Фахівець з адміністрування (Officer, Administration)

Опис вакансії:  

Фахівець з адміністрування відповідає за всі адміністративні функції офісу та персоналу (національного та міжнародного). Фахівець з адміністрування веде свою робочу діяльність у відповідності з місією, основними цінностями і цілями організації. 

Щоб успішно виконувати цю роботу, особа повинна вміти виконувати кожну важливу функцію та володіти навичками розумного пристосування.  

Основні Завдання і Обов’язки:  

Перелічені обов’язки та відповідальність є репрезентативними для характеру та рівня дорученої роботи та не обов’язково є всеохоплюючими.  

Зовнішні зв'язки та представницькі послуги:

•  Повна відповідальність за  процедуру оформлення віз та дозволу на проживання для міжнародного персоналу.  

• Контроль над офіційною документацією, забезпечення надання всіх супровідних документів і вчасне подання їх поновлень. 

• Слідкувати, що все офісне обладнання та приміщення працюють належним чином і відповідають правилам охорони здоров’я та техніки безпеки. 

• Забезпечити, що офісне обладнання, матеріали для прибирання та інші канцелярські товари поповнюються вчасно та якісно. 

• Виконувати щоденні перевірки щодо того, як проводиться прибирання та належне обслуговування офісу і місць загального користування. 

• Відповідати за управління оплатою та передоплатою за послуги телефону/інтернету для співробітників. 

• Відповідати за всі бронювання авіарейсів відповідно до вимог національного та міжнародного персоналу. 

• Забезпечувати бронювання проживання в готелі для національного та міжнародного персоналу. 

• Нести відповідальність за управління та видачу ідентифікаційних карт для всього національного та міжнародного персоналу. 

Міжнародний персонал:

• Керувати розміщенням міжнародного персоналу в гостьових будинках; організація обслуговування та проживання у гостьових будинках. 

• Слідкувати за прибиральницями та помічником з обслуговування в гостьових будинках. 

• Поповнювати товари для прибирання та обслуговування гостьових будинків. 

• Контроль і відстеження віз і дозволів на проживання для всіх міжнародних співробітників 

• Оформлення віз для гостей країни та міжнародного персоналу. 

• За потреби проводити перевірку роботи бригад у гостьових будинках. 

• Слідкувати за тим, щоб у всіх гостьових будинках були присутні всі матеріали/меблі/обладнання відповідно до стандартів Міжнародного Медичного Корпусу.  

• Безпосередній супровід з будь-яких питань, що вирішуються в гостьових будинках. 

Зустрічі/конференції:

• Несе відповідальність за всі бронювання зустрічей/тренінгів в офісі та на зовнішніх майданчиках.  

• Відповідає за бронювання та організацію переговорної кімнати для зустрічі/тренінгу. 

• Відповідає за всю матеріально-технічну частину зустрічей/конференцій, забезпечуючи наявність усіх матеріалів до зустрічі (проектор, фліпчарти, дошка, ручки тощо), а також за облаштування мітінг-руму. 

Управління командами:

• Слідкує за роботою ремонтних та обслуговуючих бригад в офісі та гостьових будинках. 

• Відповідає за роботу прибиральників в офіс та в гостьових будинках; планує графік, контролює якість роботи, тощо. 

Загальні обов'язки:

• Виконання загальних адміністративних обов’язків відповідно до вказівок (наприклад, фотокопіювання, надсилання факсом, розсилання поштою та архівування). 

• Збереження всіх інформаційних матеріалів для персоналу та відвідувачів (наприклад, плакати з питань етики). 

Інші обов'язки:

Виконувати інші обов'язки за дорученням. Завдання та обов'язки, перелічені в цьому документі, є репрезентативними для характеру та рівня дорученої роботи та не обов'язково є всеохоплюючими. 

Мінімальні вимоги:  

• Ступінь бакалавра з бізнес-управління або у суміжній галузі. 

• Бажано 3 роки досвіду на подібній посаді.  

• Добре розвинені навички усного та письмового спілкування. 

• Дуже високе знання пакету Microsoft Office. 

• Високий рівень знання усної та письмової англійської мови. 

• Здатність досягати результату - Орієнтація на результат. 

• Здатність дотримуватись чітких термінів. 

• Особистісний драйв та чесність. 

• Кандидат має бути організованим, та дуже уважним до деталей.  

• Здатність надихати команду своїм прикладом. 

Норми поведінки 

Відповідно до даної посади, людина повинна сприяти та заохочувати культуру дотримання та етики в усій організації та підтримувати чітке розуміння стандартів відповідності Міжнародного Медичного Корпусу та етичних стандартів донорства. Співробітники також несуть відповідальність за запобігання порушення нашого кодексу поведінки та етичних норм, які можуть включати конфлікти інтересів чи етичних норм чи політики безпеки. Якщо ви бачите, чуєте або дізнаєтеся про порушення кодексу поведінки та етичних норм чи політики безпеки , ви зобов’язані про це повідомити. 

Якщо це наглядова позиція, слід подавати приклад етичної поведінки через власну поведінку та нагляд за роботою інших; забезпечити, щоб ті, хто звітує перед вами, мали достатні знання та ресурси для дотримання стандартів, викладених у кодексі поведінки та етичних норм; контролювати відповідність підлеглих працівників; забезпечити дотримання кодексу поведінки та етичних норм та політики Міжнародного Медичного Корпусу, включаючи політику безпеки та захисту від приниження, знущання та сексуальних домагань на робочому місці, постійно та справедливо; підтримувати працівників, які сумлінно піднімають такі питання або виражають занепокоєння. 

Безпека 

Всі співробітники поділяють відповідальність та зобов’язання щодо безпеки та захисту населення, з яким ми працюємо, включаючи особливо вразливі категорії дорослих та дітей. Це включає захист від наступної поведінки наших співробітників або партнерів: сексуальна експлуатація та насилля; експлуатація праці, нехтування або насилля над дітьми, дорослими, що відносяться до групи ризику або ЛГБТ-представниками; будь яка форма торгівлі людьми. 

Рівні можливості 

Міжнародний Медичний Корпус з гордістю надає рівні можливості працевлаштування всім співробітникам і кваліфікованим кандидатам без урахування раси, кольору шкіри, релігії, статі, сексуальної орієнтації, національного або етнічного походження, віку, інвалідності або статусу ветерана. 

International Medical Corps пишається тим, що надає рівні можливості працевлаштування всім співробітникам і кваліфікованим кандидатам незалежно від раси, кольору шкіри, релігії, статі, сексуальної орієнтації, національного чи етнічного походження, віку, інвалідності чи статусу ветерана.