Завідувач транспортом та господарством (Logistics Facility & Fleet Supervisor)

Завідувач транспортом та господарством (Logistics Facility & Fleet Supervisor)

Місцезнаходження: Вінниця (Vinnitsa)

Humanity & Inclusion щиро запрошує кваліфікованих людей з інвалідністю чи хронічними захворюваннями та жінок подавати заявки. Ми зобов’язуємося забезпечити інклюзивне робоче середовище та усунення бар’єрів і повної та рівної участі в робочому процесі. Ми зобов’язуємося надавати рівні можливості працевлаштування, розумне пристосування на робочому місці для всіх працівників і кваліфікованих кандидатів, незалежно від національності, статі, релігійної та етнічної приналежності, включаючи людей з обмеженими можливостями. 

Головна задача:  

Пацівник на цій посаді займається управлінням автопарком, приміщеннями (офіси та гостьові будинки) та управлінням обладнанням в рамках діяльності, яка здійснюється Дніпровським офісом HI у Східній Україні («регіон»). Він/вона забезпечує застосування та дотримання правил HI та вимог донорів.  

Обов’язок 1: Керувати автопарком HI та будь-якими іншими транспортними засобами відповідно до внутрішнього регламенту HI  

Ціль: Забезпечити безпечні засоби перевезення людей і вантажів   

Очікувані результати роботи: Таблиця моніторингу транспортних засобів складається кожного місяця, пояснення чіткі та послідовні,  план технічного обслуговування транспортних засобів HI виконується, транспортні засоби HI бронюються заздалегідь, а планування актуальне та точне. 

Посадові обов’язки: 

• Забезпечує, щоб правила та процедури HI, пов’язані з транспортними засобами HI, застосовувалися та дотримувалися (план безпеки, правила внутрішнього розпорядку, адаптована процедура управління автопарком, політика проведеня поїздок тощо), 

• Забезпечує навчання та підвищення кваліфікації персоналу HI щодо політики та процедур, пов’язаних з транспортними засобами HI, 

• Забезпечує суворе застосування та дотримання правил безпеки (носіння шоломів, пристібання ременів безпеки, обмеження швидкості тощо), 

•  Відстежує та керує технічним обслуговуванням і ремонтом транспортних засобів HI у регіоні,  

• Щомісяця готує підсумок споживання палива транспортними засобами HI, а також таблицю моніторингу транспортних засобів у регіоні, подає ці документи менеджеру з логістики для ухвалення відповідно до затвердженого графіку, 

• Відстежує дати реєстрації транспортного засобу та страхування та надсилає документи  на поновлення до закінчення терміну дії, 

• У разі пошкодження транспортних засобів HI відповідає за підготовку звіту про інцидент у співпраці з відповідним персоналом, 

• Забезпечує коректне заповнення бортових журналів (для автомобілів та мотоциклів) користувачами транспортних засобів HI, 

• Гарантує, щоб нові водії (водіїHI та міжнародний персонал) здавали іспит з водіння перед використанням автомобілів HI, 

• Забезпечує наявність у водіїв транспортних засобів HI чинного посвідчення водія, 

• Забезпечує подальші дії зі страховою компанією (повідомлення про нещасний випадок, запит на відшкодування тощо), 

• Архівація автопаркової документації, 

• Дотримується процедури оренди транспортного засобу, якщо необхідно орендувати автомобіль. 

• Є розпорядником бюджету транспортних засобів і транспортних витрат у регіоні  

Обов’язок 2: Розпоряджатися приміщеннями на території регіону 

Ціль: Приміщення HI є безпечними та підтримуються належним чином  

Очікувані результати роботи: безпека приміщень; якість пошуку приміщень; якість управління приміщеннями. 

Посадові обов’язки: 

• Оновлення карти моніторингу будівель для приміщень HI в регіоні, 

• Є координатором вирішення проблем, які виникають у приміщеннях HI (офісах HI та приміщеннях для персоналу), і пропонує та/або надає ефективні рішення цих проблем, 

• Відповідає за ремонт і технічне обслуговування приміщень і складів HI, 

• Забезпечує подальші дії зі страховою компанією щодо приміщень HI (повідомлення про нещасний випадок, запит на відшкодування тощо), 

• Контролює роботу зовнішніх постачальників послуг (технічне обслуговування та ремонт приміщень HI), 

• Забезпечує систематичне проведення інвентаризації на вході та інвентаризації на виїзді для приміщень HI (офіси та приміщення для помешкання міжнародного персоналу), 

• Забезпечує дотримання заходів безпеки в офісі та забезпечує відповідні інструктажі, особливо для охоронців (закриття офісу, використання генератора, використання вогнегасника тощо), 

•  Контролює оновлення простроченого обладнання/предметів безпеки (вогнегасники, аптечки для надання першої допомоги тощо), 

• Бере участь в оснащенні офісу HI в регіоні, коли  відбувається організація нового офісного приміщення, 

•  Бере участь в оцінці будь-яких потенційних нових офісів на основі стандартів HI, 

• Готує щорічну інвентаризацію обладнання в приміщеннях HI (офіси та приміщення для помешкання міжнародного персоналу), 

• Забезпечує відшкодування застави орендодавцем до припинення договору оренди. 

• Очікує прибуття нового персоналу та забезпечує, щоб його/його робоче місце було готовим та забезпеченим необхідним робочим обладнанням (ноутбук/стаціонарний комп’ютер, телефон тощо) 

• Забезпечує надійне підключення до Інтернету в приміщеннях HI (офіс, приміщення для персоналу), передбачає будь-яку ситуацію, яка може вплинути на якість зв’язку, і пропонує рішення, 

• Є розпорядником бюджету для офісів у регіоні  

Обов’язок 3: Управління обладнанням та активами території  

Ціль:  Забезпечує належне використання обладнання/активів HI 

Очікувані результати роботи:  Управляє обладнанням/активами. Запроваджує та контролює адекватні засоби для безперебійного втілення програми 

Посадові обов’язки: 

• Здійснює моніторинг і стежить за матеріалами, меблями та обладнанням HI в приміщеннях HI, 

• Здійснює оновлення релейного обладнання для керівника координаційного центру для оновлення схеми моніторингу обладнання   

• Оновлює фізичну інвентаризацію всього обладнання та матеріалів HI кожні шість місяців, 

Обов’язок 4: Керує командою всього обслуговуючого персоналу в регіоні (водії та прибиральники) 

Ціль: Розвивати автономність та продуктивність команди 

Очікувані результати роботи: надає належні звіти керівництву, забезпечує якість проведення оцінок  

Посадові обов’язки: 

• Готує та контролює планування в рамках своєї команди (це включає відстеження відпусток та відгулів), 

• Надає інструкції (навчання та коучинг) своїй команді, 

• Встановлює щорічні цілі та здійснює оцінку своєї команди, 

Обов’язки можуть змінюватися відповідно до потреб програми бути адаптовані до місцевих обставин. Очікується, що особа, яка займає посаду, виконуватиме будь-які інші обов’язки відповідно до вимог безпосереднього керівника, які відповідають посаді, наприклад: 

• Допомагає у здійсненні управління закупівлями 

• Підтримує логістичну організацію проектних семінарів та тренінгів. 

• Діє як резервний ресурс під час сплеску активності або відпусток/відгулів інших членів логістичної команди в регіоні 

Лінійний керівник працівника на цій посаді: Менеджер з логістики  

Працівник на цій посаді є лінійним керівником для: Водії, прибиральники  

Профіль: 

Кваліфікація  

• Ступінь бакалавра з логістики, бізнес-адміністрування або іншої відповідної галузі    

Досвід  

Обов’язково: 3 роки досвіду роботи в логістиці 

Бажано: 5 років досвіду роботи в логістиці з міжнародними організаціями 

Навички :  

• Професійні навички: 

o Має досконалі знання: технічне обслуговування, безпека, управлінні транспортом 

o Практикує: управління запасами 

o Знає: механіку, водіння 

• Готовність до надзвичайних ситуацій та реагування на них: практика 

• Супутні навички: 

• Практикує: Офісні та колаборативні інструменти, управління стресом, співпраця в глобальній організації, дотримання внутрішніх стандартів 

• Знає: управління фінансами, дотримання стандартів донорів  

Мови 

• Робоча мова HI (англійська): B1 
• Основна мова країни: C1 
• Мова жестів: бажано  

HI прагне захищати дітей і вразливих дорослих від шкоди. Очікується, що всі співробітники дотримуються Політики щодо захисту дітей та захисту від сексуальної експлуатації та насильства. Кандидати на цю посаду будуть оцінюватися щодо їх придатності для роботи з дітьми та  дорослими, що відносяться до незахищених верств населення.  

Position: Logistics Facility & Fleet Supervisor

Humanity & Inclusion encourages qualified people with disabilities or chronic illness and women to apply. We commit advancing inclusive workplace to remove barriers and to the full and equal participation in the workforce. We commit to provide equal employment opportunities, reasonable accommodation in workplace to all employees and qualified applicants, regardless of Nationality, gender, religious and ethnic backgrounds, including people with disabilities.

Main objective of the position:

The position holder follow-up fleet management, premises (offices and guesthouses) and equipment management for activities led from HI Dnipro Office in East Ukraine (“the Area”). S/he will ensure that HI regulations and donors’ requirements are applied and respected.

Responsibility 1: Manage HI vehicles fleet and the management of any other means of transport in compliance with HI internal regulations

Aim: To provide safe means of transport of the persons and goods

Benchmark: VMC is done every month, explanations are clear and consistent, respect of HI vehicles maintenance planning, HI vehicles are booked in advance and the planning is update and accurate.

Activities:

• Ensure that HI policies and procedures related to HI vehicles are applied and respected (Security Plan, Internal Regulations, Adapted Fleet Management Procedure, Travel Policy, etc.),
• Provide training and refresher training to HI staff on policies and procedures related to HI vehicles,
• Ensure that security rules are strictly applied and respected (helmet wearing, seat belt wearing, speed limits, etc.),
• Follow-up and manage the maintenance and reparation of HI vehicles in the Area,
• ·Prepare, on a monthly basis, the summary of fuel consumption for HI vehicles as well as the Vehicle Monitoring Chart (VMC) for the Area, submit these documents to the Logistics Manager for approval according to the approved time schedule,
• Keep track of vehicle license and insurance dates and send it for renewal before it expires,
• Be in charge to prepare incident report in collaboration with the concerned staff when HI vehicles are damaged,
• Ensure that log-books (car and motorbike) are correctly filled in by HI vehicles’ users,
• Ensure that new authorized drivers (HI driver and international staff) perform a driving test before using HI cars,
• Ensure that drivers of HI vehicles have a valid driving license,
• Ensure the follow-up with the insurance company (report of accident, request of reimbursement, etc.),
• Archiving for the fleet documentation,
• Follow the vehicle rental procedure if needed to rent vehicle.
• Be Budget Holder for vehicles and travel costs in the Area

Responsibility 2: Manage the premises in the Area

Aim: HI premises are safe and well maintained

Benchmarks: security of the premises; quality of the search for premises; quality of the management of premises.

Activities:

• Updates the Building Monitoring Chart for HI premises in the Area,
• Be the focal point for problems that arise in HI premises (HI offices and staff accommodations) and propose and/or provide effective solutions to those problems,
• Be responsible for the reparations and the maintenance of HI premises and storage facilities,
• Ensure the follow-up with the insurance company in regards with HI premises (report of accident, request of reimbursement, etc.),
• Supervise the work done by external service providers (maintenance and reparation of HI premises),
• Ensure that entry inventory and exit inventory are systematically done for HI premises (offices and international staff accommodation),
• Ensure the respect of safety measures within the office and provide related refreshing session especially to guards (office closure, use of the generator, use of fire extinguisher, etc.),
• Supervise the renewal of expired safety equipment/items (fire extinguishers, first aid kits, etc.),
• Participate to the fitting-out of HI office in the Area when there is a new organization of the office space,
• Participate to the assessment of any potential new offices based on HI standards,
• Prepare the annual inventory of equipment in HI premises (offices and international staff accommodations),
• Ensure deposit are reimbursed by the landlord before ending the rental agreement.
• Anticipate the arrival of new staff and make sure that her/his work-station is ready with the necessary working equipment (laptop/desktop, phone, etc.)
• Ensure that HI premises (office, staff accommodation) are equipped with reliable internet connection, anticipate any situation that could impact the quality of the connection and identify solution,
• Be Budget Holder for offices in the Area

Responsibility 3: Management of Equipment and Asset for the Area

Aim: Ensure proper usage of HI equipment/ Asset

Benchmarks: Managing equipment/Asset. To introduce and monitor adequate means for the smooth running of the programme

Activities:

• Monitor and follow up HI material, furniture and equipment’s in HI premises,
• Relay Equipment update to Coordination Facility Supervisor for update of Equipment Monitoring Chart (EMC)
• Do a physical inventory update of all HI equipment and material every six months,

Responsibility 4: Manage the general service team in the Area (drivers and cleaners)

Aim: To develop the team’s autonomy and performance

Benchmarks: direct reports' satisfaction with management; quality of the assessments carried out;

Activities:

• Prepare and supervise the planning of his/her team (it includes the follow-up of leaves and absences),
• Give guidance (training and coaching) to his/her team,
• Setup of annual objectives and the appraisal and of his/her team,

Responsibilities may evolve as per programmatic needs and adapting to local circumstances. It is expected that the position holder will perform any other duties as required by the Line Manager that are commensurate with the position, such as:

• Assist in the implementation of the procurement management
• Support the logistical organization of project seminars and training.
• Act as backup resource during surge of activities, or leaves / gaps of other logistics team members in the Area

Duty Station: Vinnitsa

Line Manager of the position holder: Supply & Facility Manager

Position holder is Line Manager for: Drivers, Cleaner

Profile:

Qualification

Essential

• Bachelor’s degree in logistics, business administration or relevant domain

Experience

Essential: 3 years’ experience in Logistics

Preferred: 5 years’ experience in Logistics with INGOs

Skills (knows/practices/proficient/expert):

· Professional skills:

• Proficient in: maintenance, safety, transport management
• Practices: stocks management
• Knows: mechanics, driving

· Emergency preparedness and response: practices

· Cross cutting skills:

• Practices: Office and collaborative tools, stress management, collaboration in global organization, compliance to internal standards
• Knows: financial management, compliance to donor standards

Languages 

• HI working language (English): B1
• Country main language: C1
• Sign Language: preferred

HI is committed to protecting children and vulnerable adults from harm. All staffs are expected to comply with the child Protection and PSEA Policies. Applicants for this position will be assessed regarding their suitability to work with children and vulnerable adults.