівця, висунення пропозицій щодо коригувальних заходів з пом'якшення ризиків та їхнє впровадження.

•    ІНЦИДЕНТИ: складання звітів про інциденти у сфері відповідальності фахівця.

•    ІНДИКАТОРИ: збирання даних для панелі графіків подорожей (персоналу)

 Завдання 2: Впровадження стандартів HI та сприяння зростанню рівня експертних знань і відповідальності організації в рамках компетенції працівника:

 •    СТАНДАРТИ: застосування стандартів HI у сфері професійної діяльності фахівця з погляду політики, процедур та інструментів.

•    АДАПТАЦІЯ ПІД ЛОКАЛЬНИЙ КОНТЕКСТ: застосування цих стандартів у формі, адаптованій під локальний контекст, умови та норми.

•    ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ: гарантує дотримання й застосування внутрішніх правил і правил донорських установ у сфері діяльності фахівця.

 Завдання 3: Операційне впровадження логістичних потужностей

 3.1  Фаза діагностики — аналіз контексту:

 •    Визначення нормативних вимог (донорських, національних тощо);

•    Участь у аналізі логістичного контексту програми (оцінювання логістичних потужностей, упорядкування наявних проблем у сфері логістики);

•    Оцінювання потенціалу наявних ресурсів і ресурсів, що можуть бути мобілізовані (кадрових та матеріальних).

 3.2  Фаза проектування — планування використання ресурсів:

 •    Складання адаптованого плану перевезень для кожного проекту (вартість, якість, часові рамки);

•    Участь у складанні графіка роботи проекту;

•    Участь у процесі визначення матеріальних ресурсів, необхідних для забезпечення рентабельності проекта;

•    Структуризація кадрів, що опікуються управлінням перевезенням персоналу.

 3.3  Фаза запуску — планування перевезень персоналу

 •    Розробка стратегії перевезень і відповідних планів;

•    Планування усіх необхідних заходів з автомобільних чи залізничних перевезень персоналу протягом терміну реалізації проекту.

 3.4  Фаза реалізації — Координація:

 •    Моніторинг часових рамок, встановлених планами перевезення персоналу, та надсилання нагадувань за необхідності.

•    Коригування планів перевезення персоналу після кожної перевірки проекту.

•    Виконання обов'язків контактної особи для транспортного агентства, бронювання та організація залізничних перевезень і проживання в готелях для працівників.

•    Відповідає за опрацювання запитів на оплату послуг з перевезень і проживання згідно з процедурами HI.

•    Оцінювання та коригування стану й розподілу ресурсів згідно з потребами.

 Завдання 4: Сприяння професійному розвитку фахівців з логістики та розвитку галузі логістики для всієї організації

 •    Сприяння розвитку професійної галузі на території ведення діяльності (професійної практики)

 Завдання 5: Підготовка та реагування на надзвичайні ситуації

Участь у заходах з підготовки до надзвичайних ситуацій у рамках програми, а також, у разі виникнення надзвичайної ситуації, адаптація власного режиму роботи з метою сприяння ефективному гуманітарному реагуванню HI

БАЖАНІ АНКЕТНІ ДАНІ 

Кваліфікація: 

• Диплом або ступінь бакалавра з логістики або управління на транспорті, управління підприємствами, менеджменту, закупівель і управління постачанням або іншої відповідної галузі. 

 Досвід (вид і обсяг досвіду):  

• Досвід роботи в сфері логістики не менше 1 року. (бажано міжнародні організації з гуманітарної діяльності та розвитку) 
• Попередній досвід роботи з HI бажано.

Навички (знання, здібності, необхідні для посади):  

• Добре розвинуті навички ведення переговорів; 
• Хороші організаторські здібності; 
• Відмінні навички спілкування українською та англійською мовами. 
• Уважність до деталей
• Бути здатним допомагати членам команди складати та переглядати складені плани бажано

Особисті якості:

•  Здатність працювати в міжкультурному середовищі, що вимагає гнучкості; 
• Здатність працювати самостійно, але також висока здатність працювати у команді; 
• Висока комп'ютерна грамотність є обов'язковою вимогою. 
• Хороша здатність протистояти тиску та справлятися зі стресом бажано

 ENG

JOB TITLE:   Transport Officer

COUNTRY:   Ukraine

REPORTS TO:   Country Logistics Manager

LOCATION:   Kyiv

 Handicap International has clear institutional policies on "Child Protection", "Anti-fraud, Bribery and Corruption", "Disability, Gender and Age" and "Protection of Beneficiaries from Sexual Exploitation, Abuse and Harassment”. It is therefore mandatory for all staff to commit themselves to respect, uphold and promote these policies, and to sign the HI Code and Conduct.

 GENERAL MISSION

 Reporting to the Country Logistic Manager, the transport officer ensures the optimal management of transport plans for persons.

He or she is the point person for the Country Logistic Manager and as such informs him or her of any problems that fall within his or her remit and suggests solutions.

He or she is a key player in the rollout and implementation of HI’s logistics standards, which consists in reworking the positioning of logistics at HI and affirming the principle of professional development.

 MISSIONS / RESPONSIBILITIES

 Mission 1: Participates in defining the logistics section of the StratOP and implements its action plan

• RISKS: produces and updates the risk map for his or her area of responsibility and proposes and implements corrective mitigation measures;
• INCIDENTS : drafts the incident reports for his or her area of responsibility;
• INDICATORS : produces data for the travel schedules (persons) dashboard

 Mission 2: Deploys HI’s Standards and contributes to its Expertise and Accountability within his or her remit:

• STANDARDS : applies HI standards for his or her entire professional field with regard to policy, processes and tools;
• LOCAL ADAPTATION: applies these standards contextualised to meet local conditions and regulations;
• ACCOUNTABILITY: guarantees compliance with and the application of internal rules and the rules of institutional donors in his or her fields of activity

 Mission 3: Operational implementation of logistics

3.1  Diagnostic phase – Contextual analysis:

• Identifies regulatory requirements (donors, national, etc.);
• Participates in analysing the programme’s logistics context (evaluation of logistics capacities, table of logistics problems);
• Evaluates the capacities of the available and mobilisable resources (human and material).

3.2  Design phase – Resources planning:

• Designs an adapted transport plan for each project (costs, quality, deadlines);
• Helps establish the project’s activity schedule;
• Helps define the material resources necessary for ensuring the project’s feasibility;
• Structures the human resources concerned by the management of the transport of persons.

3.3  Launch phase – Planning of the transport of persons

• Defines transport strategy and plans;
• Plans all the means necessary for the movement of persons during the project period by car or train.;

3.4  Implementation phase - Coordination:

• Monitors the deadlines in transport of persons plans and issues reminders as necessary;
• Adjusts the transport of persons plan after each project review;
• Focal point of the travel agency and responsible for the booking and arrange of trains and hotels for the staff;
• Responsible for the request of payment for the transportation and accommodation according to the HI’s procedures;
• Evaluates and adjusts the resources and their distribution according to the needs.

 Mission 4: Facilitates the Logistics profession’s development and contributes its development across the organization

• Contributes to the facilitation of the profession sector in his/her geographical area (community of practice)

 Mission 5: Emergency Preparedness and Response Responsibilities

• Contributes to the program's emergency preparedness actions and, during an emergency, adapts his/her work modality to contribute to HI’s effective humanitarian response

PROFILE SOUGHT

Qualification(s): 

•  Diploma or Bachelor degree in Logistics/Transport Management, Business Administration, Management,  or other relevant field. 

 Experience  (type and amount of experience): 

• At least 1-year experience in the Logistics activities. (humanitarian and development INGOs preferred) 
• Previous experience with HI is an asset.

Skills (knowledge, abilities required for the position, refer to skills repository document): 

• Strong negotiating skills; 
• Good organizing ability; 
• Excellent communications skills both in Ukrainian and English
• Attention to details 
• Being capable of helping team members to plan and review the drafted plans is an asset.

Personal qualities: 

•  Ability to operate in a cross-cultural environment requiring flexibility; 
• Autonomous but also a good team player; 
• Advanced computer literacy are essential requirement. 
• Good capacity to withstand pressure and manage stress is an asset.