Бухгалтер, касир (Accountant, Cashier)

 Бухгалтер, касир (Accountant, Cashier)

КРАЇНА:  Україна 

ПІДЗВІТНІСТЬ:  Керівник фінансової служби 

МІСЦЕ РОЗТАШУВАННЯ: Дніпро (Dnipro)

Компанія Handicap International має прозорі інституційні політики щодо «Захисту дітей», «Протидії шахрайству, хабарництву та корупції», «Інвалідність, Стать і вік», а також «Захист бенефіціарів від сексуальної експлуатації, знущання та домагань». Вони є обов’язковими для виконання усіма співробітниками, які зобов’язані поважати, підтримувати та просувати ці політики, а також підписати «Кодекс поведінки» компанії HI. 

ЗАГАЛЬНІ ОБОВ’ЯЗКИ 

Бухгалтер і касир відповідає за постійну роботу з рахунками, завершення процесу закриття, нагляд за рахунками третіх сторін, визначення основних засобів, проведення архівування супутніх документів та дотримання стандартів організації та нормативно-правової бази. 

Бухгалтер і касир також відповідає за постійний бухгалтерський облік однієї чи кількох кас, зберігання журналу авансових платежів, звірка супутніх документів, підготовка оплат і дотримання стандартів організації та нормативно-правової бази країни перебування. 

ЗАВДАННЯ / СФЕРА КОМПЕТЕНЦІЙ 

Завдання 1. Стратегія та керування: 

•  Контролює та надсилає звіти щодо своєму безпосередньому або функціональному керівнику щодо відомих ризиків, пов’язаних з бухгалтерським обліком і обігом готівки, та допомагає зменшувати ці ризики.  
• Допомагає ідентифікувати бухгалтерські та правові ризики в межах своїх компетенцій.  
• Приймає участь у підсилення навичок партнерів у фінансовій галузі.  
• Приймає участь у підсилення навичок партнерів у галузі керування грошовими потоками. 

Завдання 2. Стандарти та досвід: 

•  Дотримується вимог усіх політик компанії HI щодо фінансового та бухгалтерського обліку, а також грошового потоку, включаючи процеси та інструменти в межах його/її компетенцій.  
• Забезпечує виконання компанією НІ всіх правових зобов’язань та готує необхідну фінансову документацію. 
• Повідомляє про будь-які зміни стандартів, судовій практиці або роботі акціонерів у фінансовій галузі, відомій йому/їй.  
• Забезпечує виконання вимог Загального регламенту ЄС щодо захисту даних (ЗРЗД).  
• Впроваджує та дотримується процедур архівування фінансових документів, публікує та оновлює фінансову документацію у визначених робочих місцях.  
• Допомагає проводити внутрішній контроль в сфері своєї відповідальності та вживає коригуючих заходів. 

Завдання 3. Операційне впровадження: 

 1. Проводить платежі та виплачує аванси.  

• Приймає та виплачує гроші з каси, закріпленої за ним/нею, реєструє рух грошей у журналі обігу грошових коштів.  

• Здійснює авансові виплати, реєструє їх у журналі авансових платежів та очищує їх.  

• Регулярно перевіряє баланс каси до журналу грошового обігу та журналу авансових платежів.  

• Контролює наявність готівки в касах і попереджає керуючого фінансами про ризик їх нестачі.  

• Готує чеки та замовлення на банківські перекази, надсилає їх особам, що мають право банківського підпису, та зберігає копію;  

• Контролює кількість чекових книжок та замовляє нові за потреби.  

• Виконує процедури безпеки та безпечного зберігання, а також повідомляє свого керівника про інциденти.  

• Проводить інвентаризацію готівкових засобів та повідомляє бухгалтера про значні відмінності під час закриття рахунків.  

• Контролює наявність авансових платежів і супутніх документів. 

2. Підтримує використання рахунків: 

• Щоденно робить записи в системі обробки бухгалтерської інформації, контролює точність і повноту записів бухгалтерських відрахувань і всіх необхідних полів для підтримки плану рахунків компанії HI (і плану рахунків по країні, якщо необхідно); 

• Приймає супутні документи та перекладає важливі елементи на одну з робочих мов компанії НІ (французька або англійська). 

• Формалізує запити на створення та закриття журналів рахунків у системі обліку бухгалтерської інформації. 

• Готує всі документи для щомісячного та щорічного закриття рахунків.  

• Створює списки вилучення капіталу (основних засобів) у системі обліку бухгалтерської інформації та надсилає номер основного засобу до відділу логістики для реєстрації в Таблиці контролю за обладнанням. 

• Надсилає запит на звільнення від виплати ПДВ і готує декларації.  

• готує супутні документи за запитом зовнішніх та внутрішніх аудиторів; 

• Тимчасово замінювати одного з працівників відділів фінансів і управління кадрами. 

• готує супутні документи за запитом зовнішніх та внутрішніх аудиторів. 

3. Архівує бухгалтерські документи. 

• перевіряє наявність супутніх документів у відповідності до правових вимог компанії HI та країни перебування; 

• Готує перелік бухгалтерських документів.  

• Перевіряє правоздатність і постійне сканування супутніх документів.  

• Щомісячно архівує скановані документи на сервері, розміщеному так, щоб гарантувати їх фізичну недоторканість.  

• Надсилає супутні документи (в паперовому або цифровому форматі) в місце їх кінцевого зберігання. 

Завдання 4. професійна підтримка 

• Допомагає та підтримує власний професійний розвиток у його/її сфері компетенцій. 

Завдання 5. Готовність до дій в надзвичайних ситуаціях: 

•  Робить свій внесок у план дій щодо готовності в надзвичайних ситуаціях та в разі настання надзвичайної ситуації пристосовує свої дії для забезпечення ефективної реалізації гуманітарного підходу компанії НІ. 

БАЖАНІ АНКЕТНІ ДАНІ 

Кваліфікація(-ї): 

• диплом бакалавра в галузі бухгалтерського обліку або подібне. 

• диплом магістра в галузі бухгалтерського обліку/фінансового управління або подібне. 

Досвід роботи:  

(тип і тривалість досвіду роботи) 

• Досвід роботи - 3 років. 

 Бажано:

• 5 років досвіду роботи в сфері  разом з гуманітарними агентами. 

Навички: 

• Хороший рівень володіння англійською мовою (усно і письмово)(B2); 

• Вільна українська або російська 

• Високий рівень володіння: Microsoft Word, Excel, PowerPoint;  

• Знання як спрощувати та розставляти пріоритети; 

• Англійська: B2 або вище.

Особисті якості: 

• Уміння виконувати інструкції та бути частиною команди; 

• Гнучкість; 

• Уважність до деталей; 

• Хороші організаторські здібності; 

• Практичність, динамічність і орієнтованість на результат; 

• Толерантність до відмінностей у культурі. 

• Здатність працювати під тиском та керувати стресом. 

Accountant and Cashier

Humanity & Inclusion encourages qualified people with disabilities or chronic illness and women to apply. We commit advancing inclusive workplace to remove barriers and to the full and equal participation in the workforce. We commit to provide equal employment opportunities, reasonable accommodation in workplace to all employees and qualified applicants, regardless of Nationality, gender, religious and ethnic backgrounds, including people with disabilities.

Main objective of the position:

The Accountant & Cashier is responsible for the regular keeping of the accounts, the completion of the closings, the monitoring of third-party accounts, identification of fixed assets, implementation of the archiving of supporting documents and compliance with the standards of the organization and the regulatory framework

The Accountant & Cashier is also responsible for the regular bookkeeping of one or more cash boxes, keeping the advances ledger, checking supporting documents, preparing payments and compliance with the organisation’s standards and the country’s regulatory framework

Main responsibilities:

Mission 1: Strategy and steering

• Monitors and reports to his or her line manager and functional manager on the accounting and cash-related risks of which he or she is aware and contributes towards their mitigation.
• Helps to identify accounting and legal risks for HI within his or her area of responsibility.
• Participates in the strengthening of partners' skills in the financial field.
• Participates in the strengthening of partners' skills in the cash-flow management field.

Mission 2: Standards and expertise

• Deploys all of HI’s financial, accounting and cash flow policies, processes and tools within his or her area of responsibility.
• Ensures that HI’s legal obligations are met and produces the required financial documents.
• Reports any changes in standards, case law or in the practices of other stakeholders in the financial field of which he/she is aware.
• Complies with the General Data Protection Regulation (GDPR).
• Implements and complies with procedure for archiving financial documents and publishes and updates financial documents in the dedicated workspaces.
• Contributes to internal control within his or her area of responsibility and applies identified corrective actions.

Mission 3: Operational implementation

Responsibility 1: Makes payments and pays advances

• Pays in and disburses money from the cash boxes for which he or she is responsible and records the movements in a cash ledger.
• Pays advances, records them in an advance ledger and clears them.
• Regularly checks the cashbox balances against the cash ledger and the advances ledger.
• Monitors the availability of cash in the cash boxes and alerts the Treasurer if there is a risk of shortage.
• Prepares cheques and bank transfer orders, submits them to the bank signatories and keeps a copy.
• Monitors the number of chequebooks available and orders new ones as necessary.
• Adheres to security and safekeeping procedures and alerts his or her supervisor in the event of an incident.
• Carries out cash inventories and informs the accountant of any outstanding advances at closing of accounts.
• Monitors advances and their supporting documents.

Responsibility 2: Regular keeping of the accounts

• On a daily basis, makes entries in the accounting Information System (IS), ensuring that the descriptions of the entries are accurate and consistent with accounting allocations and that all the required fields are completed, in keeping with HI’s chart of accounts (and the country chart of accounts if necessary).
• Takes delivery of supporting documents and translates the essential elements into one of HI’s working languages (French or English)
• Formalises requests to create or close accounts journals in the accounting IS.
• Prepares all the documents for the monthly and annual closing of accounts.
• Creates Immobilizations (fixed assets) sheets in the accounting IS and sends the fixed assets' identification number to Logistics for recording in the Equipment Monitoring Chart.
• Applies for exemption from Value Added Tax (VAT) and prepares the declarations.
• Prepares any supporting documents asked for by internal or external auditors.
• May be required to temporarily replace a member of the Finance & HR team.
• Prepares any supporting documents asked for by internal or external auditors.

Responsibility 3: Archiving accounting documents

• Checks the admissibility of the supporting documents with regard to HI and country rules
• Produces the accounting documents slip
• Ensures the legibility and regular scanning of supporting documents.
• On a monthly basis, archives scanned documents on a server and paper documents in a location that guarantees their physical integrity.
• Sends supporting documents (paper or digital format) to their final storage locations.

Mission 4: Profession facilitation

• Contributes towards the facilitation of the profession’s development in his or her area of responsibility.

Mission 5: Emergency preparedness and response

• Contributes to the program’s emergency preparedness actions and, during an emergency, adapts his/her work modality to contribute to HI’s effective humanitarian response.

Responsibilities may evolve as per programmatic needs and adapting to local circumstances. It is expected that the position holder will perform any other duties as required by the Line Manager that are commensurate with the position

Duty Station: Dnipro

Duration: 2 months with possibility of extension

Profile:

Qualification

Essential: Bachelor’s Degree in Accountancy or equivalent

Preferred: Master’s Degree in Accounting / Financial management or equivalent

Experience

Essential: 3 years' experience

Preferred: 5 years' experience with humanitarian actors

Languages (refer to CEFR grading from A1 up to C2, here)

• English: B2
• Ukrainian: C2
• Russian: C2
• French: B2 of above (preferred, not required)
• Sign Language: preferred, not required

HI is committed to protecting children and vulnerable adults from harm. All staffs are expected to comply with the child Protection and PSEA Policies. Applicants for this position will be assessed regarding their suitability to work with children and vulnerable adults.