HR АСИСТЕНТ

Лікарі без кордонів (MSF) – операційний центр Бельгія в Україні

ПОМІЧНИК З КАДРІВ – ЛЬВІВ

Лікарі без кордонів/ Medecins Sans Frontieres (MSF) - це міжнародна гуманітарна організація, що надає допомогу в більш ніж 60 країнах світу для населення в скрутному становищі, жертвам стихійного лиха, техногенних катастроф та збройних конфліктів незалежно від їх раси, релігійних чи політичних переконань.

MSF — це ініціатива громадянського суспільства, яка об’єднує людей, що прагнуть надавати допомогу іншим людям в кризових ситуаціях. Таким чином МСФ за власним вибором є асоціацією.

ГОЛОВНА МЕТА:

Виконувати адміністративні, кадрові та юридичні завдання, щоб підтримувати HR координатора відповідно до стандартів і процедур MSF, щоб забезпечити дотримання законодавства та реалізувати кадровий потенціал, необхідний для досягнення цілей.

Основні завдання: 

• Під керівництвом HR координатора та заступника координатора, веcти особисті справи співробітників офісу у Львові та персоналу проекту "Медичний потяг", щоб забезпечити точность, відповідність та своєчасність платежів.
• Оновлення кадрової бази та особистих справ для полегшення управління кадровими процесами.
• Підготовка трудових контрактів відповідно до вимог законодавства, включаючи додаткові угоди, в разі необхідності, для забезпечення дотримання місцевого трудового та податкового законодавства.
• Підготовка щомісячних платіжних відомостей для всього персоналу, редагування та оновлення необхідних даних, з метою забезпечення пунктуальності та точності нарахування заробітної плати персоналу.
• Підготовка та моніторинг термінів дії договорів оренди і звітування HR координатору, з метою забезпечення достатнього часу для організації їх продовження або пошуку  альтернативи.
• Надання всієї адміністративної інформації співробітникам в офісі у Львові та на медичному потязі (розміщення оголошень, зустрічі тощо), підтримка HR координатора в перекладі документів на місцеву мову та допомога при зустрічах, за потреби.
• Виконання додаткових HR/адміністративних завдань, делегованих HR координатором.

Особливі завдання в умовах контексту:

Посаду виділено на 50% для офісу MSF OCB у Львові та на 50% для проекту «Медичний потяг». HR асистент буде знаходитись під керівництвом HR координатора та координатора проекту «Медичний потяг» та базуватись в офісі у Львові, а також за потреби долучатись до поїздок медичного потяга. Нижче наведено деякі додаткові обов’язки:

Для офісу у Львові: 

• Управління розміщенням в гостьових будинках: (комунікація з орендодавцями, оцінка потреби в нових апартаментах, супервізія над прибиральницями).
• Організація співпраці з готелем, в якому розміщується персонал з медичного потяга.
• Проведення інструктажу для нових міжнародних співробітників, які прибувають до Львова з Польщі (прийом в офісі, розсилка розкладу брифінгів, тощо).
• Управління списком контактів місії (номери телефонів та електронна пошта) та забезпечувати його постійне оновлення.

Для проекту Медичний потяг:

• Відповіді на HR запитання, новини, оновлення та комунікація з персоналом поїзда, в тому числі через Telegram групу.
• Підготовка угод для нових співробітників + оновлення діючих угод для персоналу з потяга + моніторинг дат закінчення цих угод.
• Допомога в рекрутингу: переклад вакансій + запит HR менеджера опублікувати актуальні вакансії онлайн + попередній скринінг резюме (за підтримки менеджера з медичної діяльності, координатора проекту чи HR координатора в залежності від вакансії, щр відкрита) + контактувати та запрощувати на інтерв’ю обраних кандидатів + переклад та участь у співбесідах з медичною командою з потяга.
• Прийом на роботу: збір кадрових документів у обраних кандидатів + проведення інструктажу для нових співробітників про готель + кадрова система MSF + брифінг про умови праці.
• Управління відпустками: відстеження щорічних відпусток та лікарняних команди з медичного потяга та обов’язкова передача усіх даних HR менеджеру для підготовки нарахування заробітної плати.
• Моніторинг страхових полісів, відстеження наявності карток медичного страхування у співробітників, їх замовлення для тих, кого щойно прийняли на роботу.
• Підготовка довідок про роботу та внутрішніх MSF карток.

**При потребі допомога офісу координації в Києві, здійснення відряджень до Києва, якщо виникне така необхідність.

ОСВІТА: Бажано освіта у сфері фінансів, бізнесу або адміністрування.

ДОСВІД: 

• Обов’язковий досвід, мінімум 2 роки, на схожій позиції в HR
• Бажаний попередній досвід роботи в MSF або інших неурядових організаціях

МОВА:    Вільне володіння англійською та українською мовами.

Навички:

• Висока гнучкість, адаптивність і чуйність
• Хороші навички спілкування, письмові та усні
• Високий рівень знання англійської мови
• Хороша командна робота та співпраця 
• Увага до деталей і якості

Дата початку: якнайшвидше, процес набору триває

Кандидати повинні надсилати свої резюме та мотиваційний лист АНГЛІЙСЬКОЮ мовою