Administrative & Transit Specialist

Medecins Sans Frontieres (MSF – Doctors Without Borders) is an international, independent, medical humanitarian organisation that delivers emergency aid to people affected by armed conflict, epidemics, healthcare exclusion and natural or man-made disasters to populations in danger in more than 70 countries.

Duration: 3 months’ probation period, long-term cooperation after successful probation

Workplace: Kyiv 

Main purpose: Administrative specialist responsible for the management of staff movements and associated processes according to MSF's standards and procedures and the local legislation in order to ensure the smooth running of MSF's activities

Main Duties

• In conjunction with headquarters, managing visas, plane tickets and associated required processes for the arrival and departure of international staff from the country
• Coordinating the movements of staff (local and international) and related administrative formalities (passports, visas, per diems) with the projects and headquarters
• Ensuring contact with external partners to stay informed on policies and procedures related to movements, entry/work regulations (immigration, legal office, etc.)
• Being responsible for all administrative tasks required for personnel transiting through the capital (incl. transportation, briefings, financial matters and lodging)
• Ensuring the update of movement-related tools and Mission contact information and their regular distribution (incl. movement lists and evacuation/lists).
• Planning and supervising, in close coordination with the HR department, the associated processes (recruitment, training/induction, evaluation, potential detection, development and communication) of the staff under his/her responsibility (housekeeping staff) in order to improve people capabilities and to ensure both the sizing and the amount of knowledge required 
• Being in charge of the preparation of per diems, modes of telecommunication, and housing/rooming assignments ensuring proper management of guesthouses (furniture, cleaning, food)
• Being responsible for the filing of administrative documents according to MSF standards and local legislation. Sending required documentation to HQ in a timely manner.
• Coordinate with Poland mission Admin transit on all cross-border movement. Schengen visa requirements for International staff and accommodation while in Poland.
• Relay with the Project HR Managers concerning arrivals, visa, movements, leaves of international staff in their respective locations.

Education

• Degree in administration related studies

Experience

• At least two years in administration management or related field, previous experience with INGO recognized as valuable experience

Languages                       

English proficiency required, Ukrainian essential

Knowledge

• Essential computer literacy (Word, Excel, Outlook)

Competencies

• People Management and Development 
• Commitment to MSF Principles 
• Behavioural Flexibility 
• Results and Quality Orientation 
• Teamwork and Cooperation 

The interested candidates should submit their application before 11.04.2023 (CV+ motivation letter). Please note that only shortlisted candidates will be contacted.

"Лікарі без кордонів" (MSF - "Лікарі без кордонів") - міжнародна незалежна медична гуманітарна організація, яка надає екстрену допомогу людям, що постраждали від збройних конфліктів, епідемій, відсутності медичної допомоги, природних і техногенних катастроф, а також населенню, яке перебуває в небезпеці, у більш ніж 70 країнах світу.

Тривалість: 3 місяці випробувального терміну; довгострокова співпраця після успішного проходження випробувального терміну

Місце роботи: Київ 

Основна мета: Адміністративний спеціаліст, відповідальний за управління переміщенням персоналу та пов'язаними з цим процесами відповідно до стандартів і процедур MSF та місцевого законодавства з метою забезпечення безперебійної діяльності MSF.

Основні обов'язки

    Спільно із головним офісом, управління візами, квитками на літак і пов'язаними з ними необхідними процесами для прибуття і від'їзду міжнародного персоналу з країни

    Координація пересування персоналу (місцевого та міжнародного) і пов'язаних з цим адміністративних формальностей (паспорти, візи, добові) з проектами та штаб-квартирою

    Забезпечення контактів із зовнішніми партнерами з метою інформування про політику та процедури, пов'язані з пересуванням, правилами в'їзду/роботи (імміграційна служба, юридичний відділ тощо)

    Відповідальність за всі адміністративні завдання, пов'язані з пересуванням персоналу через столицю (в т.ч. транспорт, брифінги, фінансові питання та проживання)

    Забезпечення оновлення інструментів, пов'язаних з переміщенням, та контактної інформації Місії, а також їх регулярне розповсюдження (в т.ч. списки переміщення та евакуації/списки).

    Планування та нагляд, у тісній координації з відділом кадрів, за відповідними процесами (набір, навчання/вступний інструктаж, оцінка, виявлення потенціалу, розвиток та комунікація) персоналу, що знаходиться під його/її відповідальністю (господарський персонал), з метою підвищення кваліфікації персоналу та забезпечення необхідної кількості та обсягу знань. 

    Відповідальність за підготовку добових, способів телекомунікації та розподіл житла/кімнат, що забезпечує належне управління гостьовими будинками (меблі, прибирання, харчування)

    Відповідати за оформлення адміністративних документів відповідно до стандартів MSF та місцевого законодавства. Своєчасне надсилання необхідної документації до штаб-квартири.

    Координувати з адміністратором місії в Польщі всі транскордонні переміщення. Вимоги до шенгенських віз для міжнародного персоналу та проживання під час перебування в Польщі.

    Взаємодія з менеджерами з управління персоналом проекту щодо прибуття, отримання віз, пересування, звільнення міжнародного персоналу у відповідних регіонах.

Освіта

    Вища освіта в галузі адміністрування

Досвід роботи

    Щонайменше два роки в адміністративному управлінні або суміжній сфері, попередній досвід роботи в МБО буде перевагою

Знання мов                       

Знання англійської мови - обов'язкове, української - обов'язкове

Знання

    Базовий рівень комп'ютерної грамотності (Word, Excel, Outlook)

Компетенції

    - Управління та розвиток персоналу 

    - Відповідність принципам MSF 

    - Поведінкова гнучкість 

    - Орієнтація на результат та якість 

    - Командна робота та співпраця 

Зацікавлені кандидати повинні надіслати свої заявки до 11.04.2023 (резюме + мотиваційний лист). 

Будь ласка, зверніть увагу, що ми зв'яжемося лише з кандидатами, які пройшли перший етап відбору.