Секретарь ресепшн

Обязанности:

• Оперативная обработка и распределение звонков;
• Регистрация и координация посетителей в офисе;
• Оформление электронных заявок на проход в БЦ и пропусков на парковку;
• Оформление заявок на изготовление внутреннего пропуска (бейджа) для сотрудника (изготовление и цифровая обработка фотографии, отправка шаблона ответственному сотруднику);
• Заполнение шаблона для визиток совместно с сотрудником, отправка согласованного и заполненного шаблона на электронный адрес подрядчика, информирование сотрудника о приеме заявки в работу сроках изготовления визитных карточек по электронной почте;
• Оформление заявок на вынос материальных ценностей;
• Информирование по запросу о структуре основных отделов компании и сфере деятельности того или иного департамента; а также руководителей высшего и среднего звеньев;
• Заведение счетов на оплату (относящихся к расходам Административного отдела);
• Взаимодействие с сотрудниками по вопросу бронирования переговорных комнат;
• Ежедневное отслеживание надлежащего состояния переговорных комнат, вызов по необходимости техника, уборщицы или кофе-леди;
• Работа с корпоративной почтой и проведение общей рассылки (используя шаблоны) по компании;
• Заказ такси для сотрудников компании с уведомлением о факте по электронной почте;
• Оформление заявок на ремонт помещений офисов, а так же предметов мебели в специальной электронной системе;

Требования:

• Высшее образование
• Релевантный опыт работы от 2-3 лет
• Хорошее знание ПК: MS Word, MS Excel, PowerPoint, Internet.
• Хороший уровень знания английского языка, не ниже Upper Intermediate
• Клиентоориентированность
• Хорошие организаторские навыки
• Внимательность к деталям
• Нацеленность на результат
• Стрессоустойчивость
• Высокая коммуникабельность