Personal Assistant to the Board Member

The Personal Assistant to the Board Member is responsible for providing comprehensive support to the Manager, and managing the organization's office operations, including working remotely with the team.

This dynamic position requires the ability to anticipate needs, think critically, and offer solutions to problems with a high level of professionalism and confidentiality.

Duties and responsibilities

• Provide sophisticated calendar management. Prioritize inquiries and requests while troubleshooting conflicts; make judgements and recommendations to ensure smooth day-to-day engagements.

• Arrange and handle all logistics for events: schedule meetings; calls, vide conference calls, draft agendas; greeting visitors, develop, compile, and distribute presentation materials; and record meeting minutes.

• Complete a broad variety of administrative tasks that facilitate the Manager's ability to effectively lead the organization, including: assisting with special projects; designing and producing complex documents, reports, and presentations; collecting and preparing information for meetings with staff and outside parties; composing and preparing correspondence; maintaining contact lists; making travel arrangements; and completing expense and mileage reports.

• Serve as the primary point of contact for internal and external constituencies on all matters pertaining to the Manager, including those of a highly confidential or critical nature.

• Work closely with the Manager to keep them well informed of upcoming commitments and responsibilities, following up appropriately.

• Capability to work with a non-Ukrainian / non-Russian speaking Manager, providing language assistance in relevant circumstances.

• Monitor calendar priorities, reminders, due dates, in-box (for critical messages); assist Manager if and when directed so in minuting meetings and tracking / collecting deliverables from team.

Requirements

• At least 1+ year proven experience as Personal Аssistant role or other relevant administrative support experience

• Fluent English, Ukrainian and Russian are the must

• In-depth understanding of entire MS Office suite

• Ability to organize a daily workload by priorities

• Must be able to meet deadlines in a fast-paced quickly changing environment

• Proactive approach to problem-solving with strong decision-making skills

• Excellent communication skills

What we offer:

• Official employment
• Medical insurance
• Interesting projects and challenging tasks
• Highly professional team
• Unique working environment with variety of knowledge sharing opportunities
• Office in the city center

Ви не впевнені, чи надсилати резюме? Думаєте, що на заваді буде зрілий вік або обмеження через стан здоров’я та фізичні можливості?
Не сумнівайтеся. ПриватБанк надає рівні можливості всім кандидатам і вітає у своїй команді різноманітність.
Ми переконані, що різноманітність та інклюзія допомагають досягати амбітних результатів у бізнесі й щодня створювати омріяне майбутнє для співвітчизників. Усі кваліфіковані кандидати отримують рівні можливості під час відбору на вакантні посади незалежно від расової чи етнічної належності, статі, віку, сімейного стану та інвалідності.
Якщо ви є особою з обмеженими можливостями або маєте статус особи з інвалідністю, ми надамо вам додаткову допомогу й супровід упродовж процесу відбору.
Просимо звертатися на Отправить резюме для особистої консультації щодо вакансії, яка вас зацікавила. Банк докладає максимум зусиль для створення робочих місць відповідно до вимог певного статусу.