Адміністративний помічник

Резюме роботи 

Адміністративний помічник працюватиме та підтримуватиме всі програми в українському офісі Samaritan’s Purse, зокрема Shelter/NFI та WASH. Основні обов’язки адміністративного офіцера включають звітування та підтримку відповідності для кожного відділу. 

Робочі обов'язки

• Регулярно спілкуватися з PM, щоб розуміти завдання та пріоритети.

• Створювати, обмінюватися та збирати договори та рахунки-фактури для забезпечення дотримання законодавства України.

• Стежити, щоб усі програмні дані, включаючи угоди, перевірялися та оновлювалися для точного відстеження прогресу, моніторингу та ведення записів.

• Допомагати в написанні своєчасних та якісних місячних звітів, звітів про оцінку, квартальних звітів і підсумкових звітів.

• Професійно спілкуватися з партнерами за запитом.

• Дотримуватися правил і процедур Samaritan's Purse, як визначено в Посібнику з політики.

• Інші обов'язки, які конкретно не визначені у змісті посадової інструкції, можуть бути розподілені старшим програмним менеджером залежно від потреб.

Необхідні навички

Щоб успішно виконувати цю роботу, особа повинна бути готова дотримуватися кодексу поведінки Сумки Самарянина, а також мати можливість задовільно виконувати кожен основний обов’язок. Вимоги, наведені нижче, відображають необхідні знання, навички та/або здібності. Можуть бути зроблені розумні пристосування, щоб дозволити особам з обмеженими можливостями виконувати основні функції.

• Бути скромним командним гравцем і вміти створювати сильний командний дух.

• Здатність звертати увагу на деталі, забезпечувати точність.

• Вміння адаптуватися до змін, складних та непередбачуваних ситуацій.

• Хороші комунікативні навички та навички спілкування для координації роботи з персоналом і партнерами.

• Хороші навички роботи з Word, Excel і Outlook.

Потрібна освіта/досвід

• Ступінь бакалавра (B.A.) чотирирічного коледжу чи університету та/або 1-2 роки досвіду роботи з адміністрацією.

Мова 

Англійська та українська мови обов’язкові. Вміння читати та перекладати документи англійською мовою. Вміння писати планові звіти та листуватися англійською мовою.

Здатність міркувати

Здатність вирішувати практичні проблеми та мати справу з різними конкретними змінними в ситуаціях, коли існує лише обмежена стандартизація. Здатність інтерпретувати різноманітні інструкції, представлені в письмовій, усній формі або у вигляді графіка.

Робоче середовище

Характеристики робочого середовища, описані тут, є репрезентативними для тих, з якими стикається працівник під час виконання основних функцій цієї роботи. Можуть бути зроблені розумні пристосування, щоб дозволити особам з обмеженими можливостями виконувати основні функції.

• Рівень шуму в робочому середовищі, як правило, помірний, але працівники можуть піддаватися впливу гучних звуків навколо місць технічного обслуговування та будівництва.

• Може подорожувати країною, яка піддається інфекційним захворюванням, спекотним і вологим погодним умовам.

• Працювати в мінливому контексті безпеки.

Вакансія дійсна до 30 квітня 2023.