LOGISTICS & PROCUREMENT OFFICER/Фахівець з логістики та закупівель

Premiere Urgence Internationale (PUI) є некомерційною, неполітичною та нерелігійною гуманітарною неурядовою організацією. ПУІ розпочав гуманітарну інтервенцію в Україну в лютому 2015 року. Цілями місії є покращення або відновлення рівного доступу до первинної медичної допомоги для місцевого та переміщеного населення, яке постраждало внаслідок військового конфлікту, та покращення умов їхнього життя шляхом покриття їхніх фундаментальних потреб.

Місце роботи – м. Київ

КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ

Освіта: Диплом Бакалавра/Магістра (або Спеціаліста) з Логістики, Управління ланцюгом постачання і закупівлями чи суміжна спеціалізація.

Досвід роботи: 3 роки досвіду роботи в  сфері Логістики, Управління ланцюгом постачання та Управління закупівлями або суміжній галузі.

Знання мов: Вільне володіння українською та знання англіської мови на рівні вище середнього (B2 згідно Загальновропейської рекомендації з мовної освіти). Знання французької мови буде перевагою.

Знання та навички: Критичне мислення, здатність до обробки великого обсягу інформації. Організаційні навички, відмінні комунікативні навички, навички міжособистісного спілкування. Відмінні програмні, фінансові навички, а також навички планування.

 Володіння ПК: Відмінне знання пакету Microsoft Office (з особливою увагою на навичках роботи з Excel, Word та Outlook).
  

ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ’ЯЗКИ:
Під безпосереднім керівництвом Логістичного координатора, фахівець з логістики та закупівель несе відповідальність за виконання всіх видів діяльності, пов'язаних з логістикою, відповідно до організаційної політики та процедур, включаючи весь ланцюг постачання.

1.    Ланцюг постачання / Закупівлі.

1.1.    Гарантує дотримання процедур закупівель (від прямих закупівель до процедури міжнародного відкритого тендеру), планує та контролює процес закупівель і забезпечує дотримання визначених термінів виконання завдань, тісно співпрацює із замовниками технічних товарів;

1.2.    Об'єднує та оптимізує загальну закупівлю товарів, дотримується визначених термінів;

1.3.    Під керівництвом Начальника відділу адміністративно-програмної діяльності він/вона гарантує наявність та використання плану закупівель проекту та баз даних; 

1.4.    Створює базу даних постачальників та інструменти для моніторингу;

1.5.    Підтримує чітку систему відстеження закупівель та PDB (База даних закупівель), та оновлює її щодня;

1.6.     Тісно співпрацює з місцевими партнерами для гарантії належного виконання та розуміння процедур закупівель ПУІ;

1.7.    Архівує/передає всі логістичні документи, відповідно до встановлених процедур;

1.8.    Він/вона виступає в якості контактної особи з постачальниками на рівні філії ПУІ в Києві.

2.    Розробка та управління контрактами.

2.1.    Надає допомогу Координатору з логістики у підготовці контрактів Послуг, Товарів, Робіт та Майна на рівні Філії;

2.2.    Гарантує використання стандартних шаблонів контрактів ПУІ;

2.3.    Гарантує, що діяльність по веденню контрактів виконується вчасно, та повідомляє безпосередньому керівнику про необхідні подовження або припинення контрактних відносин;

2.4.    Гарантує вчасну підготовку щомісячного Звіту з ведення контрактів, з дотриманням встановлених термінів для звітування.

3.    Транспортування

3.1.    Гарантує вчасну доставку товарів на місця реалізації проектної діяльності;

3.2.    Завжди оптимізує використання  транспортних засобів з метою забезпеченння економічно ефективних постачань;

3.3.    Організовує та контролює транспортування та доставку матеріалів до їх кінцевого пункту призначення на місця реалізації проектної діяльності;

3.4.    Контактує з установами-бенефіціарами з питань доставки та забезпечує відповідність використаних транспортних засобів необхідним вимогам та нормам. 

4.    Звітування  

4.1. Готує нижче вказані звіти для подання Заступнику логістичного відділу та подальшого подання Координатору з логістики до 10-го числа кожного місяця, ці звіти потім повинні передаватись у Головний Офіс;

4.2.    Звіт PFU (Супровід закупівель) або PDB (База даних закупівель) за попередній місяць, які подаються Заступнику координатора логістичного відділу та Координатору з логістики;

4.2.    Звіт по веденню контрактів за попередній місяць, який подається  Заступнику координатора логістичного відділу та Координатору з логістики; 

4.3.    Регулярно оновлює Плани закупівель для всіх поточних проектів, які слід підготувати після заповнення відповідних документів щодо планування бюджету на рівні місії.

4.4.    Передає оригінали документів з печатками документи, в тому числі контракти, товарні накладні, рахунки, акти прийому-передачі, до Фінансового відділу; 

4.5.    Забезпечує своєчасний переклад рахунків перед їх відправкою;

4.6.    Ретельно контролює передачу оригіналів фінансових документів з філії ПУІ

5.    Управління підлеглим персоналом

5.1.    Контролює та надає підтримку співробітнику(-ам), які знаходяться у його безпосередньому підпорядкуванні, в тому числі регулярно оновлює їх індивідуальні робочі плани.

5.2.    Регулярно проводить оцінку роботи підлеглих співробітників, які знаходяться у його/її безпосередньому підпорядкуванні, згідно процедур ПУІ.

УМОВИ

Дата початку: березень 2023
Строковий договір з можливим продовженням

Локація : м.Київ
Робочі дні: з понеділка по п'ятницю

Зацікавлені кандидати повинні подати своє резюме та супровідний лист англійською мовою, включаючи принаймні 2 довідкові контакти. Тест на займання вакантної позиції буде виключно англійською мовою.
Заявки необхідно надіслати до 30 ,thtpyz 2023 року на адресу Отправить резюме PUI залишає за собою право проводити співбесіди з кандидатами на постійній основі, тому кандидат може бути обраний до дати закриття.

Premiere Urgence Internationale (PUI) is a non-profit, non-political and non religious humanitarian NGO. PUI started humanitarian intervention in Ukraine in February 2015. The mission's objectives are to improve or restore equitable access to primary health care for the local and displaced population affected by the military conflict and to improve their living conditions by covering their fundamental needs.

Place of work - Kyiv

Qualifications 

Education Degree: Bachelor degree (specialist’s degree) in Supply Chain, Procurement Management or other related field.

Work experience: At least 3 years' experience in Logistics, Supply Chain, or Procurement management or other related field.

Language Skills: Fluent in Ukrainian and upper intermediate (B2 according to the Common European Framework of Reference for Languages) level in English (speaking/reading/writing).

French Language is an advantage.

Knowledge & skills: Good critical thinking and problem solving skills; ability to synthesis a wide scope of information; solid organizational and time management skills, excellent communication and interpersonal skills; knowledge of humanitarian programming and donors a strong asset.

Computer skills: Excellent knowledge of Microsoft Office (with focus on Excel, Word and Outlook).

Tasks and Responsibilities: 

Supply Chain / Procurement.

• Guarantee compliance with procurement procedures (from direct procurement to International Open Tender procedure), plan and supervise procurement process and ensure deadlines are respected, and work in close collaboration with requesters for procurement of technical items;
•  Prepare offer analysis and make recommendations regarding suitable vendors; 
•  Follow up with selected suppliers to ensure procured goods and/or services are delivered on time and according to specifications. 
•  Update and maintain the suppliers’ database and other monitoring tools;
•  Maintain a clear procurement tracking system and update it on a regular basis;
•  Ensure procurements adhere to PUI procurement guidelines and, where applicable, relevant donor guidelines. 
• Ensure all procurement files are archived correctly and in full according to existing procedures;
• Serve as a focal point for contact between PUI and suppliers, and represent the interests of PUI in all interactions with suppliers, current and prospective, in a transparent and positive manner. 

Contracts Management

• Support the Logistics Coordinator in drafting  contracts for Services, Goods, Works and Properties at Base level;
• Ensure the usage of standard PUI contract templates;
• Ensure that Contract follow ups are done on time and notify the Logistics Manager and Logistics Coordinator of the need for any possible extensions or terminations of contracts;
• Ensure that the monthly Contracts Follow Up Reports are done on time and shared with the Logistics Coordinator, respecting the deadlines for reporting.

 Transportation

• Ensure timely deliveries of goods to the project sites;
• Always optimize the transportation means in order to make deliveries cost-efficient;
• Schedule and supervise transportation needs and deliveries of materials to their final destinations at the project sites.
• Liaise with beneficiary institutions regarding deliveries and ensure adequate transportation means are deployed.

Reporting

Prepare the following reports to be submitted to Logistics Coordinator by the 10th day of each month for further disseminations to HQ:

•  PFU  (Procurement Follow Up) or PDB (Purchase Data Base)  for the previous month;
• Contracts Follow Up for the previous month;
• Send signed originals with stamps of contracts, delivery notes, invoices, acts of acceptances, or other logistics documents as requested by Finance  department;
• Ensure invoices are translated before sending  for payment;
• Follow up transfer of original financial documentation 

CONDITIONS

Starting time: March 2023

HOW TO APPLY:

Interested candidates should submit their CV and cover letter including at least 2 reference contacts.

Application should be sent before 30.03.2023

Only candidates shortlisted will be contacted. PUI reserves the right to close the vacancy prior last day of application submission.