Humanitarian Security Advisor – Ukraine (Радник з питань гуманітарної безпеки)

About us:

Hungarian Interchurch Aid (HIA) has had a permanent presence in Ukraine for more than 25 years. Since February 2022 Hungarian Interchurch Aid has doubled down on its efforts to provide help to those in need – both in Hungary and Ukraine. From tangible, in-kind food aid to cash assistance, community-based relief and psychosocial help, HIA’s response to this crisis is multisectoral and flexible. Supported by other members from ACT Alliance, HIA is present on both sides of the border and is providing assistance to those in need, wherever they are seeking help.

HIA is officially registered with the Ministry of Justice of Ukraine as a nationwide organization. Coordinated from its regional offices in Kyiv, Berehove, and Lviv, HIA has already carried out country-wide humanitarian and development work since 2015. Our current programme in Ukraine encompasses 20 regions from Berehove in the West to Zaporizhzhia in the Southeast.

Major functions

To facilitate the implementation of ACT Alliance Appeal programming within Ukraine (UKR221) and effective Security Risk Management in line with the ACT Alliance Safety & Security Guidelines (2018). To support the country teams and programs through the provision of information, project and incident management, and to provide safety and security advice and briefings for staff being deployed to or deployed inside Ukraine. This Role will require short-notice travel inside Ukraine to update security risk assessments, and to organize training and refresher training.

Other administrative functions may also be required from time to time.

Duties and Responsibilities

Information Management & Reporting 

• Develop and maintain SharePoint (intranet) security resources and provide resources to managers staff and delegates where required. 
• Disseminate Security updates to ACT Alliance members
• Manage databases to record information about staff and delegate security training
• Assist in the Preparation of quarterly and annual papers for ASG and Act Alliance. 

 Project Management 

• Review the standards of the Security Training and remote first aid training capacity to be available to appropriate the country staff and travelers. 
• Assist members in the development of their Safety and Security Field Manuals and SOP’s for staff and delegates, providing an assessment and review function.
• Conduct other projects as required. 

Incident Reporting and Management 

• Access and support ACT members on security incident reporting mechanisms are functioning and that information is shared in real-time with ASG and other members. 
• Respond to reported incidents appropriately. 
• Coordinate the analysis and review of incident reports, identifying lessons to be learned. 

Travel Risk Management  

• Act as a focal point within the Ukraine office for providing information and guidance on in-country travel security. 
• Deliver face-to-face security briefings and debriefings to staff and delegates traveling or deploying to Ukraine as required. 
• Develop compliance monitoring and reporting on Security Procedures. 

 Training 

• Organizing the training for the Personal Security Course. Please see below for role details. 
• Work with the ACT Security Group to continually develop Security Management Training. 
• Work with the ACT Security Coordinator to deliver Security training. 
• Conduct other bespoke Security training as required. 

Internal and External engagement  

• Maintain a close working relationship with ACT Alliance and the ASG to ensure effective security management across the organization.
• Act as subject matter expert at cross-departmental and organisational working groups, Emergency Task Force and other key meetings. 
• Actively participate and contribute to the ASG quarterly meetings providing contextual updates. 
• Represent Act Alliance and the ASG at external inter-agency security meetings and events. 

 General 

• Conduct security reviews of in-country fixed locations offices, hotels, guest houses and projects/programs when required. 

He/she will be responsible for the duties detailed in the job description and may also carry out such duties as are reasonably required. 

Competences and behaviours

• Cross cultural sensitivity and diversity awareness
• Committed to the values of the ACT Alliance and takes pride in delivering on agreed priorities according to the highest standards individually and as part of a global team. 
• Able to prioritize and manage own workload to meet deadlines
• Flexible approach to accommodate the needs of the team and group
• Open and able to adapt to change 
• Drive and motivated with a ‘can do’ approach 
• Able to maintain confidentiality and gain the confidence of others

Working relationships

• Reporting to the ACT Alliance Director of Operations and HIA Country Director hed Aid. The ASG primarily provides support to the staff of Act Alliance, made up of 140 faith-based members, international staff in overseas programs and national staff in overseas programs 
• Strong engagement with the ACT Security Group. 
• Close collaboration with Security staff in requesting members and with other relevant partners.

Skills and experiences

• Good knowledge of Microsoft Office packages;
• Up-to-date knowledge of current thinking and trends in security management in the humanitarian sector;
• Knowledge of personal security and safety issues affecting humanitarian personnel;
• Knowledge of Humanitarian security approach and management procedures;
• Knowledge of remote (Field) First Aid preferable (or be willing to be a qualified First Aid Instructor);
• Knowledge of Safeguarding best practices is preferable;
• Excellent organizational skills;
• Excellent interpersonal skills;
• Ability to work both independently and as a team member;
• Excellent writing skills, able to produce clear and concise reports;
• Ability to manipulate data to create KPIs and present management information in a clear manner;
• Strong skills in information management including the establishment and maintenance of databases;
• Excellent written and verbal communication skills in English; 
• good knowledge of Ukrainian;
• Experience in information management;
• Experience in risk management frameworks and risk assessment;
• Experience in incident management;
• Experience as an inter-agency liaison;
• Previous RC / INGO experience.

Conditions of the contract:

• Candidates are only residents of Ukraine or if they have resident permission in Ukraine (international resident);
• Knowledge of English language - from B2 level and Ukrainian language (wroten and spoken);
• The duty station is the Kyiv office or remote work;
• The duration of the contract is 6 months and after we can prolongate the contract;
• A probation period is the first 3 months of work;
• Worktime is 100% FTE (Fix-term employee contract);
• You will have regular displacement to field locations in Ukraine.

Основні функції

• Підтримувати команди та програми країн шляхом надання інформації, управління проектами та інцидентами, а також надання консультацій та інструктажів щодо безпеки та безпеки для персоналу, який розгортається в Україні або всередині неї. 
• Ця посада вимагатиме коротких поїздок в межах України для оновлення оцінок ризиків безпеці, організації тренінгів та тренінгів підвищення кваліфікації.
• Час від часу також можуть знадобитися інші адміністративні функції.

Обов'язки та відповідальність

• Управління інформацією та звітність
• Розробляйте та підтримуйте ресурси безпеки SharePoint (інтранет) і надавайте ресурси менеджерам і делегатам, якщо це необхідно.
• Поширюйте оновлення безпеки серед членів ACT Alliance
• Керуйте базами даних для запису інформації про персонал і делегуйте навчання безпеки
• Допомога в підготовці квартальних і річних документів для ASG і Act Alliance.
• Управління проектами
• Перегляньте стандарти навчання з питань безпеки та надання дистанційної першої допомоги, щоб вони були доступні для відповідного персоналу країни та мандрівників.
• Допомагати членам у розробці їхніх польових посібників із безпеки та безпеки та СОП для персоналу та делегатів, забезпечуючи функцію оцінки та перегляду.
• Виконуйте інші проекти за потреби.
• Звітування про інциденти та управління ними
• Доступ і підтримка членів ACT щодо механізмів звітування про інциденти безпеки функціонують, і ця інформація надається в режимі реального часу ASG та іншим членам.
• Належним чином реагуйте на повідомлені інциденти.
• Координуйте аналіз і перегляд звітів про інциденти, визначаючи уроки, які потрібно винести.
• Управління ризиками подорожей
• Діяти як координаційний центр в українському офісі для надання інформації та вказівок щодо безпеки подорожей у країні.
• За потреби проводити особисті брифінги з безпеки та дебрифінги для персоналу та делегатів, які подорожують або розгортаються в Україні.
• Розробити моніторинг відповідності та звітність щодо процедур безпеки.
• Навчання
• Організація навчання для курсу особистої безпеки. 
• Співпрацюйте з групою безпеки ACT, щоб постійно розвивати навчання з управління безпекою.
• Працюйте з координатором безпеки ACT, щоб провести навчання з безпеки.
• За потреби проведіть інше спеціальне навчання з безпеки.
• Внутрішнє та зовнішнє залучення
• Підтримуйте тісні робочі відносини з ACT Alliance і ASG, щоб забезпечити ефективне управління безпекою в усій організації.
• Виконуйте функції експерта з питань у міжвідомчих та організаційних робочих групах, робочій групі з надзвичайних ситуацій та інших ключових зустрічах.
• Активно беріть участь у щоквартальних зустрічах ASG, надаючи контекстні оновлення.
• Представляти Act Alliance і ASG на зовнішніх міжвідомчих зустрічах і заходах з питань безпеки. 
• Загальний
• За потреби проводити перевірки безпеки постійних офісів, готелів, гостьових будинків і проектів/програм у країні.
• Він/вона відповідатиме за обов’язки, зазначені в посадовій інструкції, а також може виконувати такі обов’язки, які обґрунтовано необхідні.

Компетенції та поведінка

• Міжкультурна чутливість і усвідомлення різноманітності
• Відданий цінностям Альянсу ACT і пишається виконанням узгоджених пріоритетів відповідно до найвищих стандартів окремо та як частина глобальної команди.
• Здатний розставляти пріоритети та керувати власним робочим навантаженням, щоб дотримуватись дедлайнів
• Гнучкий підхід до потреб команди та групи
• Відкритий і здатний адаптуватися до змін
• Драйвовий і мотивований підхід «можу зробити».
• Здатний зберігати конфіденційність і завойовувати довіру інших.

Будь ласка, надсилайте резюме англійською мовою!

Надсилаючи ваше резюме, ви надаєте згоду на обробку ваших даних, які вказані в резюме!