Фахівець відділу закупівель (Officer, Procurement -Chernihiv)

International Medical Corps ніколи не вимагає від кандидатів гонорару, платежу чи іншої грошової операції. Якщо у вас вимагають грошей у зв’язку з цим вербуванням, будь ласка, повідомте Міжнародний медичний корпус на веб-сайті для повідомлення про неправомірну поведінку: www.InternationalMedicalCorps.ethicspoint.com. Будь ласка, не надсилайте своє резюме або заявку на цей веб-сайт, воно не розглядатиметься.

Мета роботи

Співробітник відділу закупівель відповідає за обробку доручених заходів із закупівель відповідно до політики та процедур Міжнародного Медичного Корпусу, правил країни-донора та приймаючої країни. Співробітник відділу закупівель:

Слідкує, що всі безпосередньо здійснювані закупівлі виконуються етично та прозоро відповідно до чинних правил і норм, забезпечуючи найкраще співвідношення ціни та якості.

• Слідкує, що дії закупівель задокументовані, належним чином оформлені та готові до аудита.
• Допомогає в веденні на посаду колег із закупівель.
• Контролює, що відстеження закупівель для призначеного запиту на закупівлю є актуальним і доступним для зацікавлених сторін.
• Переконується, що постачальники зареєстровані / перевірені перед розміщенням замовлення, і їхня ефективність контролюється.

Фахівець відділу закупівель підпорядковується менеджеру із закупівель або іншому керівнику відповідно до чинної структури групи.

Щоб успішно виконувати цю роботу, особа повинна вміти виконувати усі перераховані функції з/без змоги швидко пристосуватися.

Основні обов'язки

• Відповідає за своєчасне та прозоре придбання обладнання, витратних матеріалів та послуг для підтримки та впровадження програм, одночасно забезпечуючи дотримання процедур і правил ММК, уряду країни-резидента та Донора.
• Забезпечує дотримання відкритої, прозорої, етичної та вільної конкуренції в закупівлях з метою досягнення найкращого співвідношення ціни та якості.
• Бере участь у дослідженнях ринку.
• Забезпечує реєстрацію, оцінку, перевірку та попередній вибір постачальників (за потреби) перед розміщенням замовлення.
• Забезпечує моніторинг та документування ефективності постачальників для призначених закупівель.
• Попереджає супервайзера, якщо будь-які Угоди про рівень обслуговування (SLA) для будь-якої категорії товарів вимагають оновлення через зміни на ринку.
• За потреби підтримує команду програми кошторисом витрат.
• Забезпечує своєчасний збір пропозицій на схвалені заявки на купівлю та визначені критерії відбору.
• Відповідає за призначені процеси торгів, включаючи перевірку заявок на закупівлі, запит цінових пропозицій, збір цінових пропозицій, порівняння пропозицій або підтримку їх оцінки, запис висновків комітету та розміщення авторизованих замовлень.
• Забезпечує використання наявних Загальних угод про закупівлю (BPA).
• Забезпечує надання повної та відповідної закупівельної документації для перевірки та затвердження.
• Сприяє поглибленню ділової та переговорної практики, позитивним та етичним діловим стосункам із постачальниками.
• Забезпечує регулярне оновлення трекера закупівель.
• Забезпечує своєчасну доступність документів, необхідних для контроля кількості та якості (включаючи зразки, якщо це можливо), для персонала, якому доручено проводити підрахунок і контроль якості під час передачі товарів або послуг.
• Перевіряє отримані рахунки-фактури від постачальника на їхню відповідність затвердженому замовленню та підтвердженню доставки.
• Забезпечує своєчасне надсилання платіжних запитів до відділу Фінансів відповідно до умов оплати замовлення.
• Збирає та надсилає відгуки від запитувачів/користувачів і ділових партнерів/постачальників керівнику.
• Забезпечує правильне використання каталогу товарів під час закупівель.

Розвиток потенціалу персоналу та Управління продуктивністю, Навчання та Розвиток:

• Надає підтримку та бере участь в орієнтації іншого персоналу відповідно до завдань. Підтримує відкриті та професійні стосунки з членами команди, сприяючи сильному командному духу, надаючи допомогу та інструкції аби дозволити персоналу успішно виконувати свої ролі.

Дотримання правил, Аудит та Відповідні заходи контролю:

• Відповідає за відповідність виконуваних дій політиці та процедурам Міжнародно Медичного Корпусу, правилам донорів, а також місцевим законам і нормам.

• Визначає ризики, пов'язані з призначеними закупівлями, і впроваджує заходи з пом'якшення у співпраці з керівником.

• Підтримує чіткі системи зберігання документів із задокументованими та перевіреними записами про закупівельні операції та звіти.

• Забезпечує своєчасне подання або наявність інформації, необхідної для обов'язкової звітності.

• Відповідає за впровадження коригувальних заходів, визначених у результаті самоперевірки або аудиту заходів контролю дотримання правил організації.

• Забезпечує відповідність експортним вимогам для всіх призначених закупівель.

Запобігання шахрайству:

• Відданість запобіганню шахрайству, виявленню, звітуванню та зниженню ризику шахрайства відповідно до політик і процедур ММК, правил донорів, а також місцевих законів і правил.

Система управління та інформаційного забезпечення логістики (LMIS):

• Забезпечує правильне використання будь-яких програмних рішень та їх відповідність вказівкам Міжнародного Медичного Корпусу.

Виконувати інші обов'язки за дорученням. 

Компетентність

Необхідні навички

• Ступінь у сфері закупівель, логістики, управління ланцюгами поставок або в суміжній галузі або 1-річний досвід у сфері закупівель та/або логістики;
• Хороші міжособистісні та командні навички;
• Прихильність і розуміння цілей, цінностей і принципів Міжнародного Медичного Корпусу.
• Володіння усною та письмовою англійською мовою. 

 Бажано  

• Відповідна кваліфікація або навчальні курси.

 Компетенції

• Знання пакету MS Office, включаючи MS Word, Excel, PowerPoint та Outlook;
• Хороші навички спілкування;
• Здатність працювати разом з іншими для оцінки потреб, реалізації та моніторингу діяльності;
• Здатність інтегруватися та добре працювати в мультиетнічній та мультикультурній команді;
• Здатність працювати в важких умовах, часто у віддалених районах.

Норми поведінки 

Відповідно до даної посади, людина повинна стимулювати та заохочувати культуру дотримання вимог та етики в усій організації та підтримувати чітке розуміння стандартів відповідності та етики Міжнародного Медичного Корпусу та донорів, і дотримуватися цих стандартів. Співробітники також несуть відповідальність за запобігання порушення нашого кодексу поведінки та етичних норм, які можуть включати конфлікти інтересів, шахрайство, корупцію чи переслідування. Якщо ви бачите, чуєте або дізнаєтеся про порушення кодексу поведінки та етичних норм чи політики безпеки, ви зобов’язані про це повідомити.  

Якщо це наглядова позиція, слід подавати приклад етичної поведінки через власну поведінку та нагляд за роботою інших; забезпечити, щоб ті, хто звітує перед вами, мали достатні знання та ресурси для дотримання стандартів, викладених у кодексі поведінки та етичних норм; контролювати відповідність підлеглих працівників; постійно та справедливо забезпечувати дотримання кодексу поведінки та етичних норм та політик Міжнародного Медичного Корпусу, включаючи політику безпеки та захисту від переслідування, знущання та сексуальних домагань на робочому місці; підтримувати працівників, які сумлінно піднімають такі питання або виражають занепокоєння. 

 Безпека 

Всі співробітники поділяють відповідальність та зобов’язання щодо безпеки та захисту населення, з яким ми працюємо, включаючи особливо вразливі категорії дорослих та дітей. Це включає захист від наступної поведінки наших співробітників або партнерів: сексуальна експлуатація та насилля; експлуатація праці, нехтування або насилля над дітьми, дорослими, що відносяться до групи ризику або ЛГБТ-представниками; будь яка форма торгівлі людьми.

Рівні можливості 

Міжнародний Медичний Корпус пишається тим, що надає рівні можливості працевлаштування всім співробітникам і кваліфікованим кандидатам незалежно від раси, кольору шкіри, релігії, статі, сексуальної орієнтації, національного чи етнічного походження, віку, інвалідності чи статусу ветерана.

Кінцевий термін приймання резюме -  21 січня 2023 року.