HR/Admin Assistant

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 39 країнах.

Responsibilities

Administration

• Ensure that administrative procedures are implemented according to ACTED guidelines;
• Prepare administrative documents such as internal memos and letters upon request;
• Be responsible for communication follow up (make sure all staff has corporate SIM card and working e-mails, as well update Ukraine Directory monthly);
• Be in charge of premises contract making and / or renewal as and when requested by Coordination.
• Conducting trainings of Code of Conduct, organizational Policies of ACTED and HR Manual for new employees
• Track employee anniversaries for implementation Individual Employee Grade Progression policy on a monthly basis. Make a request to the relevant Managers, prepare a MEMO and additional agreements.

Filing:

• Coordinate collection of attendance sheets, leave request forms and other required forms from the sub offices on a monthly basis;
• Providing the necessary information about service contracts upon request of the Finance department.

Staff Follow-Up

• Ensure that attendance sheets, leave request forms and other required forms are sent to the capital office on a monthly basis;
• Maintain vacation and sick leave follow-up table for all area staff;
• Ensure that field staff appraisals are regularly made, as per HR Manual;
• Prepare the mission orders and leave orders, check the compliance of accounting documents.
• Maintain staff records and effective HR databases; monitor contractual status of staff.

Performing other related duties as required.

Required skills:

• University degree (economics, human resources)
• 1+year of relevant experience in HR
• Fluent written/ verbal English
• Strong command of Excel
• Excellent oral and written communication skills
• Ability to multitasking
• Self-organized, very attentive to details,
• pro-active, problem solver

Ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування;
• Регулярний перегляд зарплат;
• 28 календарних днів відпустки на рік;
• Дружня мультикультурна команда;
• Комфортний офіс у центральній частині міста;
• Кар'єрний ріст;
• Медичне страхування після випробувального терміну (3 місяці).

_______________________________________________________________________________________________

“ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.”