Поиск работы на robota.uaukraine

Эта вакансия уже завершена

Вакансия закрыта

Logistics Assistant/ Молодший фахівець з логістики

Premiere Urgence Internationale
11 месяцев назад
16 апреля 2023
Киев

Premiere Urgence Internationale (PUI) є некомерційною, неполітичною та нерелігійною гуманітарною неурядовою організацією. ПУІ розпочав гуманітарну інтервенцію в Україну в лютому 2015 року. Цілями місії є покращення або відновлення рівного доступу до первинної медичної допомоги для місцевого та переміщеного населення, яке постраждало внаслідок військового конфлікту, та покращення умов їхнього життя шляхом покриття їхніх фундаментальних потреб.

Місце роботи – м. Київ

КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ

Освіта: Бажано мати ступінь бакалавра або магістра, а також сертифікат у будь-якій галузі логістики.

Досвід роботи: Попередній досвід роботи в логістиці від 6 місяців є обов'язковим. Попередній досвід роботи в НУО є перевагою.

Знання мов: Вільно володіння англійською та українською мовами

Знання та навички: 

    • Відданість цінностям та принципам НУО
    • Ініціативність
    • Гнучкість
    • Командна робота
    • Незалежний працівник
    • Дипломатичність та відкритість
    • Строгість
    • Чесність
  • Хороша фізична форма 

 Володіння ПК:

  • Pack Office 

ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ’ЯЗКИ:

Під наглядом співробітника з логістики асистент з логістики виконує або контролює виконання ремонтних/технічних/будівельних робіт в узгоджені терміни. Він/вона відповідатиме за безперебійну роботу та запобігання поломкам/погіршенню стану обладнання/установок/об'єктів ПУІ, а також за збір, реєстрацію та архівування всіх пов'язаних з цим документів, що стосуються закупівель.

 ПРІОРИТЕТИ ВІДДІЛУ

  •  Планувати, організовувати та здійснювати технічне обслуговування/ремонт відповідно до керівництва принципів ПУІ
  • Підвищувати передбачуваність, реактивність технічного обслуговування та загального оснащення базових об’єктів

Забезпечувати впровадження логістичних інструментів та процедур ПУІ відповідно до процедур ПУІ.

1.         ОБЛАДНАННЯ

  • Кодифікуйте все обладнання ПУІ відповідно до процедур ПУІ
  • Допомагати співробітнику з логістики реєструвати все обладнання в аркуші обліку обладнання
  • Регулярно перевіряти, чи все обладнання працює належним чином (диспенсер для води, принтер, сканер...)
  • Інформувати безпосереднього керівника у випадку несправності обладнання
  • Переконайтеся, що всі пристрої (принтер, сканер) та диспенсер для води заповнені папером
  • Допомагати логісту у відправці обладнання
  • Допомагати у завантаженні та розвантаженні товарів/матеріалів
  •  Контролювати рідини в генераторах та інформувати свого безпосереднього керівника у разі виникнення будь-яких проблем
  • Забезпечувати заправку всіх генераторів паливом або допомагати відповідальним особам.
  • Збирати всі внутрішні заявки на канцелярські товари від кожного відділу
  • Забезпечити кожен відділ необхідними канцелярськими товарами
  • Інформувати свого безпосереднього керівника у разі поповнення запасів канцтоварів.

2. СХОВИЩЕ

  • Отримуйте товари, закуплені для логістики, та перевіряйте замовлення на поставку, щоб переконатися, що якість та кількість отриманих товарів відповідає специфікаціям, зазначеним у замовленні на поставку або контракті.
  • Видавати запаси членам команди після пред'явлення належним чином затвердженої форми запиту на отримання запасів.
  • Забезпечити актуальність переліку запасів, матеріалів та витратних матеріалів на складі.
  • Забезпечення офіційного зв'язку з магазином в межах бази - канцтовари та витратні матеріали
  • Забезпечити наявність складських приміщень у базовому магазині
  • Повідомляти про всі затримки або відхилення у вхідних/вихідних вантажах лінійному менеджеру 
  • Висловлювати свої потреби у щоденних працівниках співробітнику з логістики
  • Допомагати у проведенні щомісячних інвентаризацій рухомого складу та щорічних інвентаризацій, звіряти інвентаризаційні записи з фізичними підрахунками та надавати щомісячний звіт директору з логістики.
  • Виконувати регулярні перевірки наборів для зимової сплячки в офісі та гостьових будинках, щоб забезпечити утилізацію прострочених або тих, термін придатності яких закінчується, та своєчасне поповнення запасів.

3. ПРИМІЩЕННЯ 

  • Регулярно перевіряти приміщення, щоб оцінити, які роботи необхідно виконати.
  • Інформувати свого безпосереднього керівника про будь-які проблеми або поломки, помічені в приміщеннях МІП
  • Здійснювати технічне обслуговування та дрібні ремонти приміщень та об'єктів інфраструктури (база, інвентар, склад, медпункт тощо).
  • Допомагати співробітнику з логістики у забезпеченні всіх приміщень засобами безпеки (вогнегасниками, відрами з піском...)
  • Переконайтеся, що всі двері мають запасні ключі, і зберігайте їх у шафі для ключів у логістичному відділі
  • Переконатися, що всі стіни мають колючий дріт і підтримуються в належному стані
  • Вживати заходів за вказівкою свого безпосереднього керівника
  • Інформувати свого безпосереднього керівника у разі неможливості виконати роботу, що вимагає втручання працівника або спеціаліста.
  • Надавати допомогу працівникам або спеціалістам у разі потреби.

4. АВТОТРАНСПОРТ

  • Переконайтеся, що всі транспортні засоби мають необхідну національну документацію та ліцензії.
  • Слідкуйте за водіями, щоб переконатися, що їхні водійські права є актуальними.
  • Переконайтеся, що транспортні засоби завжди чисті.
  • Контролювати та виконувати щоденні фізичні перевірки транспортних засобів та інформувати свого безпосереднього керівника про потреби в технічному обслуговуванні.
  • Проводити регулярні зустрічі з водіями для отримання інформації про будь-які питання або проблеми з транспортними засобами, щоб забезпечити належне технічне обслуговування для уникнення поломок.
  • Допомагати у підготовці документів, пов'язаних з автомобілем.
  • Виконувати інші завдання на вимогу безпосереднього керівника.
  • Час від часу виконувати деякі водійські завдання з висадки та посадки пасажирів, коли це необхідно.

 Завдання та обов'язки, визначені в цій посадовій інструкції, не є вичерпними і можуть змінюватися залежно від потреб проекту.

УМОВИ

Дата початку: березень 2023
Строковий договір з можливим продовженням

Локація : м.Київ
Робочі дні: з понеділка по п'ятницю

Зацікавлені кандидати повинні подати своє резюме та супровідний лист англійською мовою, включаючи принаймні 2 довідкові контакти. Тест на займання вакантної позиції буде виключно англійською мовою.
Заявки необхідно надіслати до 27 березня 2023 року на адресу Отправить резюме PUI залишає за собою право проводити співбесіди з кандидатами на постійній основі, тому кандидат може бути обраний до дати закриття.

Premiere Urgence Internationale (PUI) is a non-profit, non-political and non religious humanitarian NGO. PUI started humanitarian intervention in Ukraine in February 2015. The mission's objectives are to improve or restore equitable access to primary health care for the local and displaced population affected by the military conflict and to improve their living conditions by covering their fundamental needs.

Place of work - Kyiv

Qualifications 

Education Degree:  Bsc or HND preferable, and certificate in any logistics field is an asset

Work experience: A previous experience of 6 month in logistics work is mandatory. Previous experience in NGO is an asset.

Language Skills: Fluent In English and Ukrainian

Knowledge & skills: 

  • Commitment to the NGO values and principles
  • Initiatives taker
  • Flexibility
  • Teamwork
  • Independent worker
  • Diplomatic and open-minded
  • Rigor
  • Honesty
  • Good physical condition 

Computer skills: Pack Office

Tasks and Responsibilities: 

1. QUIPMENT

  • Codify all PUI equipment according to PUI procedures
  • Assist the Logistics Officer in recording all equipment in the Equipment follow-up sheet
  • On a regular basis check that all equipment are working properly (water dispenser, printer, scanner…)
  • Inform line manager in case of equipment dysfunction
  • Ensure that all the machine’s paper (printer, scanner) and water dispenser is full
  • Assist the Logistics Officer in the equipment dispatch
  • Assist the loading and unloading of goods/materials
  • Control the generators’ fluids and inform his/her line manager in case of any problem
  • Ensure the fueling of all generators or assist the persons responsible.
  • Collect all internal request of stationary items from every department
  • Supply stationery items requested to every department
  • Inform his direct supervisor in the event of stationery stock replenishment.

2. STORAGE

  • Receive items procured for the logistics and check the PO to ensure the quality and the quantity received tallies with the required specification on the PO or contract.
  • Issue out stocks to the team member after presenting the duly validated out of stock request form
  • Ensure the list of stocks, supplies and consumables is up to the date in the store
  • Ensure the formal communication linked to the store within the base - stationeries and consumables
  • Ensure that storage space is available at the base store
  • Communicate all delays or variances in inbound/outbound freight to the line manager 
  • Express his / her needs for daily workers to the Logistic Officer
  • Assist with monthly rolling stock takes and the annual stock take, reconciling inventory records with physical counts and sharing the monthly report to the Logistic Officer.
  • Perform routine checks on hibernation kits in the Office and the Guesthouses to ensure expired or about to expired items is being dispose and replenishments done in time.

3. PREMISES 

  • Regularly inspect PUI’s premises to assess what work is necessary
  • Inform his/her direct supervisor of any problems or breakdowns noticed in PUI’s premises
  • Carry out maintenance and small repairs on PUI’s premises and infrastructures (base, stock, warehouse, health centre, etc.)
  • Assist the Logistics Officer for making sure all premises have security equipment (fire extinguishers, sand buckets…)
  • Ensure all doors have spare keys and store in the logistics keys cupboard
  • Ensure all wall have barbed wire and maintained in good state
  • Carry out interventions as indicated by his direct supervisor
  • Inform his/her direct supervisor in the event of an incapacity to carry out the work requested which requires the intervention of a worker or specialized technician
  • Assist workers or specialized technicians if needed.

4. FLEETS

  • Ensure all vehicles has the nationally required documentation and licenses.
  • Follow up with Driver to ensure their Driving licenses is up to date.
  • Ensure that the Vehicles are clean at all times.
  • Monitor and perform daily physical checks on the Vehicles and inform his/her line manager about maintenance needs.
  • Have regular meetings with the Drivers to get information about any issues or problems with the Vehicles to ensure proper maintenance is done to avoid breakdown.
  • Support in preparing Vehicle related documents.
  • Perform other task as requested by line Manager.
  • Perform some driving tasks to drop off and pick up when required from time to time.

The tasks and responsibilities defined in this job description are non-exhaustive and can evolve depending on the project’s needs.

Starting time: March 2023

HOW TO APPLY:

Interested candidates should submit their CV and cover letter including at least 2 reference contacts.

Application should be sent before 27.03.2023

Only candidates shortlisted will be contacted. PUI reserves the right to close the vacancy prior last day of application submission.

HR Officer

Похожие вакансии по городам:

Похожие вакансии по профессиям: