Compensation and Benefits Coordinator/ Експерт з компенсацій та пільг

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100-річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні. SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на вісім міст України, і Київ є одним із них. Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей.

МЕТА РОЛІ:

Експерт з  компенсацій та пільг (C&B) контролює своєчасне нарахування заробітної плати, адміністрування відпусток, обробку ініційованих компанією та обов'язкових виплат персоналу, проводить порівняльний аналіз та огляд заробітної плати під час розширення масштабів операцій з реагування на надзвичайні ситуації та перехідних етапів. 

Він/вона керує командою для забезпечення своєчасного нарахування заробітної плати та виплат відповідно до стандартів SCI та місцевих і податкових норм з дотриманням належної відповідності. Експерт з компенсацій та пільг проводитиме функціональні тренінги для співробітників відділу кадрів, що займаються питаннями компенсацій та пільг.

Основні обов’язки:   

• Контролює та надає підтримку членам команди щодо своєчасного нарахування заробітної плати, адміністрування відпусток, адміністрування пільг (ініційованих та обов'язкових), а також забезпечує достовірність даних.
• Оновлює та розробляє проекти процесів, систем та політик компенсацій та пільг.
• Тісно співпрацює з різними командами у плануванні та підготовці щорічного головного бюджету на управління персоналом, а також надає командам інформацію щодо розробки пропозицій.
• Тісно співпрацює з CO, RO, HQ, командою HR у проведенні аналізу заробітної плати та пільг, з метою забезпечення конкурентоспроможності на ринку.
• Забезпечує своєчасне оновлення та заповнення наступних звітів: - щомісячні звіти про заробітну плату, щомісячні табелі обліку робочого часу, щомісячний облік відпусток, щомісячний звіт про обов'язкові виплати -  соціальне страхування, медичне страхування тощо.
• Тісно співпрацює зі страховими компаніями, щоб гарантувати, що всі нові співробітники додавалися, будь-які зміни персональних даних оновлювалися, а ті, хто звільнився, видалялися.
• Перевіряє введення даних про заробітну плату та пільги в систему HR Oracle та забезпечує своєчасне введення/оновлення та достовірність інформації, що вноситься до системи.
• Надає підтримку в проведенні комплаєнс-аудиту SCI , донорів, трудових/податкових органів у тісній координації з фінансовим відділом, відділом нагород, відділом ризиків та комплаєнсу.
• Проводить функціональні тренінги для координаторів з питань оплати праці та пільг.
• Використовує всі наявні політики, практики, контрольні списки та інструкціїта забезпечує впровадження належної практики організації "Save the Children".

Щоб бути успішним, Вам необхідно  мати:   

• Мінімум 5 років досвіду роботи у сфері компенсацій та пільг; включаючи досвід розробки та впровадження кадрових планів.
• Попередній досвід роботи в НУО на керівній посаді в рамках комплексної програми в умовах надзвичайних ситуацій реагування/гуманітарного реагування.
• Підтверджений досвід роботи в сфері управління персоналом - досвід надання послуг з компенсацій та пільг для менеджерів та персоналу
• Досвід у проведенні аналізу заробітної плати, а також перегляду пільг.
• Відмінні навички вирішення та консультування зі складних питань. 
• Хороша увага до деталей
• Розуміння особливостей піклування про гуманітарний персонал, зокрема щодо питань соціального забезпечення, подолання стресу, відпочинку та підбиття підсумків.
• Хороші навички фасилітації та вміння проводити тренінги 
• Сильні комунікативні (письмові та усні) та міжособистісні навички англійською мовою, з досвідом роботи з мультикультурними командами.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування
• Міжнародні умови праці
• Робочий день з 9 до 17 години

Політика захисту дітей:

Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає сувору перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства. 

Здоров'я і безпека:

Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.

Якщо  Вас зацікавила вакансія, чекаємо на Ваш відгук. Резюме англійською мовою буде перевагою при розгляді. Також, будемо вдячні, якщо Ви вкажете очікуваний рівень зарплатні та рівень володіння англійською мовою. 

ROLE PURPOSE:    

Compensation and Benefits (C&B) Coordinator will oversee the timely payroll administration, leave administration, processing of company initiated and mandatory staff benefits, conducts salary benchmarking and review activities during the scale up of large emergency response and transition phases. C&B Coordinator will be expected to have an advisory role to different area offices on compensation and benefit process and policies. S/He leads the team to ensure timely processing of payroll and benefits administration aligned with SCI standards and local and tax regulations in observance of due compliance. Compensation and Benefits Coordinator will lead the functional HR training for focal HR staff supporting area of compensation and benefits.

Key areas of accountability:  

• Oversees and provides support to team members for timely payroll administration, leave administration, benefits (company initiated and mandatory) administration and ensures accuracy of data.
• Updates and draft compensation and benefits processes, systems and policies, forms, and ensures the salary and benefits.
• Supports closely the different teams in the annual master HR budget planning and preparation and gives input on the proposal design to the teams.
• Collaborates closely with CO, RO, HQ, HR network group, in the conduct of salary and benefits review to ensure competitive salary scale and benefits within the market.
• Ensures the following reports are timely updated and completed – monthly payroll reports, monthly timesheets, monthly leave tracker, monthly mandatory benefits report – i.e. social security, health, etc.
• Collaborates closely with insurance companies - health, life, and accident – to ensure all new staff are added, any change of personal data is updated, leavers were deleted, in its database and checks utilization report and staff feedback on services received.
• Reviews the salary and benefits data entry in HR Oracle system and ensures timely entry/update and accurate information is entered in the system.
• Provides the support in compliance audit of SCI, donors, labour/tax offices, in close coordination with Finance, Awards, and Risk and Compliance teams.
• Conducts functional trainings to payroll and benefits focal staff per offices and ensure compensation and benefits activities in all offices are aligned within SCI policies and local labour and tax legislation.
• Make use of all available policy, practice, checklists and guidelines (HR minimum standards, emergencies HR toolkits) and ensure Save the Children good practice is in place.

 Experience and skills:   

• 5 years or more of work experience with compensation and benefits; including experience in the development and implementation of strategic and operational HR plans through a number of planning cycles
• Prior NGO experience at management level within a complex country program in emergency response/humanitarian environments
• Proven operational HR track-record – experience of providing a compensation and benefits service to managers and staff
• Experienced in conduct of salary review and benchmarking activities and benefits review
• Excellent skills in handling and advising on complex people management issues
• Good attention to detail
• Understanding staff care for humanitarian staff, in particular approaches to welfare, stress, R&R and debriefing
• Good facilitation skills and ability to deliver induction briefing/training
• Strong communication (written and spoken), and interpersonal skills in English, with experience in managing multicultural teams