Фахівець по роботі з документацією

Місце роботи: Львів

Дата початку: лютий 2023 року 

Організація «Людина в біді» здійснює свою діяльність в Україні з початку серпня 2014 року і з тих пір, гуманітарні програми швидко розширюються. В даний час, "Людина в біді" є однією з основних гуманітарних організацій в Україні, яка надає нейтральну і незалежну гуманітарну допомогу людям, які постраждали від конфлікту. 

PIN є роботодавцем, який надає рівні можливості, тому заявки приймаються від усіх кваліфікованих кандидатів без розрізнення за будь-якими ознаками, включаючи расу, етнічну приналежність, національність, вік, релігію, інвалідність, сексуальну орієнтацію, статеву ідентичність та інші. PIN приймає заявки від представників різних груп та цінує різноманіття.

Загальна інформація про посаду

Під загальним керівництвом Старшого бухгалтера, Фахівець по роботі з документацією здійснює технічну підтримку організації з роботи в програмі  ELO, архівацію контрактів та надає підтримку під час аудитів та інші обов’язки  зазначені у розділі 2. Фахівець по роботі з документацією   співпрацює з фахівцями з фінансів,  бухгалтерами та співробітниками програм. 

Конкретні обов'язки та відповідальність :

• збирає підписані договори з тимчасовими номерами;
• збирає нові договори, додатки до договорів, документи про закінчення договорів, та після того, як зробить скан-копію  та завантажить в електронний архів ELO, архівує  їх належним чином;
• вносить та підтверджує нові договори в Navision та пов'язує їх із завданнями  в  ELO;
• присвоює оригіналу договору номер з Navision до моменту фінального сканування та архівації;
• щоденно перевіряє завдання в  програмному забезпеченні ELO;
• збирає оригінали підписаних договорів та  перевіряє,   щоб персонал проекту  правильно, регулярно та без затримок,  надсилав   WF уповновженим особам за його підтвердження;
• забезпечує, щоб скан-копії  в електронному архіві  ELO співпадали з оригіналами в підшивках;
• допомагає персоналу проектів з щоденними завданнями та питаннями щодо програми ELO;
• готує та проводить тренінги по роботі з  програмою ELO;
• допомагає керівнику та колегам з відділу збирати документацію для звітів перед донорами та аудитів;
• дотримується  Правил фінансової безпеки та збереження конфеденціальності;
• допомагає Старшому бухгалтеру та Менеджеру з питань бухгалтерії та дотримання вимог донорів з іншими завданнями, дорученими  ними.

Необхідний досвід та кваліфікація 

• Вища освіта (бакалавр або вище) в бізнес-адмініструванні, фінанси, бухгалтерський облік
• Досвід роботи від 3 років
• Досвід роботи з контрактами, рахунками-фактурами та впорядкуванням документів
• Рівень англійської не менше А2-В1
• Навички роботи з ПК (офісний пакет Microsoft)
• Навички самоорганізації
• Відповідальність, скрупульозність та уважність до деталей

Ми пропонуємо:

• Заробітна плата за шкалою заробітної плати PIN: 1140  USD GROSS (на випробувальному терміні 3 місяці, після успішного проходження, збільшення заробітної плати на 5% та продовження контракту)
• Позитивне робоче середовище у налагодженій та зростаючій гуманітарній організації;
• 5% річне збільшення заробітної плати;
• Відшкодування витрат на проїзд між офісами та районами роботи;
• Можливості професійного розвитку за допомогою різноманітних заходів з збільшення потенціалу, таких як тренінги, семінари та інше
• 28 днів щорічної відпустки + 3 новорічних бонусних днів відпуски.

Процедура подання заявки:

Будь ласка, надішліть чітко позначені резюме та мотиваційний лист.  Зверніть увагу, що ми зв'яжемся лише з відібраними кандидатами. Письмові тести та співбесіди будуть проводитись поступово, а вакансія буде закрита при підтвердженні кандидатури на посаду.

Зверніть увагу, що PIN не стягує комісію на жодному етапі процесу набору персоналу.