Координатор по роботі з грантовими програмами / Award Coordinator

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100-річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні. 

SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на вісім міст України. 

Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей.

МЕТА ПОЗИЦІЇ: 

Координатор відповідатиме за відповідність програм SCI стандартам управління нагородами, як всередині організації, так і з донорами. Це включає забезпечення високої якості даних у Системі управління нагородами (СУН). Ця посада безпосередньо відповідає за призначені гранти і забезпечуватиме дотримання фінансових та адміністративних вимог, специфічних вимог донорів, а також координуватиме аудит проектів у національному офісі.

Основні обов’язки:   

• Сприяти ефективному розповсюдженню інформації щодо грантів, щоб усі ключові співробітники мали чітке розуміння процесів "Save the Children", а також вимог та очікувань донорів.
• Сприяти координації зустрічей з отримання грантів, вести протоколи, здійснювати подальші заходи та завантажувати відповідні документи в систему управління активами (AMS).
• Сприяти ефективній та оперативній комунікації з членами команди та донорами щодо їхніх грантів.
• Тісно співпрацювати з партнерською командою щодо грантів, які мають партнерів-виконавців.
• Координувати підготовку звітів для донорів, а також забезпечувати своєчасне та якісне подання звітів відповідно до встановлених термінів.
• Брати участь у щомісячних нарадах з перегляду грантів як на рівні головного офісу в краіні, так і на рівні регіональних офісів.
• Підтримувати закриття грантів, а також зберігати всю необхідну документацію. Забезпечення офіційного завершення процесів закриття грантів в системі управління проектами (СУП).
• Доводити до відома команди ключові вимоги щодо контрактів з донорами.
• Забезпечувати наявність усіх відповідних донорських інструкцій, процедур та шаблонів у країні та поширювати їх серед усіх, хто бере участь у реалізації проекту, для належного використання.
• Допомагати менеджеру з нагород виявляти потенційні проблеми та створювати запити на внесення змін і забезпечувати оперативне інформування про них донорів.
• Співпрацювати з внутрішніми та зовнішніми аудиторами за необхідності.
• Забезпечити наявність всіх необхідних документів по проектах, таких як угоди, звіти донорів, поправки, документи про закриття проектів і т.д.
• Підтримувати зв'язок з учасниками для оновлення дат подання звітів та завантаження поданих версій звітів в СУП для міжнародних донорів.
• Завантаження поданих версій звітів та оновлення дат подання в AMS.

 Щоб бути успішним, Вам необхідно  мати:   

• Ступінь бакалавра в галузі фінансів, бізнес-адміністрування або суміжних галузях.
• Досвід роботи, бажано, як в кризовому реагуванні, так і в програмах розвитку.
• Уважність до деталей та аналітичні навички.
• Володіння англійською мовою (письмовою та усною)  є обов'язковим.
• Бажано знати вимоги донорів та мати досвід управління системами та процесами нагород НУО.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування
• Міжнародні умови праці
• Робочий день з 9 до 17 години
• Медичне страхування з першого робочого дня
• Курси іноземної мови за рахунок організації
• Офіс в центрі
• Pet friendly office
• Кава та смаколики в офісі

Політика захисту дітей:

Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає ретельну перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства. 

Здоров'я і безпека:

Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.

Якщо  Вас зацікавила вакансія, чекаємо на Ваш відгук. Резюме англійською мовою буде перевагою при розгляді. Також, будемо вдячні, якщо Ви вкажете очікуваний рівень зарплатні та рівень володіння англійською мовою.

Save the Children International is the humanitarian organization with more than 100 years of history. Save the Children was founded in May 1919 in London.

SCI has been working in Ukraine since 2014. The Organization started its work in the territory of the Donetsk region. Currently, SCI is expanding its activities to eight cities of Ukraine.

We work in the directions of education, child protection, overcoming child poverty, health care, and also we have advocacy activities related to the protection of children's rights

KEY AREAS OF ACCOUNTABILITY:

 Award Management

• Support the effective dissemination of award information so that all key contributing staff have a clear understanding of Save the Children processes and donor requirements and expectations.
• Facilitate the coordination of award kick-off meetings, keep minutes on agreed actions, follow up, and upload related kick-off documents in AMS.
• Facilitate effective and prompt communication with members and donors about their awards.
• closely with the partnership team on awards that have implementing partners.
• Coordinate with Finance, PDQ, and Operation for timely and quality donor reports and ensure timely and quality reports are submitted as per the donor deadline.
• Participate in monthly award review meetings both at the CO and field office.
• Support award close-out, helping project managers to ensure all tasks are completed as per the close-out checklist and that all required close-out documentation is kept in AMS. Ensure award close-out processes are officially completed in AMS.

Donor Compliance

• Understand the contracts signed with donors and make sure key compliance requirements are disseminated to all involved in the implementation of the projects.
• Liaise with members to ensure that all appropriate donor guidelines, procedures, and templates are available in-country and disseminate them to all involved in the project's implementation for proper use.
• Support the Award Manager to identify potential issues and amendment requests and ensure they are flagged promptly to donors via the relevant Save the Children member office.
• Work with internal and external auditors as necessary.

AMS/Award Management System Management 

• Ensure Award Management System (AMS) is updated with all required documents from the start to closeout of awards, like agreements, donor reports, amendments, closeout documents etc.
• Liaise with members to update report submission dates and upload submitted version of reports in AMS for International Donors.
• For local donors, this role is accountable to upload submitted version of reports and update submission dates in AMS.

QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE

•  Bachelor's Degree in finance, business administration and related field.
• Experience preferably in both emergency and development programmes
• Good attention to detail and analytical skills
• Computer literate (i.e. WORD, advanced Excel, Outlook, Internet Explorer, financial systems)
• Cultural awareness and ability to build relationships quickly with a wide variety of people
• Patient, adaptable, flexible, able to improvise and remain responsive and communicate clearly and effectively under pressure
• Excellent planning, management and coordination skills, with the ability to organise a workload comprised of varying and changing tasks and responsibilities.
• Strong communication (written and spoken) in English is essential.
• Desirable to Know donor requirements and experience of NGO award management systems and processes.

WE OFFER:

• Employment in accordance with Ukrainian legislation
• International working conditions
• Working hours from 09.00 till 17.00
• Medical insurance starting the first working day
• English courses paid by organization
• Office in the central part of the city
• Pet friendly office
• Coffee and cookies in the office

Child Safeguarding: 

We need to keep children safe so our selection process, which includes rigorous background checks, reflects our commitment to the protection of children from abuse. 

Health and Safety:

The role holder is required to carry out the duties in accordance with SCI Health and Safety policies and procedures. 

If you are interested in the vacancy, we are looking forward for your application. A СV in English will be an advantage. Also, we will be grateful if you indicate the expected salary level and the level of English language proficiency.