Фахівець із соціально-побутового забезпечення / Cash and Voucher Assistance (CVA)/Distribution Officer

OVERALL PURPOSE 

Working as an essential member of a diverse team, the Senior Cash and Voucher Assistance (CVA)/Distribution Officer will be primarily responsible for supporting the cash and distribution component of Medair's humanitarian response to vulnerable people impacted by the Ukraine crisis. This includes organizing and carrying out assessments, monitoring project implementation, external coordination, and protecting, processing, and reporting project data. The secondary responsibility will be to support building up Medair's capacity by documenting best practices, Standard Operating Procedures, and lessons learned.

This will require effective management and reporting on the projects in line with the objectives, timeframe, and budget. This position is responsible for meeting quality standards for project delivery, ensuring compliance with humanitarian standards, encouraging beneficiary participation and feedback, liaising with other actors and stakeholders, and ensuring respect and dignity are upheld by the team throughout the project.

PROJECT OVERVIEW 

Medair's response to the crisis in Ukraine involves assisting affected people in Ukraine. Current projects are in the sectors of Health, Mental Health, Shelter, and Water & Sanitation.

RESPONSIBILITIES: 

Implementation

• ·       Manage the assigned CVA/distribution activities to meet project objectives and delivery timeframes.
• ·       Collaborate with the ERT PC to establish SOPs, design tools, complete reports, and design new project proposals.
• Contribute to the identification of stakeholders, possible alliances, and new partners.
• ·       Provide assistance, as assigned by the ERT PC, on other tasks within the scope of Medair's humanitarian response in Ukraine.

Assessment

• Lead the beneficiary identification and selection process. 
• Undertake, implement and facilitate eligibility assessments, ensuring accuracy and efficiency throughout the process.
• Communicate any further assessment needs identified through appropriate referral mechanisms.
• Conduct field visits as needed for activity follow-up.
• Maintain and update beneficiary and deduplication databases regularly.
• Monitor and ensure beneficiary data is being protected according to Medair policy.
• Contribute to the identification of service providers.

Communication

• Maintain the communication with local communities on site.
• Actively coordinate with project and support teams (MEAL, IM, Finance, and Logistics) to ensure smooth and timely transfer of information.
• May be responsible for logistics and movement of cargo received at field sites and arranging appropriate storage before distribution.
• May be responsible for identifying and managing appropriate lodging, food, and living arrangements at field sites, in consultation with the ERT PC.
• Provide support in translation, both written and "on the spot."
• Ensure that any issues in project implementation are communicated to the ERT PC, for timely follow-up and resolution.
• Ensure professional and ethical standards are followed in team interactions with beneficiaries, the community, FSPs, and others.
• Ensure that the beneficiary complaint process is implemented.
• Actively engage with internal team members for support and to facilitate needed information sharing

Reporting

• Manage accurate and timely internal and donor reporting of beneficiary numbers and activities through ad hoc, weekly, monthly, final and annual reports.
• Manage both soft and hard copies of information are accurate and correctly stored.
• Undertake analysis of collected data using Excel, Open Data Kit (ODK), and other software.
• Ensure accurate information for the count of beneficiaries and the Annual report. 
• Contribute to the Medair Quality Performance Indicator report.

Quality & Financial Management

• Be aware of the potential for loss or fraud in cash distribution activities.
• Focus on efficient and equitable distribution methods in consultation with the affected population and ensure the most vulnerable individuals or households are targeted for assistance.
• Proactively work to prevent such occurrences by coordinating with relevant managers to adjust mechanisms and SOPs and ensure adherence to Medair guidelines on fraud prevention. 
• Work within Medair's recognized procedures in the areas of Logistics and Finance, coordinating with support staff to ensure a high level of quality and transparency at every stage of the project.
• Actively demonstrate Medair values in work and attitude. 
• ·       Remain flexible to engage in any additional tasks needed to support the successful completion of the CVA project works.
• Understand Medair's internal procedures and follow them accordingly, including finance, HR, and logistics.  

Budget management

• Management of daily expenses used for the project, including entering expenses into field expense reports following completion of field assignments.

PERSON SPECIFICATION: 

QUALIFICATION / EXPERIENCE: 

Vocational qualification 

• University Degree and/or equivalent qualification in a relevant sector 
• Degree in community development, project cycle management, finance, or relevant discipline 

Work experience 

• Experience with distributions of NFI’s 
• Minimum two years of post-qualification professional or practical experience.
• Proven team management in humanitarian environments. 
• Understanding of relevant international standards and humanitarian principles
• Worked in an emergency response team 
• Experience working with expatriate staff

Languages 

• Strong working knowledge of Ukrainian and English. 
• Excellent English 

IT 

• Excellent computer literacy with good working knowledge of Microsoft Excel, Word, and Outlook. 
• Working knowledge of ODK, ArcGIS, or other data collection and analysis software.       

COMPETENCIES 

Motivation 

• Good understanding of humanitarian context/issues. 
• Enjoys a challenge and works hard to achieve objectives.
• Passionate about serving people in need.
• Self-motivated and Enthusiastic.
• Desire to learn new skills and different approaches to situations.
   

Team building 

• Team player with good interpersonal skills, willing to share tasks and delegate.
• Encouraging and supportive. 
• Aptitude for community mobilization and engagement.
• Experience in training/mentoring personnel.
• Experience working in a multi-cultural team. 

 Adaptability 

• Capacity to work under pressure and positively manage personal stress levels.
• Ability to adapt communication strategies for different situations.
• Independent, 
• Creative, 
• Flexible and open-minded in all matters.
• Willing to relocate during implementation time
•  Willingness to be stretched professionally and personally.   

Technical expertise 

• Commitment to best practice and ability to problem solve. 
• Ability to translate between spoken and written Ukrainian and English.
• Good numerical and report writing skills.
• Knowledge of Project Management techniques.

 Management and Leadership 

• Able to take the initiative in project planning, organization, and execution. 
• Ability to encourage and motivate others.
• Ability to work within hostile environments and deal with conflict. 

Areas of Expertise 

• Community Engagement & Mobilisation. 
• Social Work.

ЗАГАЛЬНА МЕТА 

Працюючи як важливий член різноманітної команди, старший фахівець із соціально-побутового забезпечення відповідатиме головним чином за підтримку грошового та розподільного компоненту гуманітарної допомоги Medair уразливим людям, які постраждали від кризи в Україні. Це включає в себе організацію та проведення оцінок, моніторинг реалізації проекту, зовнішню координацію, а також захист, обробку та звітність даних про проект. Другою відповідальністю буде підтримка нарощування потенціалу Medair шляхом документування найкращих практик, стандартних операційних процедур і отриманих уроків.
Це вимагатиме ефективного управління та звітування про проекти відповідно до цілей, часових рамок і бюджету. Ця посада відповідає за дотримання стандартів якості реалізації проекту, забезпечення дотримання гуманітарних стандартів, заохочення участі бенефіціарів і зворотний зв’язок, зв’язок з іншими учасниками та зацікавленими сторонами, а також забезпечення поваги та гідності команди протягом усього проекту.

ОГЛЯД ПРОЕКТУ 

Реакція Medair на кризу в Україні включає допомогу постраждалим людям в Україні. Поточні проекти в секторах охорони здоров’я, психічного здоров’я, житла та водопостачання та санітарії.

ОБОВ'ЯЗКИ:

Реалізація

• Керування призначеними CVA/розповсюджуваними заходами для досягнення цілей проекту та часових рамок доставки.

• Співпраця з ПК ERT для створення СОП, інструментів проектування, завершення звітів і розробки нових проектних пропозицій.

• Сприяння визначенню зацікавлених сторін, можливих союзів і нових партнерів.

• Надання допомоги за призначенням ПК ERT у виконанні інших завдань у межах гуманітарної допомоги Medair в Україні.

Оцінка

• Керування процесом визначення та відбору бенефіціарів.

• Проведення, впровадження та сприяння оцінюванню відповідності вимогам, забезпечуючи точність та ефективність протягом усього процесу.

• Повідомлення про будь-які подальші потреби в оцінці, визначені за допомогою відповідних механізмів направлення.

• Виїзди на місця за потреби для подальших заходів.

• Регулярне оновлення бази даних бенефіціарів і дедуплікацію.

• Відстеження та забезпечення захисту даних бенефіціарів відповідно до політики Medair.

• Сприяння ідентифікації постачальників послуг.
спілкування

• Підтримка зв'язку з місцевими громадами на місці.

• Активне координування роботи з командами проекту та підтримки (MEAL, IM, фінанси та логістика), щоб забезпечити плавну та своєчасну передачу інформації.

• Відповідальність за матеріально-технічне забезпечення та переміщення вантажу, отриманого на польових ділянках, а також за організацію відповідного зберігання перед розподілом.

• Відповідальність за визначення та управління відповідним житлом, харчуванням та умовами проживання на польових ділянках, за погодженням з ПК ERT.

• Підтримка в перекладі, як письмовому, так і «на місці».

• Повідомлення про будь-які проблеми, пов’язані з реалізацією проекту, передано до ПК ERT для своєчасного розгляду та вирішення.

• Забезпечення дотримання професійних та етичних стандартів під час командної взаємодії з бенефіціарами, громадою, FSP та іншими.

• Перевірка, що процес подання скарг бенефіціаром реалізовано.

• Активна співпраця з внутрішніми членами команди для підтримки та сприяння обміну необхідною інформацією

Звітність

• Управління точним і своєчасним внутрішнім і донорським звітуванням про кількість бенефіціарів і діяльність за допомогою спеціальних, щотижневих, місячних, підсумкових і річних звітів.

• Контроль за точністю та правильністю збереження електронних і паперових копій інформації.

• Аналіз зібраних даних за допомогою Excel, Open Data Kit (ODK) та іншого програмного забезпечення.

• Забезпечення точної інформації для підрахунку бенефіціарів та річного звіту.

• Внесок у звіт про показники якості Medair.

Якість і фінансовий менеджмент

• Поінформованість щодо потенційних збитків або шахрайства під час діяльності з розподілу готівки.

• Зосередження на ефективних і справедливих методах розподілу в консультаціях із постраждалим населенням і забезпечте, щоб допомогу отримували найбільш уразливі особи чи домогосподарства.

• Проактивна робота над запобіганням подібним випадкам, координуючи роботу з відповідними керівниками для коригування механізмів і стандартних операційних процедур і забезпечуючи дотримання вказівок Medair щодо запобігання шахрайству.

• Робота в рамках визнаних процедур Medair у сферах логістики та фінансів, координація роботи з допоміжним персоналом для забезпечення високого рівня якості та прозорості на кожному етапі проекту.

• Активне демонстрування цінностей Medair у роботі та ставленні.

• Гнучкість для виконання будь-яких додаткових завдань, необхідних для підтримки успішного завершення робіт проекту CVA.

• Розуміння внутрішніх процедур Medair і, відповідно, їх дотримання, включаючи фінанси, кадри та логістику.

Управління бюджетом

• Управління щоденними витратами, які використовуються для проекту, включаючи внесення витрат у звіти про витрати на місцях після виконання завдань на місцях.


КВАЛІФІКАЦІЯ / ДОСВІД:

Професійна кваліфікація 

• Університетський ступінь та/або еквівалентна кваліфікація у відповідному секторі 
• Ступінь у сфері розвитку громади, управління проектним циклом, фінансів або відповідної дисципліни

Досвід роботи 

• Досвід роботи з дистрибуцією NFI
• Мінімум два роки професійного або практичного досвіду після отримання кваліфікації.
• Перевірене управління командою в гуманітарних умовах.
• Розуміння відповідних міжнародних стандартів і гуманітарних принципів 
• Робота у групі реагування на надзвичайні ситуації
• Досвід роботи з іноземним персоналом

Мови 

• Добре володіння українською та англійською мовами. 
• Бажано - відмінна англійська

ІТ 

• Відмінна комп’ютерна грамотність з хорошим робочим знанням Microsoft Excel, Word та Outlook. 
• Практичні знання ODK, ArcGIS або іншого програмного забезпечення для збору та аналізу даних.

КОМПЕТЕНЦІЇ 

Мотивація 

• Добре розуміння гуманітарного контексту/проблем.
• Прийняття складних задач та наполеглива робота для досягнення цілей.
• Бажання допомагати потребуючим людям.
• Самомотивованіть та ентузіазм. 
• Бажання отримати нові навички та різні підходи до ситуацій

Формування команди 

• Командний гравець з хорошими навичками спілкування, готовий ділитися завданнями та делегувати їх.
• Готовність підбадьорисм та підтримаити.
• Схильність до мобілізації та участі громади. 
• Досвід навчання/наставництва персоналу.
• Досвід роботи в мультикультурній команді.

Здатність до адаптації 

• Здатність працювати під тиском і позитивно керувати рівнем особистого стресу.
• Здатність адаптувати стратегії спілкування для різних ситуацій.
• Незалежний, креативний, гнучкий і відкритий у всіх питаннях.
• Бажання переїхати під час виконання. 
• Бажання працювати професійно та особисто.

Технічна експертиза 

• Відданість найкращим практикам і здатність вирішувати проблеми.
• Уміння перекладати з усної та письмової мови українською та англійською мовами. 
• Хороші навички розрахунків та написання звітів.
• Знання методів управління проектами.

Управління та лідерство 

• Здатність брати на себе ініціативу в плануванні, організації та виконанні проекту.
• Здатність заохочувати та мотивувати інших. 
• Здатність працювати у ворожому середовищі та вирішувати конфлікти.

Сфери компетенції 

• Залучення та мобілізація громади.
• Соціальна робота.