Project Assistant

Luxembourg Red Cross Office opens a vacancy for the position of Project Assistant.

Main duties:

• Manage and own project implementation tasks for 3-4 ongoing projects 
• Support project managers, engineers, and our stakeholders
• Keep updated on project milestones and notify project manager of potential risks of not meeting milestones
• Attend meetings, note key action items, and send out meeting summaries
• Translate sets of documents regarding procurement and upload them to Lux HQ
• Maintain consistent follow up with the Project Managers on status of current assigned project tasks
• Formatting using .doc, .PDF, and .xls files.
• Provides financial reports to project managers
• Receiving/tracking work orders 
• Assist in compiling set of project documents and setting up proper filing system
• Project Set-ups/Plans.

Qualifications for project assistant:

• Contractor/supplier schedules – issue, track and file
• Assist in managing Work Order Status 
• Tracking project workflow in proprietary software and support collection of field tech documents
• Strategic support for country representative through - monitoring aging work orders - monitoring aging deliverables - waste manifest tracking - monitoring aging unbilled - Project progress - Fiscal - Project progress – Deliverables - Data Integrity

Requirements include:

• Fluent in English (both oral and writing)
• Microsoft Office applications
• Good interpersonal communications skill
• Be responsible & circumspective
• Available working under time pressure
• Assists other administrative employees with office equipment
• Willing to relocate to Dnipro (in 2023 during the project`s term) and other regions as per the project needs if you are located in Kyiv.

Red Cross Society offers:

• Interesting, diverse, and multitasking work.
• Opportunity to help the Ukrainian people.
• Participation in training and seminars in Ukraine and abroad.
• Employment according to the Labor Code.
• Timely payment of wages.

If you are interested in this position, please send your application by November 20.  All the applications will be reviewed on a rolling basis, and HR may contact eligible candidates prior to the deadline for submission as such early application is encouraged.

 Due to a large number of requests, we contact candidates who fully meet the requirements of the vacancy.

Люксембурзький офіс Червоного Хреста оголошує конкурс на посаду Асистента / Асистентки проектів

Головні обов’язки:

• Управління та виконання завдань для 3-4 поточних проектів
• Підтримка проектних менеджерів, інженерів і наших зацікавлених сторін
• Слідкування за основними етапами проекту та інформування керівника проекту про потенційні ризики недосягнення проміжних цілей діяльності
• Відвідування зустрічей, ведення протоколів та розсилка підсумків зустрічей
• Переклад пакетів документів щодо закупівель та завантаження їх для штаб-квартири Люксембургу
• Контроль за статусом поточних проектних завдань у співпраці з  проектними менеджерами
• Форматування за допомогою файлів .doc, .PDF та .xls.
• Надання фінансових звітів проектним менеджерам
• Прийом/відстеження робочих задач
• Допомога у складанні комплекту проектної документації та налагодженні належної системи файлів
• Запуск проектів, налаштування планів проектів.

 Кваліфікація асистента проекту:

• Графіки підрядника/постачальника – випуск, відстеження та архівація 
• Допомога в управлінні статусом робочих завдань
• Відстеження робочого процесу проекту у власному програмному забезпеченні та підтримка збору технічних документів 
• Стратегічна підтримка представника країни шляхом: - контролю перебігу робочих завдань - моніторингу більш ранніх задач - відстеження витрат - моніторингу рахунків – фінансові питання – контроль за перебігом проекту - результати - цілісність даних.

 Вимоги:

• Вільне володіння англійською мовою (усно та письмово)
• Програми Microsoft Office
• Хороші навички міжособистісного спілкування
• Відповідальність та обачність
• Вміння працювати в умовах дефіциту часу
• Допомога іншим адміністративним працівникам з оргтехнікою
• Готовність до переїзду в Дніпро (в 2023 році на період тривалості проекту) або інші регіони відповідно до потреб проекту, якщо Ви знаходитеся в Києві.

Товариство пропонує:

• Участь в навчальних тренінгах та семінарах
• Цікаву, різнопланову і мультизадачну роботу
• Працевлаштування згідно КЗпП
• Своєчасну виплату заробітної плати

Постійне місце роботи: офіс/віддалено, випробувальний термін – 3 місяці.

Просимо направляти резюме з зазначенням рівня бажаної заробітної плати та супровідний лист з позначенням посади до 20.11.2022 року.

Зважаючи на велику кількість запитів, ми зв’язуємося з кандидатами, які повністю відповідають вимогам вакансії.