Менеджер\-ка з фінансових та логістичних питань

Finance, logistic program administrator

Only CVs in English will be considered. 

The Ukrainian Red Cross Society announces a competition for the position of Coordinator for financial and  logistical issues in the Kyiv office to work with the German Red Cross mission.

Requirements for a candidate  

• Higher education: Accounts/Finance/Business/Administration Studies or minimum professional experience in Finance-Administration
• Work experience working in public organisations; 
• Experience of working for a Humanitarian Organization – preferred
• Work experience in project activities; 
• Minimum 3 years working in financial role 
• Excellent communication skills
• Fluency in the Ukrainian language and English language - at a fluent level a must
• Excellent computer skills (Word, Excel, databases, e-mail);
• Knowledge of budgeting, budget oversight, accounting principles and practical application of financial systems, experience in administrative and logistic work
• Good knowledge of Taxation and statutory deductions
• Detailed knowledge of computerized accounting systems and spreadsheet
• Knowledge of internal control procedures and practices
• Driving license
• Experience in communication with different categories of people, tact and diplomacy
• Developed organizational and executive skills
• Ability to work independently and in a team, quick adaptation
• Ability to learn quickly, attentiveness
• Ability to cope with stress and work under time pressure
• Ability to prepare and issue reports
• Compliance with the fundamental principles of the Red Cross
• Compliance with the principle of information confidentiality

The main duties

Finance

1. Finance
2. Support GRC Finance delegate in ensuring all financial processes and reporting are in-line with GRC/URCS procedures 
3. Be GRC focal point for URCS financial team for Kyiv office for reporting, transfers and due diligence processes 
4. Responsible for all aspects of petty cash in all currencies EUR, UAH, ensuring all processes are according to GRC, URCS and donor requirements. This includes: 
   1.  Facilitating correct authorization and documentation of all receipts into and payments out of petty cash 
   2. Monitor the office petty cash balances, and advice on any need to re-feed the petty cash on a timely manner 
   3. Maintaining necessary financial monitoring documents 
   4. Weekly cash counts and reconciliation of journal balances 
   5. Checking that financial codes are correct before booking the transactions. 
5. Assist Finance Delegate in month end closure process 
6. Logistics
7. Support GRC logistics coordinator and in regards local and international procurement services to enable the delivery of logistics services in-line with GRC/URCS procedures e.g. ensuring local sourcing, timely deliveries, quality of goods and services, local market research
8. Follow up and update URCS colleagues on international orders/delays, in support of the GRC logistics coordinator, including the timely communication to branches and URCS NC on all upcoming freights 
9. Be focal point for procurement for Kyiv office by organizing/formalizing CBA’s, Log Requisitions, contracts  and following the supply process according to GRC logistics and financial standards and requirements
10. Follow up distribution of goods within Ukraine, between URCS NC and branches, ensure that all logistics and financial paperwork is in order and according to Ukrainian regulations

 Position within organization:

• Reporting to: GRC Operations Coordinator
• Supporting and working relationships: All program managers and Head of Office in Ukraine. Financial and Logistics Coordinators (based in Lublin-Poland). ТЧХУ branch’s counterparts. GRC office staff.
• Supervision: N/A

Location: Kyiv

Ukrainian Red Cross Society offers:

• Interesting, diverse, and multitasking work.
• Opportunity to help the Ukrainian people.
• Participation in training and seminars in Ukraine and abroad.
• Employment according to the Labor Code.
• Timely payment of wages.
   

If you are interested in this position, please send your application to  Отправить резюме ASAP . HR may contact eligible candidates prior to the deadline for submission as such early application is encouraged.

Due to a large number of requests, we contact candidates who fully meet the requirements of the vacancy.

Резюме приймається ТІЛЬКИ АНГЛІЙСЬКОЮ МОВОЮ

Товариство Червоного Хреста України оголошує конкурс на посаду Координатора\-ки з фінансових та логістичних питань в Київський офіс для роботи із місією Червоного хреста Німеччини.

Вимоги до кандидата 

• Наявність вищої освіти: Бухгалтерський облік/Фінанси/Бізнес/Адміністраційне Навчання або мінімальний професійний досвід в області фінансового адміністрування 
• Досвід роботи в громадських організаціях 
• Бажано досвід роботи в гуманітарній організації
• Досвід роботи в проектній діяльності
• Мінімум 3 роки роботи на фінансовій посаді
• Відмінні комунікативні навички
• Вільне володіння українською та англійською мовами - обов'язково (спілкування із місією Німецького Червоного Хреста)
• Відмінні навички роботи з комп’ютером (Word, Excel, бази даних, електронна пошта)
• Знання бюджетування, бюджетного контролю, принципів бухгалтерського обліку та практичного застосування фінансових систем, досвід адміністративної та логістичної роботи 
• Добре знання оподаткування та законодавчих відрахувань 
• Детальне знання комп’ютеризованих систем бухгалтерського обліку та електронних таблиць 
• Знання процедур та практики внутрішнього контролю
• Водійське посвідчення
• Досвід комунікації з різними категоріями людей, тактовність та дипломатичність 
• Розвинені організаторські та виконавчі навички 
• Здатність працювати самостійно та в команді, швидка адаптація 
• Здатність швидко навчатися, уважність 
• Здатність справлятися зі стресом та працювати під тиском часу 
• Вміння готувати та оформлювати звітність 
• Дотримання основоположних принципів Червоного Хреста 
• Дотримання принципу конфіденційності інформації 

Основні обов’язки 

А. Фінанси

• Надавати підтримку фінансовому делегату German Red Cross у забезпеченні відповідності всіх фінансових процесів та звітності процедурам GRC/ТЧХУ 
• Бути координатором GRC для фінансової команди ТЧХУ для київського офісу з питань звітності, переказів та процесів належної перевірки 
• Відповідати за всі аспекти дрібної готівки у всіх валютах EUR, UAH, забезпечуючи відповідність усіх процесів вимогам GRC, ТЧХУ та вимогам донорів. Це включає в себе 
• Сприяння правильному затвердженню та документуванню всіх надходжень та виплат з дрібної готівки 
• Моніторинг залишків готівки в офісі та консультування щодо необхідності своєчасного поповнення дрібних касових рахунків 
• Ведення необхідної документації з фінансового моніторингу 
• Щотижневі підрахунки готівки та звірка залишків у журналах 
• Перевірка правильності фінансових кодів перед проведенням операцій. 
• Допомагати фінансовому делегату в процесі закриття місяця

B.        Логістика

• Надавати підтримку координатору з логістики GRC щодо місцевих та міжнародних закупівель з метою забезпечення надання логістичних послуг відповідно до процедур GRC/ТЧХУ, наприклад, забезпечення місцевих постачальників, своєчасних поставок, якості товарів та послуг, дослідження місцевих ринків.
• Відстежувати та інформувати колег з ТЧХУ про міжнародні замовлення/затримки на підтримку координатора з логістики GRC, включаючи своєчасне інформування філій та НК ТЧХУ про всі майбутні вантажі 
• Бути координатором закупівель для київського офісу, організовуючи/формалізуючи CBA, Log Requisitions, контракти та слідкуючи за процесом постачання відповідно до логістичних та фінансових стандартів та вимог GRC
•  Відслідковувати розподіл товарів в межах України, між НК ТЧХУ та філіями, забезпечувати, щоб вся логістична та фінансова документація була в порядку та відповідала українським нормам

Посада в організації:

• Підпорядкування: Операційному координатору GRC
• Підтримка та робочі відносини: усі керівники програм та Голова  офісу в Україні. Фінансові та логістичні координатори (розміщені в Любліні, Польща). Партнери філії ТЧХУ. Персонал офісу НЧХ.
• Підлеглі: немає

Робоче місце: Київ

Товариство Червоного Хреста України пропонує:

• Цікава, різноманітна та багатозадачна робота.
• Можливість допомогти українському народу.
• Участь у тренінгах та семінарах в Україні та за кордоном.
• Працевлаштування згідно КЗпП.
• Своєчасна виплата заробітної плати.

Якщо вас зацікавила ця посада, надішліть своє резюме на адресу  Отправить резюме Оскільки вакансія термінова, відділ кадрів може зв’язатися з відповідними кандидатами до кінцевого терміну подання. 

У зв'язку з великою кількістю звернень ми зв'яжемося тільки з тими кандидатами, які повністю відповідають вимогам посади.