Фахівець з постачання та господарства ATLAS (Supply & Facility Officer ATLAS)

НАЗВА ПОСАДИ:   Фахівець з постачання та господарства ATLAS

КРАЇНА:  Україна 

ПІДПОРЯДКОВУЄТЬСЯ:  Менеджер представництва у країні з логістики  

РЕГІОН:   ДНІПРО 

 Компанія Handicap International має прозорі інституційні політики щодо «Захисту дітей», «Протидії шахрайству, хабарництву та корупції», «Інвалідність, Стать і вік», а також «Захист бенефіціарів від сексуальної експлуатації, знущання та домагань». Вони є обов’язковими для виконання усіма співробітниками, які зобов’язані поважати, підтримувати та просувати ці політики, а також підписати «Кодекс поведінки» компанії HI.

 ЗАГАЛЬНІ ОБОВ’ЯЗКИ 

 Підпорядковуючись менеджеру представництва у країні з логістики, фахівець з постачання та господарства ATLAS керує логістичною діяльністю ATLAS в Україні, відповідно до внутрішньої структури Handicap International та інституційних положень донорів, для забезпечення постійної матеріально-технічної підтримки розробленої діяльності.  

ЗАВДАННЯ / СФЕРА КОМПЕТЕНЦІЙ 

Завдання 1:      Керування постачанням та логістикою 

Мета:                  Забезпечити здійснення логістичних процедур відповідно до законодавчої бази, з дотриманням внутрішніх та донорських правил

Орієнтир:         Впровадження та дотримання процедур управління логістикою

 Діяльність 

• Визначення та застосування логістичних процедур для ланцюга постачання (закупівля, створення запасів, транспортування, складське обладнання) відповідно до законодавчої бази та внутрішніх і донорських правил
• Налаштування моніторингових таблиць, щоб постійно мати надійну інформацію під рукою 
• Навчання програмних команд логістичним процедурам НІ та правилам логістики, що застосовуються до програми, відповідно до законодавчої бази 
• Підтримка проектних команд ATLAS у навчанні та моніторингу щодо впровадження логістичних процедур 
• Забезпечення ведення та архівування матеріально-технічних документів 

 Завдання 2:      Планування та забезпечення ефективного управління ланцюгом поставок 

Мета:   Покривати потреби програми в матеріалах, обладнанні та послугах 

Орієнтир:         впровадження та дотримання процедур управління постачанням; безпека постачань; задоволеність проектних команд управлінням ланцюгом постачань. 

 Діяльність: 

• Брати участь у складанні плану постачань для проекту ATLAS для кожного складу у співпраці з відповідальним за постачання та господарство в цьому районі; 
• У співпраці з лінійним менеджером, контролювати програмні процедури постачання відповідно до внутрішніх і донорських правил і законодавчих вимог (особливо щодо зберігання медичних препаратів та дозволу на паливо)  
• За необхідності, брати участь в управлінні процедурами митного оформлення  
• Брати участь у аналізі місцевого середовища закупівлі  
• Налаштовувати та перевіряти регулярне оновлення бази постачальників з відділом логістики 
• Контролювати моніторинг запитів на придбання та обслуговування та перевіряти файли закупівель 
• Контролювати прийом товарів і доставку матеріалів запитуючим сторонам 

 Завдання 3:      Управління/нагляд за управлінням загальними послугами (проживання персоналу, офіси та складські приміщення) 

Мета:                   Забезпечити команди комфортними житловими приміщенями та уникнути ризику 

Орієнтир:          Охорона приміщень; відповідність вибору приміщень і якість управління ними 

 Діяльність: 

• Налаштування та контроль фізичного управління запасами на складах та складських приміщеннях HI та ATLAS
• Налаштування та моніторинг процедур упарвління запасами цих дуже специфічних матеріалів (вода, чай, предмети гігієни, паливо, складське обладнання...) 
• Пошук і ідентифікація доступних приміщень відповідно до потреб ATLAS
• Керування облаштуванням, утриманням та обслуговуванням приміщень 
• Аналіз варіантів страхового покриття та зв’язуватися зі страховими компаніями 
• Контроль вартості комунальних послуг у приміщенні (вода, електроенергія тощо). 
• Забезпечення безпеки приміщень (система замків, сторожі, аптечки, вогнегасники). 
• Керування матеріально-технічною організацією проектних семінарів та навчань 
• Бути координатором власників складів ATLAS для контролю виконання договорів 

 Завдання 4:      Управління технічним обладнанням  

Мета:   Запровадити та контролювати адекватні засоби для безперебійної роботи програми 

Орієнтир:         Наявність процедури управління обладнанням; швидкість обслуговування всього обладнання; IT-обладнання та застосунки, що відповідають потребам програми; безпека даних (резервне копіювання); тариф на обслуговування IT-обладнання 

 Діяльність:

• Підтвердження вибору адаптованих матеріалів відповідно до процедур закупівель; 
• Встановлення та контролювання схем моніторингу обладання (ЕМС); забезпечення достовірності даних, які вони містять, а також зберігання та архівування документів, що до них відносяться;  
• Здійснення контролю над ввезенням та вивезенням кожної групи обладання; 
• Забезпечення встановлення, технічного обслуговування, моніторингу та простежуваності обладнання (комп’ютер, блок живлення, зв’язок, генератор, кондиціонер тощо) 

Необхідні компетенції

ЛОГІСТИКА 

Управління ланцюгом поставок - cередній

Управління запасами - cередній

Управління загальними службами - cередній

Управління технічними засобами  - cередній

Управління транспортними засобами - початковий

Управління площадками - середній

Управління товарним транспортом - початковий

Управління джерелами живлення - початковий

Управління процедурами митного оформлення - досвідчений

Складання логістичних процедур  - початковий

 АДМІНІСТРУВАННЯ

Адміністративний менеджмент - середній

Налаштування системи архівування - досвідчений

Налагодження системи внутрішнього контролю - досвідчений

ЮРИДИЧНІ АСПЕКТИ 

 Управління договорами - досвідчений

 Фінансовий менеджмент, відповідність до стандартів донорів - досвідчений

 Юридичні знання цивільного та господарського права (договори) - початковий

ВОЛОДІННЯ МОВАМИ 

Англійська: B1

Українська: C1

 АВТОМАТИЗАЦІЯ ОФІСУ 

 Автономність щодо основних функцій

Операційна система

Word 

Excel

Internet 

Outlook 

 ENG

JOB TITLE:  Supply & Facility Officer ATLAS

COUNTRY:    Ukraine

REPORTS TO:     Country Logistics Manager

LOCATION:   DNIPRO

 Handicap International has clear institutional policies on "Child Protection", "Anti-fraud, Bribery and Corruption", "Disability, Gender and Age" and "Protection of Beneficiaries from Sexual Exploitation, Abuse and Harassment”. It is therefore mandatory for all staff to commit themselves to respect, uphold and promote these policies, and to sign the HI Code and Conduct.

 GENERAL MISSION

 Under the supervision of the Country Logistic Manager, the Supply & Facility Officer manage the logistics of ATLAS activities within all Ukraine, in compliance with Handicap International internal framework and institutional donor regulations so as to ensure on-going logistical support for the activities developed.

MISSIONS / RESPONSIBILITIES

 Responsibility 1:              Steering the supply logistics management

Objective:          To ensure the application of logistics procedures in compliance with the legal framework and internal and donor regulations

Benchmarks:      Introduction and compliance with logistics management procedures 

 Activities:

• Define and apply logistics procedures for the supply chain (purchase, stock, transport, warehouse equipment), in compliance with the legal framework and internal and donor regulations
• Set up monitoring tables so as to have reliable information permanently to hand
• Train program teams in HI logistics procedures and in the logistics regulations applying to the program, in compliance with the legal framework
• Support ATLAS project teams in the training and monitoring with regard to the implementation of logistics procedures
• Ensure the filing and archiving of logistics documents

Responsibility 2:              Planning and guaranteeing efficient supply chain management

Objective:           To cover the program's needs for materials, equipment and services

Benchmarks:      introduction and compliance with supply management procedures; supply security; project team satisfaction with the supply chain management

 Activities:

• Participate in the drafting of a supply plan for ATLAS project per warehouse location in collaboration with the Supply & Facility Officer of the area 
• In liaison with the LM, supervise the program’s supply procedures in compliance with internal and donor regulations and legal requirements (especially for medical storage and fuel authorization)
• Take part in the management of customs clearance procedures if necessary
• Take part in the analysis of the local purchasing environment
• Set up and check on the regular updating of suppliers database with the Logistic Department
• Supervise the monitoring of Purchase and Service Requests and check purchase files
• Supervise the reception of merchandise and the delivery of material to requesting parties 

 Responsibility 3:              Managing/overseeing the management of general services (staff accommodation, offices and storage facilities)

Objective:           To provide the teams with comfortable living premises and to avoid risk

Benchmarks:       Security of the premises; suitability of the choice of premises and the quality of their                                                   management

 Activities:

• Set up and supervise the physical management of HI/AL supplies stocks within the different ATLAS warehouses and storage premises
• Set up and monitor stock management procedures of this very specific supplies (water, tea, hygiene items, fuel, warehouse equipment…)
• Search for and identify available premises according to ATLAS needs
• Manage the fitting out, upkeep and maintenance of premises
• Analyze insurance coverage options and contact insurance companies
• Monitor the premises' utility contract costs (water, electricity, etc.)
• Ensure the premises are secure (locking systems, watchmen, first aid kits, extinguishers)
• Manage the logistical organization of project seminars and training
• Focal point of ATLAS warehouses owners for contract follow-up

 Responsibility 4:              Managing technical equipment 

Objective:           To introduce and monitor adequate means for the smooth running of the program

Benchmarks:      Existence of an equipment management procedure; servicing rate for all equipment; IT equipment and applications that meet the program's needs; data security (back up); servicing rate for IT equipment

 Activities:

• Validate the choice of adapted materials in compliance with procurement procedures
• Set up and monitor Equipment Monitoring Charts (EMC); ensure the reliability of the data they contain and the filing and archiving of documents pertaining to them
• Monitor entries and withdrawals for each equipment group
• Ensure the installation, maintenance, monitoring and traceability of equipment (computer, power-supply, communication, generator, air conditioning,  etc.)

Technical competencies

LOGISTICS

 Managing the supply chain - Proven

 Stock management - Proven

 General services management - Proven

 Management of technical equipment - Proven

 Vehicles management - Underway

 Site management - Proven

 Management of merchandise transport -  Underway

 Management of power supplies - Underway

 Management of customs clearance procedures -  Autonomous

 Drafting of logistics procedures - Underway

 ADMINISTRATION 

  Administrative management -  Proven

 Setting up an archives system - Autonomous

 Setting up an internal controls system - Autonomous

 LEGAL ASPECTS

 Contractual management - Autonomous

 Financial management, compliance to donor standards - Autonomous

 Legal knowledge of civil and commercial law (contracts) - Underway

LANGUAGES

English: B1

Ukrainian : C1

 OFFICE AUTOMATION

 Autonomous on basic functionalities

Operating system

Word 

Excel

Internet 

Outlook