Фахівець з організації постачання (Supply chain officer)

НАЗВА ПОСАДИ:  Фахівець з організації постачання (Supply chain officer) 

КРАЇНА:  Україна  

ПІДПОРЯДКОВУЄТЬСЯ:  Менеджер з логістики  

РЕГІОН:  Вінниця (Vinnitsa)

Головна задача  

Підпорядковуючись менеджеру з логістики, спеціаліст з організації постачання сприяє забезпеченню ефективного управління відповідними послугами в Україні (ділянки, що підпорядковуються Дніпровському офісу). Він або вона є головною особою для менеджера з логістики в закупівлях і забезпечення та інформує його або її про будь-які проблеми, які входять до його або її повноважень, і пропонує рішення. 

Він/вона забезпечує ефективне постачання товарів, послуг або інтелектуальних послуг, необхідних для втілення Програми (якість, вартість і доставка), беручи участь у плануванні, закупівлях, постачанні, транспортуванні товарів та управлінні запасами 

Він або вона є ключовим суб’єктом у розробці та впровадженні стандартів логістики HI, що полягає в переробці позиціонування логістики в HI та підтвердженні принципу професійного розвитку. 

Задачі/обов’язки   

Задача 1: Стандарти та експертний досвід 

• Здійснює матеріально-технічне забезпечення готовності до надзвичайних ситуацій і реагування 

• Забезпечує дотримання та застосування стандартів HI для всієї своєї професійної сфери щодо політики, процесів та інструментів 

• Забезпечує внутрішній контроль у сфері своєї діяльності 

• Забезпечує розвиток потенціалу внутрішніх зацікавлених сторін у його чи її сферах діяльності 

• Гарантує дотримання та застосування внутрішніх правил, правил інституційних донорів та нормативних актів країни у сферах його чи її діяльності; 

• Звітує про інциденти та їх регулювання своєму безпосередньому керівнику. 

• Бере участь у заходах зовнішнього представництва HI, пов’язаних із ланцюгом постачання в регіоні 

• Допомагає визначити стратегію закупівель в рамках програми 

Задача 2: Оперативне впровадження 

Забезпечення дослідження/аналізу ринку та оновлення списків постачальників у регіоні  

• Сприяє оновленню планів поставок разом з керівниками проектів згідно з графіком 

• Пропонує ринки, для яких слід укладати принципові угоди в регіоні  

• Процес закупівель у регіоні 

o Перевіряє всі запити на закупівлю згідно з затвердженим планом поставок 

o Забезпечує, щоб специфікації та критерії відбору були встановлені розпорядниками бюджетних коштів на етапі запиту на закупівлю 

o Встановлює адміністративні критерії дотримання вимог на етапі розміщення запитів пропозицій/тендерів 

o Готує аналіз пропозицій 

o Обговорення умов закупівлі та підготовка контрактів і додаткових угод з постачальниками 

• Обробка дозволів на укладання контрактів протягом встановленого часу 

• Оновлення діаграм моніторингу закупівель, 

• Забезпечує, щоб архівування було відповідним і безпечним.  

Обов’язки можуть змінюватися відповідно до потреб програми та адаптації до місцевих обставин. Очікується, що особа, яка займає посаду, виконуватиме будь-які інші обов’язки відповідно до вимог безпосереднього керівника, які відповідають посаді. 

НЕОБХІДНІ КОМПЕТЕНЦІЇ  

Кваліфікація  

• Ступінь у сфері організації постачання (2 роки вищої освіти) 

• Кваліфікація у сфері логістики (2 роки вищої освіти) 

• Високі аналітичні та логічні здібності..  

Досвід : 

• 4 роки досвіду роботи на складі (НУО або приватна компанія) 

• Досвід роботи в управлінні командою не менше 1 року 

• Досвід роботи в міжнародній громадській організації є перевагою 

• Попередній досвід роботи з HI. 

Навички : 

• Хороший рівень читання, письма та мовлення англійською мовою 

• Досконале володіння: Microsoft Word, Excel, PowerPoint 

• Бути здатним допомагати членам команди складати та переглядати складені плани 

Особисті якості  

• Автономність та вміння працювати в команді 

• Навички зв'язків з громадськістю 

• Справжня мотивація працювати в гуманітарній сфері 

• Легко робить обчислення. 

• Здатність виконувати інструкції та бути членом команди 

• Гнучкість 

• Ретельна увага до деталей 

• Хороші організаторські здібності 

• Практичність, динамічність та спрямованість на прийняття рішень  

• Хороша здатність протистояти тиску та справлятися зі стресом    

JOB TITLE:   SUPPLY CHAIN OFFICER 

COUNTRY:  Ukraine 

REPORTS TO:  Logistics Manager 

LOCATION:  Vinnitsa

Handicap International has clear institutional policies on "Child Protection", "Anti-fraud, Bribery and Corruption", "Disability, Gender and Age" and "Protection of Beneficiaries from Sexual Exploitation, Abuse and Harassment”. It is therefore mandatory for all staff to commit themselves to respect, uphold and promote these policies, and to sign the HI Code and Conduct. 

GENERAL MISSION 

Reporting to the Logistics Manager, the Supply Chain Officer contributes to ensure the efficient management of the concerned services in Ukraine (Areas under Dnipro Office). He or she is the point person for the Logistics manager in purchase & procurement and as such informs him or her of any problems that fall within his or her remit and suggests solutions. 

He/she ensures the supply of goods, services or intellectual services needed for the running of the Program in an efficient manner (quality, cost and delivery) while contributing in planning, purchase, procurement, transport of goods and management of stock 

He or she is a key player in the rollout and implementation of HI’s logistics standards, which consists in reworking the positioning of logistics at HI and affirming the professional development principle. 

MISSIONS / RESPONSIBILITIES 

Mission 1. Standards and expertise: 

1. Implements Emergency Preparedness and Response’s logistics part. 
2. Ensures compliance with and application of HI standards for his or her entire professional field with regard to policy, processes and tools. 
3. Ensures internal control in his or her fields of activity. 
4. Provides capacity building to internal stakeholders on his or her fields or activities.  
5. Guarantees compliance with and the application of internal rules, the rules of institutional donors, and country regulations in his or her fields of activity. 
6. Reports on incidents and their treatment to his or her line manager. 
7. Participates to HI external representation activities related to supply chain in the Area. 
8. Helps define the program’s purchasing strategy.

Mission 2. Operational implementation: 

1. Ensures market survey/analysis and update of suppliers lists in the Area. 
2. Facilitates supply plans updates with Project managers as per schedule. 
3. Proposes markets for which Framework Agreements should be contracted in the area.
4. Processes procurement activities in the area: 

• Cross checks all purchase requests with approved supply plan;  
• Ensures specifications and selection criteria are set by Budget Holders at purchase request stage;  
• Sets administrative compliance requirements at RFQ/tender issuing stage; 
• Prepares Bid Analysis; 
• Negotiates purchasing conditions and prepare contracts and amendments with suppliers.  

5. Process contracting authorizations within standard lead time.  

6. Purchase Monitoring Charts update. 

7. Ensure archiving is compliant and secure. 

Qualification(s): 

• Degree in Supply Chain (2 years of higher education);  

• Qualification in the field of logistics (2 years of higher education); 

• High analytical and logical capacity. 

Experience  

(type and amount of experience): 

• 4 years’ experience in the storage (NGO or private company); 

• At least 1-year experience in managing a team; 

• Experience in an international NGO is a plus. 

Skills  

Essential  

• Good level in reading, writing and speaking English; 

• Proficient: Microsoft Word, Excel, PowerPoint. 

• Being capable of helping team members to plan and review the drafted plans.

Preferable  

• Being capable of helping team members to plan and review the drafted plans. 

Personal qualities:  

Essential 

• Autonomy and ability to work in a team;  

• Public relations skills; 

• Real motivation to work in the humanitarian sector; 

• Easy to calculate; 

• Ability to follow instructions and to be a member of a team; 

• Flexibility; 

• Strong attention to details; 

• Good organizational skills; 

• Practical, dynamic and solution oriented.

Preferable

• Good capacity to withstand pressure and manage stress.