Менеджер польового офісу

Передумови надзвичайної ситуації: Місяці ескалації російської ворожості щодо України завершилися вторгненням до країни та початком військових атак на численні міста в Україні з метою дестабілізації країни та провокації до змін уряду. Рятуючись від небезпеки, Українці подорожують на захід, Польща встановила 8 центрів прийому вздовж свого кордону з Україною, для приблизно1 мільйона прибулих. У період з 7 по 23 лютого 2022 року команда IRC здійснила оглядову місію, яка охоплювала Польщу та Україну, щоб краще зрозуміти контекст, гуманітарну ситуацію, а також очікувані прогалини в наданні послуг у разі ескалації конфлікту в Україні та подальшого переміщення в сусідні країни. Станом на 24 лютого IRC перейшов до реагування на надзвичайні ситуації та визначив партнерські організації в Польщі та Україні для надання термінової допомоги там, де вона найбільше потрібна. Одночасно IRC/партнери запустять швидку оцінку потреб, щоб краще зрозуміти гуманітарні потреби як у Польщі, так і в Україні, а також те, як IRC може доповнити послуги реагування партнерів.

Умови роботи:

У зв’зку з новим розширенням офісу IRС, ця позиція буде базуватись у Дніпрі  (з періодичними поїздками в інші міста України. Оскільки це змінний контекст, розташування цієї посади та тривалість призначення можуть змінюватися залежно від потреб програми.

Менеджер польового офісу контролюватиме операційні аспекти Дніпровського  підрозділу. Виїзний менеджер працюватиме в тісній координації з керівниками відділів операцій, безпеки, кадрів і фінансів у Дніпрі. Менеджер польового офісу буде безпосередньо керувати адміністратором і ланцюгом постачання.

Основні функції:

Управління на місцях та підтримка програми:

• Повсякденні операційни задачі, включаючи адміністративні/HR, фінансові, ланцюг постачання, ІТ-персоналу та персоналу безпеки/доступу.
• Уважно стежити за подіями в поточних і потенційних оперативних сферах (гуманітарна ситуація, політика, безпека тощо).
• Сприяння зміцнення комунікації і обміну між операційними та програмними командами.
• Представлення IRC на міжгалузевих зустрічах (наприклад, мерів, губернаторів, Координатор ООН).
• У співпраці з відділом безпеки надання консультацій та підтримка оцінки безпеки та гуманітарного доступу для нових сфер реалізації програми та реагування IRC.

Комплаєнс і фінансовий менеджмент:

• Активно бере участь у розробці місцевої політики, практик і інструкцій, а також впровадження заходів для забезпечення відповідності діяльності закупівель і підбору персоналу в межах офісів на місцях.
• Забезпечення дотримання фінансової та операційної політики IRC і донорів, включаючи всі аспекти закупівель та управління активами.

Основні робочі відносини:

Менеджер польового офісу у  підпорядковується польовому координатору у Дніпрі. 

Вимоги до роботи:

Освіта: Вища.

Досвід роботи: Мінімум 2 роки професійного досвіду, бажано в міжнародній організації або NGO.

Продемонстровані навички та компетенції: сильні аналітичні навички, досвід роботи з Microsoft Office та Excel зокрема. Здатність працювати під тиском, багатозадачність, відмінний командний гравець і здатність працювати в багатонаціональному середовищі.

Сертифікати або ліцензії: професійна сертифікація, пов’язана з логістикою, бажана, але не обов’язкова, водійські права.

Вимоги до володіння мовами: Вільне володіння українською та англійською мовами.

Робоче середовище: стандартне офісне робоче середовище з усіма доступними зручностями, включаючи кондиціонери, підключення до Інтернету, електрику та офісні приміщення.