Фахівець з адміністративно-фінансової діяльності

Представництво Датської Ради у справах біженців в Україні (далі ДРБ) є міжнародною неурядовою організацією, яка заохочує та підтримує довгострокове вирішення проблем, з якими стикаються біженці та внутрішньо переміщені особи в усьому світі.

ДРБ веде свою діяльність в Україні вже більше 10 років, надаючи допомогу ВПО, репатріантам, приймаючим громадам і постраждалому від конфлікту населенню. З початком конфлікту в лютому 2022 року ДРБ дещо змінила свої програми реагування у надзвичайних ситуаціях, щоб задовольнити нагальні потреби постраждалого від конфлікту населення в країні. Поточні програми ДРБ зосереджені на таких заходах із захисту, як моніторинг захисту, поширення інформації, допомога в індивідуальному захисті та правова допомога. ДРБ також планує додати до поточних заходів реагування на надзвичайні ситуації, таких як запобігання та протидія насильству за ознакою статті (GBV), психосоціальна підтримка (PSS) і захист на рівні громади.

Окрім програм соціально-правового захисту, ДРБ наразі впроваджує програми підтримки з багатоцільової грошової допомоги, економічного розвитку, відновлення житла та критичної інфраструктури (зокрема, водопостачання), а також гуманітарного розмінування та інформування щодо ризиків вибухонебезпечних предметів. Офіси ДРБ працюють у шести містах України.

Команда DRC оголошує конкурс на посаду фахівця з адміністративно-фінансової діяльності у м. Чернігові.

Фахівець з адміністративно-фінансової діяльності забезпечить загальне щоденне адміністративно-фінансове функціонування офісу та здійснюватиме підтримку реалізації програмної діяльності ДРБ у зоні відповідальності.

Ключові обов'язки:

Фінанси

• Готувати платежі здійснені готівкою, чеком або банківськими переказами в формі ДРБ - Запит на Платіж.
• Обслуговувати касові операції, обмін валюти, підрахунок готівки, робота з готівкою в безпечному та конфіденційному режимі.
• Готувати заявки на перерахувавати грошей на банківський рахунок.
• Забезпечувати щоденне оновлення Журналів витрат у Dynamics та Касових книгах у Excel для зображення фактичного стану наявної каси та банківського балансу в усіх валютах.
• Подавати банківські виписки та підписані касові рахунки та касові книги фінансовому менеджеру до 5 числа кожного календарного місяця.
• Забезпечувати видачу авансів та депозитів на основі схвалення менеджера з програмної та адміністративної діяльності та виплачуються протягом 4 тижнів після виникнення витрат.
• Допомагати з аудитом у кожному проекті за запитом фінансового менеджера.
• Забезпечити використання відповідної статті бюджету та проекту під час резервування витрат.
• Перевіряти та підписувати заявки на закупівлю та запити на платежі з фінансової сторони.
• Забезпечити опис витрат у журналах і касовій книзі, а також, що якість журналів і касової книги в цілому відповідає внутрішнім інструкціям ДРБ.
• Забезпечити належну систему зберігання фінансових документів.
• Надавати скановані ваучери фінансовому менеджеру щомісяця.
• Планувати і дотримуватись консолідованої таблиці бюджету (ФАЙЛ) для діяльності (проекти/BL).
• Перевіряти журнали обліку та форми розрахунку палива, надані відділом постачання, надавати аванс на паливо та відшкодування палива.
• Забезпечити повний нагляд за контрактами: перевірка угод, підтвердження звітів, супровід програмних співробітників під час візитів.
• Активно брати участь у гармонізації операційної роботи: обмінюватися ідеями, створювати інструменти, оновлювати їх тощо.
• За потреби надавати іншу підтримку менеджеру з адміністративної та програмної діяльності в рамках адміністративно-фінансових питань.

Адміністрація

• Управляти різними адміністративними завданнями, такими як узгодження договорів на обслуговування офісу: оренда офісу, постачання питної води, забезпечення доставлення документів до київського офісу кур’єрськими службами за потреби; координація організації тренінгів/зустрічей; узгодження договорів оренди та адміністративна підтримка інших приміщень ДРБ.
• Ефективно співпрацювати з відділом постачання та програм щодо своєчасної закупівлі матеріалів (програмне/офісне приладдя, канцтовари тощо) та послуг (комунальні послуги) за потреби.
• Організувати сканування та зберігання договорів, архівування документів та передачу до Київського архіву.
• Переклад вхідних/вихідних листів та допомагати в організації тренінгів/зустрічей та перекладати, коли це необхідно.
• Забезпечувати організацію транспорту та розміщення персоналу.
• Організовувати та забезпечувати підтримку зустрічей і семінарів.
• Вести офіційне листування з постачальниками та органами влади.
• Виконувати інші завдання за запитом фінансового менеджера та менеджера з адміністративної та програмної діяльності.

Основні Вимоги:

• Досвід роботи на аналогічній посаді не менше 2-х років. 
• Вища освіта – фінанси, облік та аудит, економіка, управління персоналом.
• Досвід роботи в МНУО та/або в представництвах.

Знання, навички та особисті якості:

• Знання особливостей ведення фінансової діяльності МНУО та/або представництв.
• Відмінні навички роботи з пакетом Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Високий рівень володіння письмовою та розмовною українською та російською мовами. 
• Середній або просунутий рівень володіння англійською мовою (розмова/читання/письмо).
• Наявність професійних комунікативних навичок.
• Розвинені організаторські здібності.
• Досвід ведення переговорів.
• Точність та акуратність в роботі та з документами.
• Уважність, порядність, відповідальність, стресостійкість.
• Вміння працювати з великими обсягом документів і інформації.
• Фінансова грамотніть.

Ми пропонуємо:

• Цікаву роботу у міжнародній гуманітарній організації.
• Офіційне працевлаштування. Контракт: 6 місяців (випробувальний термін 3 місяці) з можливістю продовження при наявності фінансування.
• Медичне страхування та страхування життя.

Пропозиція відкрита тільки для громадян України. Заробітна плата та умови будуть відповідати умовам зайнятості Представництва Датської ради у справах біженців в Україні для громадян України.

Якщо Вам цікава робота в міжнародній гуманітарній організації, будь ласка надсилайте своє резюме (не більше чотирьох сторінок) та мотиваційний лист.  

Кінцева дата подачі резюме: 12 серпня 2022р.

Для отримання додаткової інформації про Представництво Датської ради у справах біженців в Україні, будь-ласка, перегляньте наш веб-сайт drc.ngo.