Асистент з логістики (постачання) / Logistics Assistant (Supply)

Міжнародна Солідарність (Solidarites International) - французька неурядова гуманітарна організація, яка надає допомогу населенню, постраждалому від конфліктів та насильства, епідемій, природних чи кліматичних катастроф та економічної кризи. Наші гуманітарні команди прагнуть допомагати людям, чиє життя, здоров’я та безпека знаходяться під загрозою, задовольняючи їхні основні потреби: їжа, вода, притулок та гігієна. З лютого 2022 року Міжнародна Солідарність розпочала підтримку населення України, яке постраждало від конфлікту, нав’язаного Російською Федерацією. Ми відкрили регіональні офіси у Львові, Дніпрі та Одесі, розширюючи підтримку по всій країні в місцях найбільшої потреби, безпосередньо або через місцевих партнерів.    

 Асистент з логістики (постачання) підтримує логіста у здійсненні та нагляді за всіма видами постачання на призначеній базі відповідно до процедур логістики Solidarites International. Він/вона має сприяти ефективному наданню послуг із закупівель і брати участь у аналізі місцевих нормативних актів щодо постачання. Він/вона надає підтримку у виконанні невідкладних заходів, а також у зберіганні та архівуванні матеріально-технічних документів.

 До обов’язків входить:  

Управління закупівлями

• Оновлення прайс-листів та баз даних постачальників
• Пошук нових постачальників і підрядників
• Впровадження інструментів відстеження поставок для відстеження замовлень на базовому рівні
• Складання договорів на товари, послуги та роботи відповідно до законодавства України
• Створення та архівування документів щодо закупівель
• Здійснення закупівель, контроль дотримання правил і процедур 
• Узгодження цін, термінів та способів доставки
• Контроль щодо якості та кількості закупленої продукції.

 Управління запасами

• Контроль утримання та охорони складів
• Підтримка менеджера з логістики у проведенні перевірок запасів та інвентаризацій.

Управління людськими ресурсами

• Забезпечення або допомога з навчанням персоналу.

 Звітність / Комунікація

• Відстеження  змін в діючих нормативних актах
• Контроль логістичних звітів на відповідність стандартам Solidarites International
• Надання всієї відповідної інформації необхідної для управління постачанням.

 ВИМОГИ ДО КАНДИДАТІВ: 

• Вища освіта, диплом в сфері логістики буде перевагою
• Досвід роботи до 1 року на посаді молодшого логіста/ асистента з логістики
• Знання англійської мови на рівні upper-intermediate чи вище 
• Вільне володіння офісним пакетом Microsoft, MS Excel
• Відмінні комунікативні навички, гнучкість і самостійність.

 УМОВИ ПРАЦІ:

• Ця посада базується в Харкові 
• Контракт: трудовий договір (згідно українського законодавства) 
• Вид працевлаштування: повна зайнятість
• Оплата: 1430 EUR gross (виплачується в гривнях, згідно з  обмінним курсом Національного банку України (НБУ)).

Будь ласка, надішліть резюме і супровідний лист англійською мовою.

Кінцевий термін подання заявок: 17 березня 2023.

 Solidarites International залишає за собою право продовжити кінцевий термін подачі заявки, якщо вважатиме за необхідне.

 Разом з нами Ви будете працювати в динамічному та інтерактивному робочому середовищі, а також станете частиною колективу з сильним командним духом.  

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 

Solidarites International (SI) is a French non-governmental organization that provides assistance to the population affected by conflicts and violence, epidemics, natural or climatic disasters and economic collapse. Our humanitarian teams strive to help people whose lives, health and safety are at risk by meeting their most basic needs: food, water, shelter and hygiene. Since February 2022, Solidarites International has started supporting the Ukrainian population affected by the conflict imposed by the Russian Federation. We have established regional offices in Lviv, Dnipro and Odesa, extending support throughout the country in the places of greatest need, directly or through local partners.

The logistics assistant for supply supports the logistician in implementing and supervising all supply activities at his/her assigned base in accordance with Solidarites International logistics procedures. He/She has to contribute to the effective delivery of procurement services and contributes to the analysis the local regulations in regard to supply. He/She lends support to carrying out urgent activities and the filing and archiving of logistical documents.

 Key responsibilities: 

Management of procurement

• Update price lists and vendor databases
• Propose new suppliers and contractors to have a diverse vendor database
• Implement a supply follow up tool to track orders at base level
• Compose goods, service and work contracts following Ukraine regulations
• Compose and archive purchase folders
• Implement purchases, monitoring adherence to validation regulations and procedures
• Negotiate prices, deadlines and methods of delivery
• Ensure that products purchased correspond to the requirements of the requester requirements in terms of quantity and quality.

Stock management 

• Supervise the maintenance and securing of warehouses
• Support the Logistics manager in carrying out stock checks and physical inventories.

 Human Resources Management 

• Ensure or assist with logistical training.

 Reporting / Communication

• Report to the line manager any changes in the regulations in effect
• Ensure that Logistics reports are made according to the Solidarites International standards
• Provide all relevant information needed on supply management.

 WHAT WE ARE LOOKING FOR:

• Higher education, degree in logistics is a plus
• Experience: No experience is accepted, a couple of months/years as a junior position in logistics is appreciated 
• Languages: English knowledge at least upper-intermediate level
• IT: Microsoft Office 
• Excellent communication skills, flexibility and autonomous. 

 WORKING CONDITIONS:

• This position is based in Kharkiv
• Contract: Employment contract (according to Ukrainian legislation) 
• Type of employment: full-time
• Payment:  1430 EURO gross (paid in UAH based on the National Bank of Ukraine exchange rate). 

Please, submit your CV with cover letter in English.  

Application closing date:  March 17th, 2023.

Solidarites International reserves the right to extend the application deadline if deemed necessary.

By working with Solidarites International, you will work in a dynamic and interactive work environment, you will also be part of a collective with a developed team spirit.