Менеджер з логістики/Logistics Manager

ПРО МІСІЮ 

Гуманітарна організація «Ерцте дер Вельт» (Arzte der Welt) – це німецький підрозділ міжнародної мережі «Лікарі світу» (Medecins du Monde/Doctors of the World (MdM)). 17 національних членів мережі реалізують як вітчизняні, так і міжнародні проєкти в галузі охорони здоров’я, наразі у нас є майже 340 проєктів у 75 країнах світу. MdM надає невідкладну медичну допомогу під час стихійних лих і кризових ситуацій, підтримує доступ до медичної допомоги та, якщо можливо, допомагає в заходах з відновлення. У тому числі мережа бере активну участь у зниженні ризиків і забезпеченні готовності до них, а також у довгостроковому співробітництві в регіонах, що знаходяться у скрутному становищі, по всьому світу, та яким громадськість приділяє мало уваги. MdM Німеччина гарантує, що її медичні послуги на однакових умовах надаються найбільш уразливим громадянам, біженцям, внутрішньо переміщеним особам і приймаючим громадам, незалежно від їхнього етнічного та соціального походження, релігійних чи політичних переконань. MdM працює на сході України з 2015 року, орієнтуючись на найбільш уразливі верстви населення та людей, покращуючи доступ та якість медичних послуг для населення Луганської та Донецької областей. З лютого 2022 року організація MdM реструктурувала своє представництво в Україні та були внесені відповідні зміни до програми. Зараз у MdM є координаційний офіс у Чернівцях та польовий офіс у Дніпрі. Реагування на надзвичайні ситуації в Україні наразі реалізується навколо двох основних компонентів: пряме надання послуг через мультидисциплінарні мобільні бригади (включаючи первинну медичну допомогу, статеве репродуктивне здоров’я, психосоціальну підтримку психічного здоров’я та підтримку жертв гендерного насильства) для ВПО та зміцнення місцевої системи охорони здоров’я шляхом розподілу ліків та медичних товарів для декількох лікарень і закладів первинної медичної допомоги.

ГЕОГРАФІЯ ДІЯЛЬНОСТІ НА ПОСАДІ: Для забезпечення та підтримки нашої роботи в Донецькій, Дніпропетровській та Вінницькій областях MdM Німеччина шукає досвідченого Менеджера з логістики. Основним місцем роботи буде місто Дніпро з візитами до Вінниці та можливими поїздками в інші місця на підконтрольні українському уряду території.

ОРГАНІЗАЦІЙНА СТРУКТУРА: Менеджер з логістики виконує свої обов’язки під безпосереднім керівництвом Польового Координатора.

ЗАГАЛЬНА ІНФОРМАЦІЯ ПРО ВАКАНСІЮ: Ця позиція передбачає управління та контроль за всіма аспектами роботи відділу логістики в місті Дніпро та узгодження рішень в тісній співпраці з Польовим Координатором. Керівництво відділом логістики при виконанні програм організації в Дніпропетровській, Вінницькій та Донецькій областях включатиме управління та нагляд за повним ланцюгом постачання на місцевому рівні та його підтримку на міжнародному рівні, включаючи транспортування товарів в інші області, місцеві закупівлі, управління складом, управління автопарком і активами та інфраструктурою, а також будь-яку іншу необхідну технічну підтримку – ІТ, будівництво та ремонтні роботи, телекомунікації, технічне обслуговування приміщень та інфраструктури MdM тощо – одночасно здійснюючи керівництво відділом кадрів і відповідно до політики й процедур MdM, слідкувати за виконанням відповідних вимог донорів, дотримуючись принципу найкращого співвідношення ціни та якості.

ФУНКЦІОНАЛЬНІ ОБОВ’ЯЗКИ

Логістичний менеджмент

• Здійснювати керівництво та контроль за всіма аспектами роботи відділу логістики, включаючи управління автопарком і приміщеннями, управління закупівлями, складом, ІТ-менеджмент та управління активами/запасами.

• Забезпечити ефективне застосування політики MdM та мінімальних стандартів, а також вимог донорів та інтегровані до всіх логістичних систем, структур та процедур.

• Надавати інформацію та проводити тренінги для інших відділів, для встановлення розуміння та налагодження роботи в рамках логістичної політики організації MdM, її процедур і мінімальних стандартів.

• За потреби вносити свій внесок у сфері логістики у розробку та розвиток нових проєктних заходів, пропозицій і програм.

• Дотримуватися політики та всіх процедур MdM щодо етичного кодексу поведінки, шахрайства, рівних можливостей та інших відповідних положень політики організації.

• Забезпечити інформування працівників польових команд і відділу логістики щодо дотримання ними конкретних правил та процедур, встановлених донорами, стосовно активів.

• Своєчасно звітувати згідно з планом роботи.

Команда / Управління відділом

• Контролювати всіх працівників відділу логістики в польовому офісі в Дніпрі та забезпечити розвиток і зміцнення логістичної структури MdM у Дніпрі та Вінниці, включаючи посадові інструкції, приймання і введення в роботу, управління ефективністю, наставництво та нарощування потенціалу.

• Допомагати укомплектовувати команду логістики та забезпечувати її оснащеність належним чином для виконання своїх завдань і обов’язків відповідно до наявних ресурсів; визначати нові потреби та можливості, у випадку, коли вони виникають.

Управління постачанням

• Ознайомитися з усією мережею постачання місії, цілями та плануванням, а також підтримувати та контролювати управління прийманням, зберіганням і перевезенням як місцевих, так і міжнародних закупівель.

• Підтримувати зв’язок із представниками програмних команд та відділом моніторингу та оцінки для виконання відповідного контролю від закупівлі до розподілу/доставки, що відповідає стандартам MdM і донорів.

• Координувати розподіл гуманітарної допомоги, товарів і закупівель за потреби.

Закупівлі:

• Забезпечити послідовне використання політики та процедур закупівель MdM на всіх етапах процесу закупівель, а також дотримання узгоджених стандартів щодо ефективності, якості та своєчасності.

• Ознайомити інші відділи з політикою та процедурами закупівель MdM і слідкувати за їх дотриманням.

• Підтримувати ефективну та дієву систему закупівель за високими стандартами міжнародної/національної системи закупівель і регулювати її відповідно до потреб і наявності товарів.

• Відповідно до політики та процедур MdM, укладати рамкові угоди з постачальниками для товарів і послуг, які регулярно/часто закуповуються.

• Слідкувати за дотриманням різних процедур закупівель і надавати допомогу спеціалісту із закупівель у розробці документації.

• Розробити план закупівель для бази та переглядати його щоквартально або якщо потрібні зміни.

• Забезпечувати належне виконання запитів місії у відповідній послідовності, при цьому вносячи всі необхідні коригування та виправлення, які можуть знадобитися для функціонування проєкту у м. Дніпро.

Складське господарство та управління запасами

• Вести управління запасами: розробляти та підтримувати ефективні системи управління складом/постачанням.

• Підтримувати склади відповідно до вимог програми та політики/стандартів MdM.

• Забезпечити належне управління пожертвами в натуральній формі та їх збереження відповідно до вимог донорів/MdM.

• Сприяти генеруванню карток обліку товарів, транспортних накладних, включаючи щотижневі/місячні звіти, а також забезпечити оновлення записів відповідно до транзакцій на складі.

• Організовувати транспортування, як окреме, так і в складі колони, належним чином там, де воно вимагається. Управління автопарком та активами

• Впровадити систему управління автопарком відповідно до політики та процедур MdM для забезпечення підзвітного та ефективного використання автопарку.

• Підвищувати обізнаність та інформованість працівників щодо безпечного використання транспортних засобів, а також надавати роз’яснення про притягнення до відповідальності; і забезпечити повну підтримку водіїв отримують для ефективного виконання ними своїх обов’язків.

• Забезпечувати відповідність усіх транспортних засобів вимогам безпеки MdM.

• Підтримувати/впроваджувати ефективну систему розподілу транспортних засобів, збалансовуючи потреби та наявні ресурси.

• Вести контроль за оновленням активів та їх щомісячними фізичними підрахунками. У разі виявлення будь-яких розбіжностей, повідомляти про такі та вживати належних коригувальних заходів.

• Контролювати належне ведення єдиного реєстру активів програми та забезпечити реєстрацію всіх активів програми та їх позначення унікальними інвентаризаційними номерами. Комунікація та ІТ-забезпечення

• Забезпечити обізнаність всіх членів команди щодо протоколів комунікації та відстежувати наявність засобів для зв’язку з відповідальними особами за безпеку в будь-який час.

• Слідкувати за технічним обслуговуванням усього ІТ-обладнання, яке використовується в програмі в м. Дніпро.

Відносини

• Впроваджувати/підтримувати ефективні системи зв’язку між польовим офісом та іншими відділеннями MdM в країні та штаб-квартирою.

• Встановити тісний зв’язок з Бухгалтером-експертом для забезпечення підзвітності та дотримання вимог донорів стосовно реалізації проєкту та операційної підтримки.

• Представляти MdM Німеччину серед інших організацій на місцевому рівні.

• Брати участь у сторонніх зустрічах з питань логістики та/або безпеки, що проводяться на місцевому рівні.

Безпека та захист

• Посилювати комунікаційні, транспортні та інші системи для забезпечення належної безпеки для всього персоналу, відвідувачів, транспортних засобів і об’єктів відповідно до стандартів і політики MdM.

• Брати участь у розробці, перевірці, впровадженні, поширенні та моніторингу заходів безпеки MdM в країні.

• Нести відповідальність за забезпечення захисту всіх приміщень MdM Німеччини.

• Забезпечувати безпеку команди та дотримання правил безпеки у якості координатора з питань безпеки для польового офісу.

НЕОБХІДНІ НАВИЧКИ ТА ДОСВІД:

• Вища освіта за спеціальністю «Логістичний менеджмент» або будь-якої суміжної галузі;

• П’ятирічний досвід роботи за фахом (включаючи принаймні один рік на посаді менеджера з логістики в гуманітарній організації або два роки досвіду роботи в логістиці);

• Досвід роботи в умовах надзвичайної ситуації;

• Досвід управління ланцюгами постачання та управління безпекою. Досвід управління ланцюгом постачання в гуманітарному секторі є перевагою;

• Досвід в управлінні командою та роботи в міжнародному середовищі;

• Відмінні організаторські здібності; • Вміння працювати швидко, під тиском і в короткі терміни;

• Здатність приймати ефективні рішення відповідно до контексту;

• Сильні комунікативні навички (усні та письмові) та здатність ефективно спілкуватися з інформаторами та контактами з різноманітних організацій та агентств;

• Бездоганне володіння Microsoft Office ;

• Мови: обов’язкове вільне володіння англійською (усно й письмово).

Примітка: цей перелік заходів не є вичерпним і може змінюватися в залежності від ситуації

ПЕРІОД ГОТОВНОСТІ ОБІЙНЯТИ ПОСАДУ

Дата вступу на посаду: у найближчий термін

Строковий трудовий договір до 31.12.2022 з можливістю подовження

ЗАРОБІТНА ПЛАТА згідно зі штатним розкладом MdM Німеччини MdM підтримує рівні можливості для всіх людей.

Ми виступаємо за запровадження заходів позитивної дії для тих, хто через функціональну різноманітність або соціальну та/або культурну відчуженість належить до груп, які недостатньо представлені на запропонованих посадах.