Помічник керівника

Помічник керівника, особистий помічник CEO

OnHires — рекрутингова агенція, яка допомагає масштабуватися компаніям, що швидко зростають. Детальніше - onhires.com

Важлива наявність досвіду:

• роботи в Google Workspace, CRM
• знання англійської мови на рівні не нижче upper intermediate
• розвиненого аналітичного мислення
• гнучкості до вирішення нестандартних життєвих ситуацій
• оптимістичного сприйняття картини світу
• фокусування на результат ключових проектів KPI

Адміністративні функції:

• Планування, організація, іноді супровід робочого дня керівника (організація зустрічей, переговорів, конфколів тощо).
• Ведення особистого календаря на щоденній? основі (переговори, зустрічі, поїздки).
• Ведення особистої поштової скриньки керівника: контроль вхідних листів, підготовка та написання відповідей від імені керівника.
• Курування всіх організаційних питань проведення зустрічей, написання follow up за підсумками зустрічі, контроль виконання обговорених питань.
• Контроль виконання завдань керівника (звіт щодо статусу виконання завдань).

Робота з клієнтами:

• Ведення бази існуючих та потенційних клієнтів (в CRM) та регулярне оновлення.
• Ділове листування українською/російською/англійською та ведення переговорів з клієнтами.
• Ведення діловодства: складання комерційних пропозицій?, укладання договорів, виставлення рахунків на оплату

PR-активності:

• Формування контент-плану разом із керівником.
• Створення контенту для соц. мереж керівника (як самостійно, так і із залученням аутсорсу) — тексти, фото, відео, інфографіка та інше. Набір соц. сіті? варіюється.
• Контроль PR активностей керівника (публікації), формування портфоліо керівника, ведення всієї інформації про керівника;

Супутні:

• Виконання особистих доручень керівника (подарунки клієнтам та партнерам, закупівлі товарів, пошук інформації тощо).
• Привітання з днем народження
• Збір інформації людей, з якими керівнику належить вибудувати відносини.
• Допомога в організації та участь у проектах.

Завдання на випробувальний термін (3 місяці)

• Ознайомиться з особистістю керівника: спосіб життя, графік, досягнення, ключові люди, інтереси, хобі, уподобання.
• Навчиться з матеріалами проектів (доступ до системи матеріалів).
• Перейняти функцію призначення зустрічей та контролю календаря керівника.
• Перейняти систему діловодства (форми договорів та рахунків).
• Сформувати та реалізувати контент-план для соціальних мереж (на кожен місяць — «чернетка» + оновлювати щотижня на «чистовик»).
• Провести аудит усіх контактів керівника, уточнити рівень/стадію взаємини та розподілити за категоріями.
• Підтримувати єдину базу клієнтів у актуальному стані.
• Обдзвон клієнтів, які купували продукт з метою виявлення якості обслуговування.
• Познайомитись з усіма клієнтами.

Продукт праці

• Вільний час керівника (звільнити мінімум 2-4 години часу керівника), який він використовує для важливих завдань
• Працювати не заради процесу, а на кінцевий результат.
• Важливо розуміти, навіщо ставилося конкретне завдання як результат її виконання використовуватиметься.