Адміністратор/спеціаліст з управління персоналом / Admin/HR Officer

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100-річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні. 

SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на вісім міст України, і Миколаїв є одним із них. 

Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей.

Основні обов’язки: 

• Збір первинних даних (тобто персональних даних, контрактів/договорів, підписаних політик, сертифікатів про проходження тренінгів тощо), забезпечення їх наявності в особових справах;
• Підготовка кадрових договорів, документів, наказів, листів, довідок відповідно до законодавства України;
• Допомагати HR/Admin Manager у відстеженні заповнення табелів обліку робочого часу для національного/міжнародного персоналу;
• Збирати, перевіряти та відстежувати форми відпусток та підтримує оновлення системи обліку відпусток для національного/міжнародного персоналу;
• Підтримувати, зберігати та регулярно оновлювати інформацію про завершені вступні інструктажі для нових співробітників; 
• Комунікація з ІТ-командою з питань облікових записів електронної пошти персоналу;
• Підтримувати всі трекери для швидкого пошуку інформації в міру необхідності (трекер відпусток, трекер рекрутингу і т.д.);
• Підтримувати менеджера з управління персоналом/адміністратора з даними для подання платіжних документів на виплату заробітної плати у фінансовий відділ; 
• Відповідати за належне управління документацією та звітами для допоміжного персоналу (контракти на надання послуг, рахунки-фактури, рекомендаційні листи, звіти про відрядження і т.д.); 
• Допомагати в оновленні системи управління ефективністю роботи та готує звіти на основі потреб; 
• Надавати підтримку у виконанні всіх завдань, пов'язаних з повсякденною кадровою діяльністю; 
• Допомагати в оформленні страховок для персоналу; 
• Замовлення посвідчень особи та візитних карток для персоналу;
• Допомагати старшому менеджеру з персоналу/адміністрації у підготовці документації для взаємодії із зовнішніми сторонами з питань реєстрації персоналу, оподаткування, страхування, навчання та розвитку, оздоровлення та інших;
• Допомагати в організації та проведенні тімбілдінгових заходів, тренінгів для персоналу "Save the Children of Ukraine";
• Допомагати HR/Admin Manager у належному документуванні та проведенні процесів підбору персоналу відповідно до вимог принципів безпечного найму;
• Забезпечувати своєчасне та коректне оновлення записів в HR Oracle System;
• Надавати підтримку з адміністративними функціями, коли це необхідно. 

Щоб бути успішним, Вам необхідно  мати: 

• Диплом про освіту, бажано вища освіта;
• Мінімум 1 рік досвіду роботи в сфері управління персоналом або роботи з даними;
• Знання українського трудового законодавства;
• Бажано знання або досвід роботи в неурядових організаціях;
• Бажано знання систем Oracle HR/ Taleo;
• Відмінні навички міжособистісного спілкування;
• Хороші навички усного та письмового спілкування англійською (B2 або вище) та українською/російською мовами;
• Комп'ютерна грамотність (включаючи робочі знання Microsoft Office та баз даних).

Політика захисту дітей:

Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає сувору перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства. 

Здоров'я і безпека:

Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.

Якщо  Вас зацікавила вакансія, чекаємо на Ваш відгук. Резюме англійською мовою буде перевагою при розгляді. Також, будемо вдячні, якщо Ви вкажете очікуваний рівень зарплатні та рівень володіння англійською мовою. 

Save the Children International is the humanitarian organization with more than 100 years of history. Save the Children was founded in May 1919 in London.

SCI has been working in Ukraine since 2014. The Organization started its work in the territory of the Donetsk region. Currently, SCI is expanding its activities to eight cities of Ukraine, and Dnipro is one of them.

We work in the directions of education, child protection, overcoming child poverty, health care, and also we have advocacy activities related to the protection of children's rights.

Main responsibilities:

• Collection of primary data (i.e. personal data, contracts/agreements, signed policies, training certificates, etc.), ensuring their availability in personnel files;
• Preparation of HR contracts, documents, orders, letters, certificates in accordance with Ukrainian legislation;
• Assist HR/Admin Manager in tracking the completion of timesheets for national/international staff;
• Collect, verify and track leave forms and maintains up-to-date leave record system for national/international staff;
• Maintain, store and regularly update information on completed induction briefings for new staff;
• Liaise with IT team on staff email accounts;
• Maintain all trackers to quickly find information as needed (leave tracker, recruitment tracker, etc.);
• Support the HR Manager/Administrator with data to submit payroll documents to the finance department; 
• Responsible for proper management of documentation and reports for support staff (service contracts, invoices, letters of recommendation, travel reports, etc.); 
• Assist in updating the performance management system and prepares reports based on needs;
• Provide support in all tasks related to day-to-day HR activities; 
• Assist in arranging insurance for staff; 
• Ordering ID cards and business cards for staff;
• Assist the Senior HR/Administration Manager in preparing documentation for interaction with external parties on staff registration, taxation, insurance, training and development, wellness, etc;
• Assist in organizing and conducting team building events, trainings for Save the Children of Ukraine staff;
• Assist HR/Admin Manager in proper documentation and conduct of recruitment processes in accordance with the requirements of safe recruitment principles;
• Ensure timely and correct updating of records in HR Oracle System;
• Provide support with administrative functions when required. 

To be successful you will need to have:

• Diploma in Education, preferably higher education;
• Minimum 1 year of experience in HR or data management;
• Knowledge of Ukrainian labor legislation;
• Knowledge or experience of working in non-governmental organizations is desirable;
• Knowledge of Oracle HR/ Taleo systems is desirable;
• Excellent interpersonal communication skills;
• Good oral and written communication skills in English (B2 or higher) and Ukrainian/Russian;
• Computer literacy (including working knowledge of Microsoft Office and databases).

We offer:

• Official employment
• International working conditions
• Working day from 9 a.m. to 5 p.m

 Child Safeguarding: 

We need to keep children safe so our selection process, which includes rigorous background checks, reflects our commitment to the protection of children from abuse. 

Health and Safety:

The role holder is required to carry out the duties in accordance with SCI Health and Safety policies and procedures. 

 If you are interested in the vacancy, we are looking forward for your response. A СV in English will be an advantage. Also, we will be grateful if you indicate the expected salary level and the level of English language proficiency.