Администратор офиса

График работы: посменно неделя через неделю, 6.45-15.00/15.00-23.15 - такси (6.45 или 23.15) или 8.00-16.00/14.00-22.00

Обязанности:

•   Отвечать на все входящие телефонные звонки и переадресовывать их, записывать передаваемые сообщения;
•   Обеспечивать прием посетителей, оказывать секретарскую поддержку, регистрацию и копирование документации;
•   Обрабатывать и распределять на регулярной основе в течение всего рабочего дня посылки и другую почту; координировать отправку и доставку корреспонденции;
•   Связываться с администрацией здания офиса по поводу выдачи постоянных/временных пропусков в здание, пропусков для работы в ночное время, временных пропусков для автомобилей;
•   Регулярно связываться с инженерной службой офиса для обеспечения адекватной работы всех инженерных систем;
•   Вести ежедневный учет посетителей. Строго следовать рекомендациям службы безопасности офиса.
•   Готовить комнаты для переговоров к совещаниям. Координировать расписание использования переговорных комнат.
•   Осуществлять письменные и устные переводы с английского языка на украинский / русский и с украинского /русского языка на английский по требованию.
•   Вести электронный фотоархив. Готовить фотографии к печати и распечатывать их.
•   Осуществлять поддержку сотрудников и партнеров компании в подготовке виз, авиа и железнодорожных билетов, бронирования гостиниц, аренды автомобилей, встреч и проводов и специальных мероприятий.
•    Организовывать и координировать ознакомительные экскурсии для избранных посетителей в соответствии с запросами.
•   Фиксировать и обрабатывать информацию о встречах, докладах, летучках, конференциях, проходящих в компании.
•   Заказывать канцелярские принадлежности в офис.
•   Содержать в порядке медицинские аптечки, расположенные на каждом этаже.
•   Заказывать визитные карточки, праздничные открытки, специальные сувениры.
•   Участвовать в несложной или регулярной нетехнической переписке в соответствии с заданным форматом.
•   Оказывать секретарскую поддержку сотрудникам офиса.
•   Осуществлять иную деятельность в рамках своей компетенции по требованию