Менеджер з питань імпорту та складського господарства / Importation & Warehouse Manager

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100-річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні. 

SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на вісім міст України.

Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей.

МЕТА ПОСАДИ: 
 
Менеджер зі складу та імпорту відповідатиме та звітуватиме за впровадження та дотримання складської та інвентаризаційної політики. Він також відповідає за ефективну дистрибуцію в мережі, включаючи імпорт, митне оформлення та дистрибуцію.  
Керівництво командою з управління складом та запасами, включаючи підбір персоналу, введення в курс справи та управління.

Основні обов’язки: 

• Відповідає за впровадження та дотримання політики складування та інвентаризації.  
• Забезпечення відповідності всіх складів політикам і процедурам "Save the Children", а також усім відповідним законодавчим нормам і вимогам охорони здоров'я та безпеки.
• Регулярно відвідувати всі регіональні та суб-регіональні офіси та оцінювати рівень дотримання керівних принципів і процедур, надаючи рекомендації щодо покращення, де це можливо.  
• Моніторинг інвентаризації на складі та розподілу товарів, щоб перевірити, чи відповідає мережа складів потребам "Save the Children".
• Визначення нових місць розташування складів і проведення оцінки придатності нових місць, якщо це необхідно.
• Заздалегідь виявляти проблеми з пропускною спроможністю/вузькі місця та впроваджувати рішення.
• Відповідає за те, щоб усі товари надходили на склади/відправлялися зі складів належним чином, а також відстежувалися в онлайн-системі управління запасами.
• Забезпечення правильного зберігання будь-яких спеціальних запасів (наприклад, холодового ланцюга, медичних препаратів, легкозаймистих речовин тощо) згідно з усіма відповідними нормативними документами.
• Впровадження планів і методології для зменшення ризику закінчення терміну придатності запасів.
• Забезпечення своєчасного та ефективного проведення періодичних інвентаризацій / аудитів.
• Створення звітів, що висвітлюють ключові ідеї та корисну управлінську інформацію про запаси, і передача їх директору з постачання та вищому керівництву.
• Консолідація звітів з окремих складів у кожному регіоні / польовому офісі.
• Надання технічної підтримки з питань складування та навчання/розвитку для польових офісів.
• Забезпечення належного планування та виконання заходів, необхідних для своєчасного закриття, включаючи розподіл та утилізацію запасів.
• Відповідає за ефективний ланцюг постачання в мережі, включаючи імпорт, митне оформлення та дистрибуцію.  
• Відповідає за управління щоденними операціями у партнерстві з міжнародним експедитором SCI (3PL). 
• Підтримує зв'язок з регіональною командою ланцюга поставок для доставки вантажу наземним/повітряним/морським транспортом, беручи до уваги тип товару, кількість, портові умови, погодні умови, кон'юнктуру фрахтового ринку. 
• Співпрацювати з групою закупівель головного офісу для забезпечення підготовки цінових пропозицій на фрахт на основі точної інформації, що може призвести до підзвітної та чесної конкуренції серед постачальників.
• Координувати роботу з постачальниками, співробітниками відділу закупівель, щоб забезпечити завчасну видачу замовлень експедиторам та отримання поставок, що дозволить провести необхідну підготовку для перевірки кількості та якості.
• Моніторинг та відстеження відправлень від моменту подання заявки до моменту доставки вантажу відповідно до узгоджених умов договору перевезення.
• Відстежувати процес оплати та, за необхідності, спілкуватися з експедитором/провайдерами послуг щодо прогресу оплати.
• Виконувати інші обов'язки в межах ланцюга постачання під наглядом директора з питань постачання.

 Щоб бути успішним, Вам необхідно  мати:  

• 5+ років досвіду в управлінні складом / дистрибуцією та міжнародними перевезеннями.
• Глибокі знання загальних практик і правил транспортування, міжнародного законодавства з імпорту/експорту, інтерпретації та застосування інтеркому 2010 року, а також митних правил.
• Досвід роботи в організації з мережею з декількох складів.
• Досвід використання онлайн-систем управління запасами.
• Аналітичні навички - збирати дані, визначати ключові моменти та ефективно їх узагальнювати.
• Сильні навички планування, управління та координації, зі здатністю організувати значне робоче навантаження, що складається зі складних, різноманітних завдань та обов'язків.
• Високий рівень володіння англійською мовою - вміння ефективно читати, писати та розмовляти. 
• Готовність час від часу подорожувати на короткі періоди до великих міст України  
• Досвід проведення аудиту складу / запасів.
• Базові знання та розуміння ширших функцій ланцюга постачання - закупівлі та рекламації.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування
• Міжнародні умови праці
• Робочий день з 9 до 17 години
• Медичне страхування з першого робочого дня

Політика захисту дітей:

Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає сувору перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства. 

Здоров'я і безпека:

Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.

Якщо  Вас зацікавила вакансія, чекаємо на Ваш відгук. Резюме англійською є обов'язковою вимогою при розгляді. Також, будемо вдячні, якщо Ви вкажете очікуваний рівень зарплатні та рівень володіння англійською мовою.

ROLE PURPOSE:  
 
Warehouse and Importation Manager will responsible and accountable for warehouse and inventory policy implementation and compliance. The role holder is also take lead in effective distribution within the network including import, customs and distribution.  
Leadership of warehouse and inventory management team, including recruitment, induction and management.

 Main responsibilities:  

• Accountable for warehouse and inventory policy implementation and compliance.  
• Ensuring all warehouses are compliant with Save the Children policies and procedures and all relevant legislation and health & safety requirements.
• Undertake regular visits to all area and sub-area offices and assess the level of compliance with the guidelines and procedures, providing recommendations for improvement where applicable.  
• Monitoring inventory in warehouse and distribution of goods to validate whether warehouse network is adequate for Save the Children’s needs.
• Identifying new warehouse locations and completing assessments on suitability of new locations if required.
• Identifying capacity issues / bottlenecks in advance and implementing solutions.
• Responsible for ensuring all goods are received into / dispatched from warehouses correctly, and tracked in the online inventory management system.
• Ensuring any specialist stock (e.g. cold chain, medical, flammables etc.) is warehouse correctly in line with all relevant regulations.
• Putting in place plans and methodology to reduce the risk of stock expiration.
• Ensuring periodic stock takes / audits are completed in a timely and effective manner.
• Creating reports highlighting key insights and useful management information on inventory, and communicating this to Director Supply Chain and Senior Management.
• Consolidating reports from individual warehouses in each area / field office.
• Providing technical warehousing support and coaching / development to the field offices.
• Ensure actions required for timely close out including distribution and disposal of inventory are properly planned for and executed.
• Accountable for effective supply chain within the network including import, customs and distribution.  
• Responsible for managing day-to-day operations in partnership with SCI international freight forwarder (3PL). Further, liaising with Regional Supply Chain team for the shipment delivery by Land/Air/Sea, taking into consideration the type of commodity, quantity, port conditions, weather conditions, freight market condition.
• Work with CO procurement team in ensuring quotations for freight are prepared with accurate information that can lead to accountable and fair competition among suppliers.
• Coordinate with suppliers, COs’ Procurement staff to ensure PO is issued to freight forwarder and receipt of supplies are arranged in advance so the necessary preparation is carried out for quantity and quality verifications.
• Monitor and track shipments from PO submission until delivery of cargo as per agreed upon freight contract terms;
• Keep track on payment process and communicate as necessary with freight forwarder/service providers regarding payment progress.
• Perform other duties as required within the scope of supply chain under the supervision of Director for Supply Chain.

 To be successful, you need to have: 

• 5+ years’ experience in managing a warehouse / distribution and international shipping.
• Strong knowledge of general shipping practices and regulations, international import/export legislation, 2010 intercoms and customs regulations interpretation and application.
• Experience of working in an organisation with a network of multiple warehouses.
• Experience in using online inventory management systems.
• Analytical skills – taking data and identifying key insights and summarising effectively.
• Strong planning, management and coordination skills, with the ability to organize a substantial workload comprised of complex, diverse tasks and responsibilities.
• Strong English language skills – with the ability to read, write and speak effectively. 
• Willingness to travel from time to time for short periods to major cities within Ukraine.
• Experience of completing warehouse / stock audits.
• Basic knowledge and understanding of wider Supply Chain functions – procurement and complainces.