Асистент з фінансів

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 39 країнах.

ЦІЛІ:

• Перевірка платіжних документів
• Оновлення фінансових таблиць щоденними транзакціями
• Складання місячних балансів
• Відстеження та звірка банківської виписки
• Постійно оновлення та добре впорядкування всіх супровідних документів
• Дотримання фінансових процедур ACTED
• Робота з переказами та обміном грошей
• Робота з дрібною готівкою
• Управління банківськими платежами
• Відстеження грошових потоків (PRATIC)
• Допомога внутрішньому аудитору шляхом збору, компіляції та аналізу фінансової, матеріально-технічної та адміністративної інформації

ОБОВ’ЯЗКИ ТА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

1. Забезпечення дотримання процедур закупівель:

• Перевірка пакету документів для оплати на відповідність внутрішнім процедурам закупівлі та законодавству України
• Здійснення контролю якості тендерної документації
• Перевірка характеру документів та їх оформлення (ксерокопія, оригінал, проформа, переклад, дата, підпис, печатка, використані терміни, точність розрахунків тощо)
• Взаємодія з логістичним відділом задля забезпечення якості платіжних документів

2. Управління фінансовими операціями

• Оновлення фінансових таблиць із щоденними транзакціями
• Облік кредиторської та дебіторської заборгованості в Excel і SAGA
• Складання балансів та відстеження та звірка банківських виписок
• Обробка рахунків-фактур і подальша взаємодія з відділом логістики та партнерами за потреби
• Перевірка документів партнера на відповідність процедурам ACTED

3. Управління готівковими платежами

• Робота з авансовою готівкою та оновлення касової книги
• Отримання та перевірка придатності рахунків-фактур, поданих до оплати (відповідність замовленню, необхідна інформація)
• Виплата авансів готівкою (переважно на проїзд персоналу)
• Щомісячне закриття касового рахунку: фізичний перерахунок, друк бухгалтерських документів, перевірка підтверджуючих документів
• Переклад підтверджуючих бухгалтерських/платіжних документів за потреби

4. Щомісячний комплект:

• Організація та контроль своєчасного надходження щомісячної звітності баз
• Перевірка інформації про бухгалтерські документи, включаючи відповідність між чеками та касовими книгами, фізичним підрахунком і залишками
• Перевірка та забезпечення відповідності рахунків-фактур
• Перевірка документів бухгалтерського обліку
• Внесення правок, у випадку помилок

5. Складання та архівування документів:

• Ксерокопіювання всіх накладних та підшивка оригіналів
• Перевірка наявності всіх рахунків-фактур для кожної статті бюджету та кожного контракту
• По можливості покращення якості оформлення документів: переклад, дата (за файлом бази даних), додавання розрахункової примітки (квитка) тощо.
• Після щомісячного закриття бухгалтерського обліку перевірка кодів бухгалтерського обліку, кодів проекту та кодів бюджету
• У разі перерозподілу витрат, перекласифікація рахунків-фактур відповідно до їхніх нових бюджетних статей, якщо необхідно, особливо якщо вони використовувалися в різних операціях (перерозподіл початкових бюджетних статей)

6. Участь у квартальних та річних аудитах

• Щомісячна підготовка файлів для надсилання до головного офісу (остаточна перевірка рахунків-фактур та їх наявності, заповнення файлу ризиків, якщо необхідно)
• Підготовка документальної бази на запит зовнішніх/внутрішніх аудиторів
• Завершення відправлення файлів шляхом додавання ярликів і належного пакування

КЛЮЧОВІ ПОКАЗНИКИ ЕФЕКТИВНОСТІ

• Самостійність та автономність в работі
• Мінімальний рівень помилок у платіжних документах
• Точність готівкових розрахунків

ВИМОГИ:

ОСВІТА: бакалавр фінансів, бухгалтерського обліку або економіки

ПРОФЕСІЙНИЙ ДОСВІД: Досвід роботи помічником з фінансів, фінансовим спеціалістом, бухгалтером або аналогічною посадою

НАВИЧКИ ТА ЗНАННЯ:

• Добре знання процедур бухгалтерського обліку
• Впевнені навички роботи з MS Excel (створення електронних таблиць і використання фінансових функцій)

• Надзвичайна увага до деталей із здатністю помічати числові помилки
• Здібності до самоорганізації та здатність працювати з мінімальним рівнем контролю
• Знайомство з бухгалтерським програмним забезпеченням (SAGA)
• Середній рівень англійської мови

Умови

• Офіційне працевлаштування відповідно до українського законодавства;
• Конкурентна заробітна плата, визначена сіткою зарплат ACTED;
• Регулярне оцінювання результатів роботи та підвищення зарплати;
• 28 календарних днів оплачуваної відпустки на рік;
• Дружня міжнародна команда професіоналів;
• Гнучкий робочий час;
• Можливості розвитку кар'єри

Зацікавлені кандидати повинні надіслати резюме англійською або українською мовою, вказавши в темі листа посаду, на яку претендують (повідомлення без вказання посади не розглядатимуться). Тільки вибрані кандидати будуть запрошені на співбесіду.