Фахівець з адміністративно-фінансової діяльності

Представництво Датської Ради у справах біженців в Україні (далі ДРБ) є міжнародною неурядовою організацією, яка заохочує та підтримує довгострокове вирішення проблем, з якими стикаються біженці та внутрішньо переміщені особи в усьому світі.

ДРБ веде свою діяльність в Україні вже більше 10 років, надаючи допомогу ВПО, репатріантам, приймаючим громадам і постраждалому від конфлікту населенню. З початком конфлікту в лютому 2022 року ДРБ дещо змінила свої програми реагування у надзвичайних ситуаціях, щоб задовольнити нагальні потреби постраждалого від конфлікту населення в країні. Поточні програми ДРБ зосереджені на таких заходах із захисту, як моніторинг захисту, поширення інформації, допомога в індивідуальному захисті та правова допомога. ДРБ також планує додати до поточних заходів реагування на надзвичайні ситуації, таких як запобігання та протидія насильству за ознакою статті (GBV), психосоціальна підтримка (PSS) і захист на рівні громади.

Окрім програм соціально-правового захисту, ДРБ наразі впроваджує програми підтримки з багатоцільової грошової допомоги, економічного розвитку, відновлення житла та критичної інфраструктури (зокрема, водопостачання), а також гуманітарного розмінування та інформування щодо ризиків вибухонебезпечних предметів. Офіси ДРБ працюють у шести містах України.

Команда ДРБ оголошує конкурс на посаду фахівця з адміністративно- фінансової діяльності у м. Мерефа (Харківська область).

Фахівець з адміністративно-фінансової діяльності забезпечить загальне щоденне адміністративно-фінансове функціонування офісу та здійснюватиме підтримку реалізації програмної діяльності ДРБ у зоні відповідальності.

Ключові обов'язки:

Фінанси

• Підготовка платіжних доручень в системі клієнт-банк.
• Обмін валюти, робота з касовими операціями.
• Підготовка заяв на перерахування грошей на банківський рахунок.
• Забезпечення щоденнего оновлення журналів витрат у системі Dynamics та касових книг у Excel для відображення фактичного стану каси та банківського балансу.
• Облік авансів та депозитів.
• Допомога з аудитом у кожному проекті за запитом керівника.
• Забезпечення використання відповідних статей бюджетів та проектів під час резервування витрат.
• Перевірка та підпис замовлень на закупівлю та запитів на платежі з фінансової сторони.
• Контроль витрат та їх коректні записи у журналах і касових книгах, а також забезпечення іх відповідності внутрішнім інструкціям DRC.
• Забезпечення належної системи зберігання фінансових документів.
• Заповнення прогнозу витрат та дотримання консолідованої бюджетної таблиці.
• Перевірка розрахунків палива, наданих підрозділом відділу постачання і логістики, надання авансів на паливо та відшкодування палива.
• Перевірка угод, підтвердження звітів, супровід персоналу Програмних відділів під час візитів в місця імплементації проектів.
• Активна участь у гармонізації операційної роботи між регіональними та базовими офісами: обмін ідеями, створення інструментів, оновлення інструкцій тощо.
• За потреби надання іншої фінансової підтримки в офісі.

Адміністрація

• Управління різними адміністративними завданнями, такими як узгодження договорів на обслуговування офісу: оренда офісу, постачання питної води, забезпечення доставки документів кур’єрськими службами за потреби. Координація організації тренінгів/зустрічей; допомога в складанні договорів оренди приміщень та їх обслуговування.
• Ефективна співпраця з персоналом відділу постачання та логістики та програмних відділів щодо своєчасної закупівлі матеріалів (програмне/офісне приладдя, канцтовари тощо) та послуг (комунальні послуги) за потреби.
• Організація сканування та зберігання договорів, архівування документів та передача до архіву Києва.
• Переклад вхідних/вихідних листів, інших документів коли це необхідно.
• Забезпечення транспорту та розміщення персоналу.
• Організація та підтримка офісних зустрічей і семінарів.
• Ведення обліку офіційних вихідних листів до органів/постачальників.
• Інші завдання за запитом керівника.

Основні Вимоги:

• Досвід роботи на аналогічній посаді не менше 3-х років. 
• Вища освіта – фінанси, облік та аудит, економіка, управління персоналом.
• Досвід роботи в МНУО та/або в представництвах.

Знання, навички та особисті якості:

• Знання особливостей ведення фінансової діяльності МНУО та/або представництв.
• Відмінні навички роботи з пакетом Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Високий рівень володіння письмовою та розмовною українською та російською мовами. 
• Англійська на середньому або просунутому рівні (розмова/читання/письмо).
• Наявність професійних комунікативних навичок.
• Розвинені організаторські здібності.
• Досвід ведення переговорів.
• Точність та акуратність в роботі та з документами.
• Уважність, порядність, відповідальність, стресостійкість.
• Вміння працювати з великими обсягом документів і інформації.
• Фінансова грамотніть.

Ми пропонуємо:

• Цікаву роботу у міжнародній гуманітарній організації.
• Офіційне працевлаштування. Контракт: 6 місяців (випробувальний термін 3 місяці) з можливістю продовження при наявності фінансування.
• Медичне страхування та страхування життя.

Пропозиція відкрита тільки для громадян України. Заробітна плата та умови будуть відповідати умовам зайнятості Представництва Датської ради у справах біженців в Україні для громадян України.

Якщо Вам цікава робота в міжнародній гуманітарній організації, будь ласка надсилайте своє резюме (не більше чотирьох сторінок) та мотиваційний лист.  

Кінцева дата подачі резюме: 14 жовтня 2022р.

Для отримання додаткової інформації про Представництво Датської ради у справах біженців в Україні, будь-ласка, перегляньте наш веб-сайт drc.ngo.