Эта вакансия уже завершена
Резюме роботи
Помічник відділу закупівель допомагає в купівельних процесах в межах країні відповідно до Політики закупівель «Самарітенз Перс», забезпечуючи умови для відповідального витрачання коштів місії шляхом проведення тендерів. Основні обов'язки передбачають оновлення трекерів і баз даних в Excel, систематизацію закупівельної документації й управління активами «Самарітенз Перс Україна». Додаткові обов'язки включають (але не обмежуються ними): контроль за проведенням платежів постачальникам, навчання основам політики закупівель і роботу з хмарними файловими системами. Помічник відділу закупівель співпрацює з командою спеціалістів із закупівлі, звітує перед керівником відділу закупівлі і транспорту і відповідає за дотримання стандартів етики й доброчесності Місії. Прийнятний результат роботи: створення легкодоступної, надійної організаційної системи відповідно до очікувань всіх зацікавлених сторін «Самарітенз Перс Україна».
Посадові обов'язки
- Оновлення Трекеру закупівель і Трекеру виконання договорів відповідно до графіка.
- Перегляд Бази постачальників відповідно до Політики закупівель «Самарітенз Перс».
- Координування дій зі спеціалістами із закупівлі для щоденного збору, сканування і збереження закупівельної документації.
- Регулярний перегляд Теки закупівлі у Сховищі та внесення змін відповідно до потреб команди спеціалістів із закупівлі.
- Управління всіма активами «Самарітенз Перс» в Україні: маркування, управління й розпорядження активами відповідно до вимог внутрішньої політики.
- Навчання інших працівників і відділів основам Політики закупівель і очікувань «Самарітенз Перс».
- Регулярне оновлення статусу для керівника відділу закупівлі і транспорту, старшого операційного менеджера, а також інших зацікавлених сторін закупівельного процесу.
- Ініціативність у створенні й оптимізації процесів відповідно до Політики закупівель, звітуванні керівникові відділу закупівлі і транспорту.
Необхідні навички
Для успішної роботи кандидат повинен дотримуватися кодексу поведінки «Самарітенз Перс», а також задовільно виконувати всі основні обов'язки. Наведені нижче вимоги включають необхідні знання, навички і/або вміння. В розумних межах є можливим створення умов для виконання основних обов'язків особами з обмеженими можливостями.
- Командний гравець.
- Вміння брати відповідальність за помилки і їх виправлення.
- Творчий і незалежний підхід до виконання роботи в рамках суворої організаційної системи.
- Можливість їздити у відрядження і вміння працювати в несприятливих умовах, під тиском.
- Середній рівень знання Excel і Outlook з бажанням подальшого розвитку.
Вимоги щодо освіти/досвіду
- Ступінь бакалавра.
- Попередній досвід на адміністративній посаді.
Мови
Англійська й українська – обов'язково. Вміння читати й розуміти такі англомовні документи, а саме договори, методичні інструкції й нормативно-правові акти. Вміння складати планові звіти й вести листування англійською мовою.
Вміння аналізувати
Вміння вирішувати практичні проблеми і враховувати різні конкретні змінні в ситуаціях обмеженої стандартизації. Розуміти різноманітні інструкції, надані в письмовій, усній формі, у вигляді схем чи графіків.
Робоче середовище
Представлені характеристики робочого середовища є приблизним описом тих, в яких буде знаходитися працівник під час виконання основних посадових функцій. В розумних межах є можливим створення умов для виконання основних обов'язків особами з обмеженими можливостями.
· Зазвичай, рівень шуму в робочому середовищі помірний, але працівники інколи повинні знаходитись в умовах гучних звуків в місцях виконання ремонтних і будівельних робіт.
· Можливі відрядження в межах країни, що включає ризики інфекційних захворювань, роботу в спекотних і вологих погодних умовах.
· Робота в мінливому контексті безпеки.
Висилайте резюме англійською мовою.
Вакансія дійсна до 30 вересня 2023.