Procurement and Logistics Coordinator

HelpAge стратегія 2030 – покращення життя літніх людей 

HelpAge International співпрацює з партнерами та має глобальну мережу з понад 150 організацій у 85 країнах, допомагає мільйонам людей похилого віку жити безпечним, гідним і здоровим життям. Завдяки нашому партнерству та співпраці ми працюємо над тим, щоб забезпечити інтеграцію літніх людей у суспільство та прагнемо створити справедливий світ для всіх, незалежно від їх віку. Нашою роботою керує бажання справити реальний вплив на людей похилого віку, бути інклюзивним, працювати в партнерстві та вчитися на нашому спільному досвіді. 

Наша стратегія до 2030 року «Старіння у справедливому світі» визначає, як ми працюватимемо разом, щоб сформувати майбутнє, спільне для всіх нас. Працюючи разом, ми прагнемо надихнути рух задля змін, і завдяки тому, що вся наша робота сприяє добробуту, гідності та почутому голосу людей похилого віку, ми можемо змінити життя літніх людей зараз і в майбутньому. У рамках нашої стратегії до 2030 року ми віддані інклюзивній гуманітарній діяльності, підтримуючи людей похилого віку та їхні сім’ї під час кризи.

HelpAge International  в Україні

HelpAge працює в Україні з 2014 року, загальна кількість співробітників становить понад 600 осіб, включаючи персонал і волонтерів/підрядників. Як одна з небагатьох міжнародних неурядових організацій з оперативною присутністю в Україні на початку кризи, ми змогли негайно відреагувати, рятуючи життя в Донецькій і Луганській областях, і з тих пір збільшили масштаби допомоги в Центральному та Західному регіонах України. 

Крім того, ми маємо програму підтримки біженців у Молдові та працюємо через партнерів для підтримки біженців у Польщі. Наш план реагування включає негайну підтримку, таку як грошова допомога, роздача продуктів харчування, розповсюдження наборів води, санітарії, гігієни та інших непродовольчих товарів, захист і психічне здоров’я та перша психосоціальна допомога, а також надання допомоги та догляд в громаді та вдома.

Ми шукаємо пристрасних, професійних і досвідчених кандидатів на ряд ролей, щоб підтримати нашу відповідь на кризу в Україні. Ми шукаємо таланти, які процвітають у співпраці з іншими (всередині HelpAge International та за її межами) і які можуть бути гнучкими та виходити за рамки стандартного мислення.

Key areas for impact/influence and responsibilities:

The Procurement and Logistics Coordinator will establish, manage, and communicate efficient and accountable systems for procurement, stock management, transportation and distribution for HelpAge in Ukraine working in close liaison with the support services team.

Procurement (25%)

• Develop and maintain a fully accountable and transparent paper and computer-based procurement, storage and distribution system that is compliant with HelpAge's Procurement Policy and any donor requirements
• Organise all procurement of goods and services as per donor's and HelpAge International Procurement Policy
• Ensure that procured stocks are received, registered, and dispatched in an efficient and accountable manner
• Ensure the development and maintenance of a supplier database and develop robust local and international supplier relationships to ensure HelpAge International receives the best value for money.
• Lead the procurement component of project planning and preparation of donor proposals and reports in collaboration with the Finance Manager and Programme staff
• Maintain up to date contracts for suppliers of utilities, services, and offices 

Stock Management (15%)

• Ensure the filing system to record and archive all stock movements is rigorously maintained
• Conduct physical stock checks periodically and investigate any discrepancies.
• Ensure that up-to-date inventories and asset registers are compiled and maintained.

Program Management Support (10%)

• To organize all logistics process including purchasing, warehousing, communication and transport.
• Contribute to proposal writing by advising on logistic requirements in respective location.

Program Administration (10%)

• In liaison with admin colleagues ensure all aspects of staff/visitors and cargo movement and that admin issues relating to procuring warehousing/accommodation etc, are effectively handled 
• Assist in the identification, setting up and proper functioning of new HelpAge International base/compound facilities.

Vehicle Management, Transport and Delivery (10%)

• Plan, implement and monitor effective vehicle management systems in the bases, through liaison with the Area Programme Manager, other team members, and drivers in ensuring regular maintenance of the vehicles as per monthly schedules.
• Ensure that all guidelines, aids and tools on vehicle management are effectively implemented and monitored.
• Liaise with implementing partners and field respectively ensuring that proper records are kept and goods delivered

Emergency Assessment (10%)

• Make assessments of logistics issues and needs of new emergency situations and submit reports to line manager as may be required.

Asset Management (10%)

• Ensuring that all HAI equipment e.g. telephones, photocopier, printers, etc. are maintained in good conditions.
• Maintain Asset/Inventory Records of all HAI equipment and office furniture.
• Ensure that assets handover is properly documented.

Admin, reporting and capacity building (10%)

• Support in producing assets/inventory reports to donors, any other relevant report upon request
• Provide leadership and technical support to the staff and as necessary to partner organisations
• Ensure that all community safe spaces/centers and distribution centers have up to date inventory list and registration of items received/distributed
• Perform other tasks as required by the Operations Manager

Let's talk about you

You will be someone with:  

Essential

• Relevant experience and an excellent understanding of procurement and logistics policies and procedures with an emphasis on organization and donor compliance
• Ability to establish, maintain and communicate effective procurement and logistics systems
• Strong computer skills, proficient in MS Office including Excel and Word
• Demonstrated ability to work in a multi-cultural environment and establish effective working relationships both within and outside the organization 
• Excellent organisational skills with good attention to detail
• Strong communication skills, fluent written and spoken Ukrainian and/or Russian

Desirable

• Formal qualification in procurement and logistics
• Good spoken and written English
• Advanced computer skills in database and other procurement/logistics software
• Relevant field experience in an international organisation

У HelpAge International ми віримо у важливість розширення можливостей наших людей для того, щоб бути творцями змін і лідерами на всіх рівнях. Ми очікуємо, що наші люди сприйматимуть наші цінності та житимуть серед них, щодня ставлячи перед собою завдання визначати проблеми, які є найважливішими для людей похилого віку та їхніх громад, і справляти важливий вплив.

Крім того, як співробітник HelpAge Ви повинні:

• Співпрацювати, розвиваючи взаємну довіру та повагу, із зовнішніми організаціями та партнерами для досягнення наших стратегічних цілей і завдань; бути відповідальним за роботу, яку ви виконуєте разом.
• Адаптуватись до нових напрямків або можливостей, що виникають в організації та у вашій робочій сфері; бути гнучким у своїй ролі, постійно використовуючи відгуки, щоб дізнаватися більше та розвиватися далі.
• Бути лідером поведінкових та культурних змін, створюючи сприятливе, співробітницьке та інклюзивне середовище, де кожен відчуває підтримку, повагу та участь.
• Розширювати вплив HelpAge, створюючи та визначаючи нові можливості розвитку бізнесу та будуючи відносини з новими партнерами.
• Очолювати та сприяти культурі включення людей похилого віку під нашою опікою, скликання та інтелектуальне лідерство таким чином, щоб це трансформувало, розширювало можливості та залучало людей незалежно від їх статі, економічного статусу.

Safeguarding

HelpAge International відданні захисту спільнот, з якими ми працюємо, наших партнерів, співробітників та будь-яких інших осіб, з якими ми контактуємо.

Тому ви будете також відповідальні за:

• Запобігання шкоди та зловживання з боку наших працівників, операцій і програм будь-кому, хто стикається з нашою роботою;
• Повідомляти про всі інциденти пов’язані з порушенням прав, які ви бачите, чуєте, або підозрюєте, за допомогою нашого внутрішнього механізму звітності;
• Дотримання всіх рамок політик і практик захисту;

Проходження обов’язкових навчальних курсів, пов’язаних із нашою політикою по запобіганню порушенню прав та дотриманням процедур перевірки персоналу