Менеджер з персоналу / HR Manager

!!!Зверніть увагу, що зараз місце роботи це Одеса з регулярними поїздками до Миколаєва, а з травня 2023 року посада повністю буде базуватися в Миколаєві

Міжнародна Солідарність (Solidarites International) - французька неурядова гуманітарна організація, яка надає допомогу населенню, постраждалому від конфліктів та насильства, епідемій, природних чи кліматичних катастроф та економічної кризи. Наші гуманітарні команди прагнуть допомагати людям, чиє життя, здоров’я та безпека знаходяться під загрозою, задовольняючи їхні основні потреби: їжа, вода, притулок та гігієна. З лютого 2022 року Міжнародна Солідарність розпочала підтримку населення України, яке постраждало від конфлікту, нав’язаного Російською Федерацією. Ми відкрили регіональні офіси у Львові, Дніпрі та Одесі, розширюючи підтримку по всій країні в місцях найбільшої потреби, безпосередньо або через місцевих партнерів.    

Під керівництвом керівника регіонального офісу Менеджер з персоналу реалізує національну кадрову політику на рівні Миколаївського офісу. Він/вона підтримує координатора з персоналу у визначенні національної кадрової політики та гарантує правильне впровадження кадрової та соціальної політики в місії. Він/вона забезпечує юридичне та адміністративне управління та активно сприяє реалізації плану навчання та розвитку для персоналу. 

До обов’язків входить:  

Реалізація національної кадрової політики

• Участь у розробці національної кадрової політики
• Участь у визначенні та моніторингу реалізації кадрової політики
• Забезпечення відповідності та узгодженості між посадовими інструкціями місії та стандартними посадовими інструкціями SI.

Управління персоналом 

• Забезпечення дотримання кадрових процедур на рівні базового офісу
• Відстеження всіх законопроектів та змін, пов'язаних із трудовим законодавством, зайнятістю в цілому та навчанням персоналу
• Перевірка дотримання ведення особових справ та термінів контрактів (щорічні перевірки ефективності, зміни контракту…)
• Перевірка місячної заробітної плати та обробка заробітної плати.

 Управління  командою

• Допомога в проведенні тренінгів з кадрів для адміністративних команд
• Забезпечення мінімальної укомплектованості адміністративної служби на періоди відсутності (відпустка, хвороба...)
• Контроль щорічних оглядів ефективності персоналу
• Впровадження щорічної програми навчання, контроль її виконання та впливу
• Участь у здійсненні планування кар'єри.

Адміністративне управління регіональним офісом

• Контроль паперових та цифрових документів, а також забезпечення безпеки адміністративних документів
• Забезпечення передачі паперових файлів з бази до Координації
• Проводити щоквартальну розсилку кадрового архіву до Координації.

Звітність/комунікація

• Допомога адміністративному координатору у створенні оперативних пропозицій та складанні фінансових звітів
• Встановлювати та підтримувати відносини з адміністративними органами на національному рівні.

 ВИМОГИ ДО КАНДИДАТІВ: 

• Вища освіта (в галузі управління персоналом буде перевагою)
• Досвід роботи мінімум 2 роки досвіду роботи в сфері управління персоналом
• Знання  англійської мови на рівні вище середнього (upper-intermediate)
• Вільне володіння офісним пакетом Microsoft, MS Excel, Office 365
• Підтверджені здібності до ефективної роботи з місцевими юрисконсультами та державними департаментами для швидкого визначення правових вимог країни перебування для іноземного та національного персоналу, проведення переговорів щодо схвалення та конструктивного вирішення кадрових юридичних питань
• Хороші навички письмового та усного спілкування
• Здатність керувати конфліктами та суперечливими поглядами
• Хороші організаторські та тайм-менеджмент навички.

УМОВИ ПРАЦІ

• Зараз місце роботи це м.Одеса з регулярними поїздками до м.Миколаїв, а з травня 2023 року посада повністю буде базуватися в Миколаєві
• Контракт: трудовий договір (згідно українського законодавства) 
• Вид працевлаштування: повна зайнятість
• Оплата: 2380 EUR gross (виплачується в гривнях, згідно з  обмінним курсом Національного банку України (НБУ)).

Будь ласка, надішліть резюме  англійською мовою.

Кінцевий термін подання заявок: 10 березня 2023.

Solidarites International залишає за собою право продовжити кінцевий термін подачі заявки, якщо вважатиме за необхідне.

Разом з нами Ви будете працювати в динамічному та інтерактивному робочому середовищі, а також станете частиною колективу з сильним командним духом.  

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

!!!Attention: the duty station of this position is currently Odesa with regular trips to Mykolaiv, and will then be entirely based in Mykolaiv from May 2023

Solidarites International (SI) is a French non-governmental organization that provides assistance to the population affected by conflicts and violence, epidemics, natural or climatic disasters and economic collapse. Our humanitarian teams strive to help people whose lives, health and safety are at risk by meeting their most basic needs: food, water, shelter and hygiene. Since February 2022, Solidarites International has started supporting the Ukrainian population affected by the conflict imposed by the Russian Federation. We have established regional offices in Lviv, Dnipro and Odesa, extending support throughout the country in the places of greatest need, directly or through local partners.

Under the Field Coordinator, the Human Resources Manager implements the national HR policy at the base level. 

He/she supports the HR Coordinator in defining the national HR policies and guarantees the correct implementation of HR and SI policy on the mission. He/she ensures the legal and administrative management and actively contributes to the implementation of a training and development plan for national employees at the base level.

Key responsibilities: 

Implementation of the national HR policy

• Take part in the development of the national HR policy
• Participate in defining and monitoring the implementation of HR policy
• Ensure appropriateness and coherence between mission job descriptions and SI standard Job Descriptions

HR management of the national employees

• Ensure that HR procedures are respected at the base level
• Keep informed of all bills and changes associated with employment law, employment in general, and staff training. 
• Ensure that personnel files are kept up to date and deadlines respected (annual performance reviews, contract amendments…) 
• Verify the monthly salaries and payroll processing.

Team management

• Assist with HR training sessions for the administrative teams
• Ensure minimum staffing levels for the administrative service during periods of absence (vacation, illness...)
• Supervise annual performance reviews
• Put in place an annual training program, supervise its implementation and monitor its impact 
• Participate in the implementation of career planning.

Administrative management of the bases

• Supervise paper and digital filing, as well as ensure the security of administrative documents
• Ensure that paper files from the base are submitted to the Coordination
• Conduct the quarterly mailing of HR archives to Coordination.

Reporting/Communication

• Assist the administrative coordinator with creating operational proposals and with drawing up financial reports
• Establish and maintain relationships with the administrative authorities at a national level.

WHAT WE ARE LOOKING FOR:

• Master’s Degree in Human Resources 
• Minimum of 2 years of experience in Human Resources Management 
• English knowledge at least at upper-intermediate level
• Microsoft Office proficient (excel, teams, outlook) 
• Proven abilities to effectively work with local legal counsel and government departments to rapidly identify host country legal requirements, for expatriate and national staff, negotiate approvals and constructively resolve HR legal issues
• Good written and verbal communication skills
• Capable of managing conflict and conflicting views.

WORKING CONDITIONS:

• The duty station of this position is currently Odesa with regular trips to Mykolaiv, and will then be entirely based in Mykolaiv from May 2023
• Contract: Employment contract (according to Ukrainian legislation) 
• Type of employment: full-time
• Payment:  2380 EURO gross (paid in UAH based on the National Bank of Ukraine exchange rate). 

Please, submit your CV in English.  

Application closing date:   March 10th, 2023.

Solidarites International reserves the right to extend the application deadline if deemed necessary.

By working with Solidarites International, you will work in a dynamic and interactive work environment, you will also be part of a collective with a developed team spirit.