Programmes Assistant, Translator / Адміністративний помічник, перекладач

On a day-to-day basis the programs assistant is involved in a wide variety of activities involving logistics, HR, finance, programs, security and staff supervision. This provides valuable support to the programme staff, enabling them to focus on their core activities.

Medair began operating in Ukraine early in March 2022 in response to a conflict arising between Russia and Ukraine. Interventions in the sectors of Health, Mental Health, Shelter, Distributions, and Water & Sanitation are delivered by a diverse team of professionals located across the country. Some are static, other are roving to support multiple locations.

Major Duties and Responsibilities

Finance and Accounting

• Uphold the humanitarian principles of humanity, neutrality, impartiality, and independence.
• Respect the Medair values at all times, both within and outside of working hours. 
• Know, understand, and comply with Medair internal policies and procedures.
• Support day-to-day accounting functions of the programme.
• Work with the Finance/HR teams to support the delivery of:
  1. Accurate monthly accounts 
  2. NRS payroll preparation
  3. Prepare for and support internal and external financial audits

Human Resources Management

• Support the HR team and line managers to implement talent management, update or roll-out of staff guidelines.
• Support the HR team and leadership with inductions and onboarding of new staff and casual workers.

Logistics

• Support the day-to-day logistical functions of the programme.
• Support planning daily staff movements considering staff and fleet availability and programme requirements.
• Welcoming and briefing new Medair staff and visitors.
• Work with the relevant field managers and the HQ Finance Officer in preparing the base budget.

Communication and Translation

• Develop and maintain a transparent, honest and supportive communication structure with colleagues.
• Support technical program and support officers in translation of location specific documentation between Ukrainian <> English.
• Develop and maintain positive relationships with local authorities, other NGOs and any other stakeholders, representing Medair and ensuring good co-operation and partnerships
• Ensure strict confidentiality is maintained in all areas of work
• Attend and translate meeting discussions as requested
• Refer to the Medair staff before making any internal or external commitment on behalf of Medair whether verbal or written
• Support other activities, as required and identified by Medair

Security

• Support compliance with Medair security policies and protocols. 

Qualification / Experience 

Vocational qualification 

• Qualification in relevant subject and/or equivalent hands-on experience in relevant field

 Work experience 

• Experience in teaching/translating English and Ukrainian in a business environment
• Experience of working in a cross-cultural setting experience in a not-for-profit organisation 

Languages 

• Good English (spoken and written), Ukrainian
• Knowledge of Ukrainian language 

IT 

• Computer literate with good working knowledge of Microsoft Excel, Word and Outlook 
• Experience of working with different accounting packages       

Motivation 

• Desire to serve others. 
• Enjoys a challenge and works hard to achieve objectives
•  Enthusiastic, compassionate, self-motivated, ready to help colleagues 

Team-building 

• Team-player who enjoys working in a team setting. 
• Good inter-personal skills 
• Previous experience of living and working in a multi-cultural team. 
• Encouraging, supportive. 
• Good conflict resolution skills 

Adaptability 

• Capacity to work under pressure and manage personal stress levels. 
• Creative, open-minded, flexible, self-learner
• Can prioritise work to meet deadlines
• Able to cope with basic living conditions in the field and during field trips
• Willingness to be stretched professionally, personally, and spiritually

 Technical expertise 

• Problem solving ability. 
• Competent with administrative tasks. 
• Organised and structured with good attention to detail 
• Good communicator
•  Knowledge of humanitarian context 

Management and leadership 

• Able to make decisions within a consultative and supportive framework 
• Respectful, accountable, honest
•  Able to motivate others 
• Experience in coaching and training 

Medair is committed to a diverse and inclusive workplace and an equal opportunity employer. For individuals with disabilities who would like to enquire about an accommodation, please contact us for more information

Повсякденно програмний асистент бере участь у різноманітних видах діяльності, пов’язаних із логістикою, кадрами, фінансами, програмами, безпекою та наглядом за персоналом. Це надає цінну підтримку персоналу програми, дозволяючи їм зосередитися на своїй основній діяльності.

Medair почала працювати в Україні на початку березня 2022 року у відповідь на конфлікт між Росією та Україною. Втручання у сферах охорони здоров’я, психічного здоров’я, житла, розподілу та водопостачання та санітарії здійснюються різноманітною командою професіоналів, розташованих по всій країні. Деякі є статичними, інші пересуваються для підтримки кількох місць.

Основні обов'язки та відповідальність

Фінанси та бухгалтерський облік

• Підтримка  гуманітарних принципів гуманності, нейтралітету, неупередженості та незалежності.
• Повага цінностей Medair завжди, як у робочий час, так і поза ним.
• Знання, розуміння та дотримування внутрішньої політики та процедур Medair.
• Підтримка повсякденних облікових функцій програми.
• Співпраця з відділом фінансів/HR, щоб підтримати надання:
  1. Точні щомісячні рахунки
  2. Розрахунок заробітної плати НРС
  3. Підготовка та підтримка внутрішнього та зовнішнього фінансового аудиту

Управління людськими ресурсами

• Підтримка  команду відділу кадрів і лінійних керівників у впровадженні управління талантами, оновленні або розгортанні інструкцій для персоналу.
• Підтримка  команду відділу кадрів і керівництво, вводячи в курси та залучаючи нових співробітників і тимчасових працівників.

Логістика

• Підтримка матеріально-технічний функції програми.
• Підтримка планування щоденних переміщень персоналу з урахуванням наявності персоналу та автопарку та вимог програми.
• Зустрічі та ознайомлення з новим персоналом і відвідувачами Medair.
• Співпраця з відповідними керівниками на місцях і фінансовим фахівцем штаб-квартири над підготовкою базового бюджету.

Комунікація та переклад

• Розвиток та підтримка прозоррї, чесної структури спілкування з колегами.
• Підтримка фахівців програмного напрямку та допоміжних фахівців з перекладом конкретної документації з української на англійську.
• Розвивайте та підтримуйте позитивні відносини з місцевою владою, іншими НУО та будь-якими іншими зацікавленими сторонами, представляючи Medair та забезпечуючи хорошу співпрацю та партнерство
• Забезпечте сувору конфіденційність у всіх сферах роботи
• Відвідуйте та перекладайте дискусії на зустрічі за запитом
• Комунікація з персоналом Medair, до прийняття будь-яких внутрішніх чи зовнішніх зобов’язань від імені Medair, усних чи письмових
• Підтримка  інших видів діяльності, якщо це потрібно та визначено Medair

Безпека

• Підтримка дотримання правил безпеки Medair політики та протоколи

Професійна кваліфікація 

• Кваліфікація у відповідній галузі та/або еквівалентний практичний досвід у відповідній галузі

 Досвід роботи 

• Досвід викладання/перекладу англійської та української мов у бізнес-середовищі
•  Досвід роботи в міжкультурному середовищі, досвід роботи в некомерційній організації 

Мови 

• Добре знання англійської (розмовної та письмоврї), української
• Знання української мови 

IT 

• Володію комп’ютером, добре володію Microsoft Excel, Word та Outlook 
• Досвід роботи з різними бухгалтерськими пакетами        

Мотивація 

• Бажання служити іншим. 
• Полюбляє виклики та наполегливо працює для досягнення цілей
• Ентузіазм, милосердя, цілеспрямованість, готовність допомогти колегам 

Командоутворення 

• Командний гравець, якому подобається працювати в команді. 
• Хороші навички спілкування 
• Попередній досвід життя та роботи в мультикультурному колективі. 
• Підтримка оточуючих
• Хороші навички вирішення конфліктів 

Адаптивність 

• Здатність працювати під тиском і керувати рівнем особистого стресу.
• Креативний, відкритий, гнучкий, здатний самонавчатися
• Вміннярозставляти пріоритети в роботі для дотримання термінів
• Здатність впоратися з основними умовами життя в полі та під час екскурсій
• Бажання розвиватися професійно, особисто та духовно

 Технічна експертність 

• Здатність вирішувати проблеми. 
• Компетентність з адміністративними завданнями. 
• Організованість та уважність до деталей 
• Хороший комунікатор
• Знання гуманітарного контексту 

Менеджмент і лідерство 

• Здатний приймати рішення в рамках консультацій і підтримки 
• Поважний, відповідальний, чесний
• Здатний мотивувати інших 
• Досвід тренерської роботи та навчання 

Medair прагне створити різноманітне та інклюзивне робоче місце та роботодавця з рівними можливостями. Для людей з обмеженими можливостями, які хотіли б дізнатися про проживання, будь ласка, зв’яжіться з нами для отримання додаткової інформації.