Finance Coordinator/Фінансовий координатор

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100-річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні. SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на вісім міст України, і Київ є одним із них. Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей.

МЕТА РОЛІ: 

Фінансовий координатор - працівник на цій посаді відповідатиме за управління фінансовою функцієюшляхом підтримання ефективного фінансового контролю за всіма фінансовими питаннями в Регіональному офісі. Він/вона такожвідповідатиме за надання фінансової інформації, технічної підтримки та участі у плануваннібухгалтерського обліку та звітності, проведення фінансового аналізу з метою надання керівництву офісу можливості здійснювати ефективне управління фінансами шляхом прийняття обґрунтованих рішень.

 Основні обов’язки:  

• Щоденна фінансова звітність та операції на рівні представництва в країні.
• Відповідає за перевірку платіжних ваучерів для польових офісів з метою забезпечення правильного кодування, заповнення документації з високою якістю даних, розміщення. 
• Проведення раз на два тижні координаційних зустрічей з представництвами.
• Перевірка та розміщення в системі Agresso введених фінансових транзакцій для польового офісу.
• Відповідальність за моніторинг авансів персоналу польових офісів з метою забезпечення дотримання політики авансування та мінімізації залишків авансів.
• Надавати підтримку в навчанні та наставництві фінансової команди польових офісів, надаючи творчі рішення для повсякденних фінансових питань.
• Відповідальність за участь у всіх тендерах, що відкриваються в польових офісах, в якості фінансових координаторів за запитом.
• Участь у визначенні критеріїв для всіх тендерів, відкритті тендерних пропозицій, перевірці PR, участь у фінансовому аналізі всіх тендерів, що проводяться за участю Представництв.
• Нагляд, перевірка, розміщення та управління грошовими переказами третіх осіб для польових офісів. Шляхом перевірки документів та відправлення переказів.
• Підтримка в управлінні різними рахунками в Agresso для польового офісу, такими як (нарахування, аванси персоналу та програм, передоплата, міжкраїнні та банківські рахунки польового офісу, щомісячна звірка).
• Надання технічної підтримки та допомоги розпорядникам бюджетів у підготовці, управлінні, перегляді, моніторингу та звітності щодо планів та бюджетів регіональних представництв, забезпечуючи при цьому точність та відповідність бюджетним та донорським вимогам. 
• Ескалація будь-яких помічених фінансових ризиків / шахрайських дій.
• Виконувати обов'язки фінансового менеджера, коли він перебуває у відпустці. 
• Уважно стежити за всіма фінансовими заходами програми, інформувати керівника програми та менеджера з фінансів та адміністрування про всі ситуації, які можуть мати негативний вплив на внутрішній контроль або фінансовий менеджмент. 
• Допомагати команді програми у підготовці звітів для донорів.
• Забезпечення відповідності звітності донорів усім вимогам донорської фінансової звітності.

Щоб бути успішним, Вам необхідно  мати:  

• Попередній досвід фінансового менеджменту від 3 до 7 років з хорошими навичками обчислення, наприклад, для розрахунку ПДВ та розподілу платежів за центрами витрат.
• Досвід роботи в мультивалютному середовищі та управління фінансами партнерів по впровадженню.
• Відмінне володіння MS Excel та аналітичними навичками, вміння працювати з великими обсягами даних.
• Хороші організаційні та адміністративні навички для забезпечення своєчасної подачі всієї документації та легкого доступу до неї.
• Відмінні комунікативні навички по телефону, при особистих зустрічах і в письмовій формі, щоб мати можливість чітко пояснювати процеси і вирішувати питання з постачальниками та іншими колегами.
• Здатність планувати та визначати пріоритети власної роботи для дотримання встановлених термінів.
• Здатність працювати в рамках встановлених інструкцій щодо оплати рахунків/витрат та виявляти випадки, коли ці інструкції не дотримуються. 
• Проактивний підхід до вирішення будь-яких питань, які можуть виникнути, шляхом оцінки їх впливу та визначення тих, які необхідно передати лінійному керівнику або на наступний рівень. 
• Знання фінансової системи Agresso або будь-якої іншої автоматизованої фінансової системи.
• Добре володіння письмовою та усною англійською мовою.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування
• Міжнародні умови праці
• Робочий день з 9 до 17 години

Політика захисту дітей:

Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає сувору перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства. 

Здоров'я і безпека:

Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.

Якщо  Вас зацікавила вакансія, чекаємо на Ваш відгук. Резюме англійською мовою буде перевагою при розгляді. Також, будемо вдячні, якщо Ви вкажете очікуваний рівень зарплатні та рівень володіння англійською мовою. 

Save the Children International is the humanitarian organization with more than 100 years of history. Save the Children was founded in May 1919 in London.

SCI has been working in Ukraine since 2014. The Organization started its work in the territory of the Donetsk region. Currently, SCI is expanding its activities to eight cities of Ukraine.

We work in the directions of education, child protection, overcoming child poverty, health care, and also we have advocacy activities related to the protection of children's rights

Role purpose :    

The Finance Coordinator (FC) The jobholder will be responsible for managing the finance function by maintaining effective financial controls of all the financial matters in the Area office. He/she will further be responsible for providing financial information, technical support and inputs to planning, accounting and reporting processes, undertaking financial analysis to enable the office management team perform strong financial management by making informed decision in programme implementation and follow up.

Key areas of accountability: 

• Responsible for checking payment vouchers for field office to ensure correct coding, completion of documentation with high data quality, posting. provide financial approval above FO/FA authority and to ensure that they are verified and approved by appropriate officials as per Scheme of Delegations (SOD). Conduct biweekly coordination meeting with FOs.
• Reviewing and posting entered financial transactions in Agresso for the field office.
• Responsible for monitoring program staff advances for the field office staff to ensure that advance policy is adhered to, and advance balance have been minimized and if not, ensure that corrective action is taken.
• Maintain a good business partnering relationship with all function in CO and field offices to ensure smooth financial implementation of projects.
• Support in coaching and mentoring field office finance team by providing creative solution for day-to-day financial operations issues.
• Accountable for Attending all FO tenders opening as finance focal points upon request.
• Participate in criteria identifications for all tenders, Open tenders envelop, check PRs, participate in financial analysis across all FOs tenders.
• Oversight, review, post and mange third party remittance for field office. By checking documents & posting transfers.
• Support for managing different accounts in Agresso for the field office such as (Accrual, Staff &program advances, prepayment, intercountry, and field office banks account monthly reconciliation).
• Provide technical support and inputs to budget holders in the preparation, management, revisions, monitoring and reporting on the area field office plans and budgets while ensuring accuracy and compliance with budgetary and donor requirements.
• Escalate any noted financial risks / fraud activities directly to Country Finance Director.
• Cover Finance Manager duties when is on leave. 
• Coordinate in close contact with the CO Finance Manager and Award Manager all internal and external audits and reviews of field office. 
• Closely monitor all finance programme activities, keep the country programme manager and the finance and administration manager advised of all situations which have the potential for a negative impact on internal controls or financial management.
• Assist the programme team in the preparation of donor reports. Ensure that donor reporting meets all donor financial reporting requirements. 
• Any other tasks assigned by the line manager.

Experience and skills:  

• Previous 3-7 years’ financial management experience with good numeracy skills, e.g. to calculate VAT and allocate payments across cost centres.
• Experience of working in a multi-currency environment & Implementation Partners financial management.
• Excellent MS Excel and analytical skills, ability to work with large amounts of data.
• Good organisation and administration skills to ensure that all documentation is filed on a timely basis and is easily accessible
• Excellent communication skills on the phone, face-to-face and in writing to be able to explain processes clearly and resolve queries with suppliers and other colleagues. 
• Ability to plan and prioritise own work to meet deadlines.
• Ability to work within set guidelines for the payment of invoices/expenses and identify instances when the guidelines are not being followed.
• A proactive approach to resolving any issues that may arise, by assessing their impact and identifying those that need to be passed to line manager or next level.
• Knowledge of Agresso finance system or any other automated financial system.
• Good written & oral English proficiency.

We offer:

• Employment in accordance with Ukrainian legislation
• International working conditions
• Working hours from 09.00 till 17.00
• Medical insurance starting the first working day
• English courses paid by organization
• Office in the central part of the city
• Pet friendly office
• Coffee and cookies in the office

Child Safeguarding: 

We need to keep children safe so our selection process, which includes rigorous background checks, reflects our commitment to the protection of children from abuse. 

Health and Safety:

The role holder is required to carry out the duties in accordance with SCI Health and Safety policies and procedures. 

If you are interested in the vacancy, we are looking forward for your application. A СV in English will be an advantage. Also, we will be grateful if you indicate the expected salary level and the level of English language proficiency.