Фахівець з управління активами

International Medical Corps ніколи не вимагає від кандидатів гонорару, платежу чи іншої грошової операції. Якщо у вас вимагають грошей у зв’язку з цим вербуванням, будь ласка, повідомте Міжнародний медичний корпус на веб-сайті для повідомлення про неправомірну поведінку: www.InternationalMedicalCorps.ethicspoint.com. Будь ласка, не надсилайте своє резюме або заявку на цей веб-сайт, воно не розглядатиметься.

Опис вакансії

Відділ логістики займається наданням технічної підтримки нашим Клієнтам (Програмам та іншим відділам підтримки) з метою доставки товарів та послуг для нашої гуманітарної діяльності на місцях.

Під керівництвом менеджера з логістики, фахівець з управління активами, відповідає за надання підтримки та допомоги персоналу та програмам Міжнародного медичного корпусу в питаннях, пов’язаних з інвентаризацією, управлінням активами та загальною вартістю інвестицій для всієї діяльності ММК Україна, Захід (офіси у м. Стрий та м. Львів).

 Щоб успішно виконувати цю роботу, особа повинна вміти виконувати кожну важливу функцію з, або без вагомого пристосування.

Основні завдання та обов'язки

Перераховані обов’язки та відповідальність відображають характер та рівень дорученої роботи та не обов’язково є всеохоплюючими.

1. Управління активами та інвентарем

• Читає і чітко розуміє Посібник з управління активами ММК та всі процедури;
• Забезпечує наявність і дотримання внутрішньої та зовнішньої політики на рівні країни, включаючи внутрішні інструкції;
• Гарантує, що всі щойно закуплені активи зареєстровані та належним чином помічені перед передачею кінцевому користувачеві;
• Здійснює регулярні виїзди на місця та проводить тренінги для персоналу, призначеного для управління активами;
• Готує та проводить фізичну інвентаризацію на рівні офісів регіону;
• Відповідає за активи та інвентар локації ММК Захід (офіс у Стрию / Львові, гостьові будинки та склад, якщо це буде актуально в майбутньому) і в тісній співпраці з відповідним менеджером з логістики офісу.

2. Управління активами

• Проводить процедури реєстрації, передачі, дарування, утилізації, слідує вимогам до інвентаризації та форматам звітності про активи;
• Тісно координує роботу з кожною складською одиницею, щоб забезпечити належне біркування активів і обладнання;
• Координує роботу з кожним відділом закупівель, щоб отримати інформацію про майбутні закупівлі активів;
• Тісно співпрацює з програмним підрозділом, щоб покращити контроль за активами, передачу та оновлення списку активів;
• Звертається та співпрацює з фінансовим відділом для перевірки фінансових документів (PV, CA) та виявлення відсутніх активів;
• Перевіряє Облікову книгу та проводить утилізацію;
• Ведення реєстру активів для відповідних офісів;
• Підготовлює бірки та переконується, що вони розміщені на активах;
• Моніторинг щомісячної інвентаризації інструменту та обладнання,та попередження свого керівника у разі виникнення проблем;
• Підготовлює звіти про пошкодження, поломки чи втрати;
• Інформування свого безпосереднього керівника у разі будь-яких проблем з активами, виявлення проблеми у разі пошкодження або втрати та звітування керівнику;
• Відповідальність за збір та введення даних про всі активи в системі CostPoint та у звітах;
• Забезпечення відповідності документів внутрішнім процедурам і вимогам донорів;
• Заповнення, класифікація та архівація форм прийому-передачі, транспортної накладної, списку активів та звітів;
• Під час фізичного підрахунку кожен актив має бути позначений виділеним ідентифікатором активу;
• Підтверджує виробника товару, походження, опис, серійний номер, модель і те, що стан активів відповідає запису у списку активів;
• Розташування активів, розташування в межах офісу, управляючий активами та призначений користувач, мають бути оновлені відповідно;
• Приймає участь у щоквартальній фізичній інвентаризації разом із регіональним управляючим активами.

GIK та Пожертвування

• Збирає всю інформацію, підписує та складає загальну вартість інвестицій для подання до співробітника служби логістики на рівні штаб-квартири;
• Консультує Програмний відділ щодо отримання та заповнення документації GIK (загальна вартість інвестицій) перед подачею на Регіонального Директора;
• Архівує оригінальну документацію на рівні країни та резервні копії документів на IQ Share Point;
• Зв'язується з усіма складами в відповідних регіонах, щоб отримати копії транспортних накладних по загальній вартості інвестицій;
• Керує посиланнями на листи про пожертвування у країні;
• Збирає заповнені листи про пожертвування та завантажуйте їх на SharePoint.

IT діяльність

• Нести відповідальність за належне налаштування, технічне обслуговування, ремонт, розгортання та щоденну підтримку різних ІТ-систем офісу в середовищі Windows середнього та великого розміру;
• Переконуватися, що всі комп’ютери (апаратне та програмне забезпечення), мережі, багатофункціональні принтери та будь-які інші ІТ-пристрої налаштовані та регулярно обслуговуються належним чином відповідно до правил і норм ММК.

Звітність

• Надає та заповнює список Asset Pro-master щомісяця.
• Надає донорам звіти про закінчення грантів.

Виконувати інші обов'язки за дорученням. Обов'язки та відповідальність, перелічені в цьому документі, відображають характер та рівень дорученої роботи та не обов’язково є всеохоплюючими.

Мінімальні вимоги

• Як правило, диплом бакалавра з інформаційних технологій / диплом ІТ ;
• Еквівалентне поєднання відповідної освіти та досвіду може слугувати заміною диплома;
• Принаймні 6 місяців досвіду або еквівалентне поєднання освіти та практичного досвіду в сфері ІТ активів, особливо управління активамиі;
• Відмінні здібності до планування та чудова здатність концептуалізувати, впроваджувати інновації, планувати та втілювати ідеї та системи;
• Здатність працювати в умовах багатозадачності, творчо мислити та працювати без нагляду в часто стресовому середовищі;
• Можливість передавати технічну інформацію нетехнічним користувачам;
• Дуже хороші навички звітування в усній та письмовій формі, включаючи здатність чітко та лаконічно висловлювати ідеї та концепції;
• Здатність налагоджувати гармонійні робочі відносини в міжнародному та мультикультурному середовищі;
• Володіння мовами: Вільне володіння англійською та українською;
• Відмінне знання та вміння навчити використанню Microsoft Office, особливо MS Excel та MS Word.

Норми поведінки 

Відповідно до даної посади, людина повинна сприяти та заохочувати культуру дотримання та етики в усій організації та підтримувати чітке розуміння стандартів відповідності Міжнародного Медичного Корпусу та етичних стандартів донорства. Співробітники також несуть відповідальність за запобігання порушення нашого кодексу поведінки та етичних норм,які можуть включати конфлікти інтересів чи етичних норм чи політики безпеки. Якщо ви бачите,чуєте або дізнаєтеся про порушення кодексу поведінки та етичних норм чи політики безпеки , ви зобов’язані про це повідомити. 

Якщо це наглядова позиція, слід подавати приклад етичної поведінки через власну поведінку та нагляд за роботою інших; забезпечити, щоб ті, хто звітує перед вами, мали достатні знання та ресурси для дотримання стандартів, викладених у кодексі поведінки та етичних норм; контролювати відповідність підлеглих працівників; забезпечити дотримання кодексу поведінки та етичних норм та політики Міжнародного Медичного Корпусу,включаючи політику безпеки та захисту від приниження,знущання та сексуальних домагань на робочому місці,постійно та справедливо;підтримувати працівників,які сумлінно піднімають такі питання або виражають занепокоєння.  

Безпека 

Всі співробітники поділяють відповідальність та зобов’язання щодо безпеки та захисту населення, з яким ми працюємо, включаючи особливо вразливі категорії дорослих та дітей. Це включає захист від наступної поведінки наших співробітників або партнерів: сексуальна експлуатація та насилля; експлуатація праці, нехтування або насилля над дітьми, дорослими, що відносяться до групи ризику або ЛГБТ-представниками; будь яка форма торгівлі людьми.

Рівні можливості 

Міжнародний Медичний Корпус з гордістю надає рівні можливості працевлаштування всім співробітникам і кваліфікованим кандидатам без урахування раси, кольору шкіри, релігії, статі, сексуальної орієнтації, національного або етнічного походження, віку, інвалідності або статусу ветерана.